تلفن مجازی یک بستر ارتباطی است که تماسهای شما را از طریق اتصال به اینترنت انجام میدهد و به کاربران این امکان را میدهد که تماسهای ورودی و خروجی را با یک برنامه دسکتاپ، تلفنهمراه یا ایپیفون مدیریت نمایند. از آنجایی که رقابت تجاری در اقتصاد امروز شدید است و تجربه مشتری می‌تواند تغییردهنده کسب‌وکارتان باشد، مشتری‌ها انتظار بالاترین سطح پشتیبانی و پاسخگویی را دارند پس باید همیشه در دسترس، متخصص و مشتری مدار باشید.
در مقاله قبل تلفن‌های مجازی را بررسی کردیم و تفاوت آن را با تلفن‌های معمولی شرح دادیم. در ادامه در این مقاله قصد داریم روش‌هایی که در تلفن مجازی باعث وفاداری مشتریان میشود را مطرح نماییم.
صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها در ابتدای فعالیت خود ممکن است به‌جای تلفن سازمانی (VoIP، تلفن ابری، تلفن مجازی و …) از شماره تلفن همراه شخصی خود برای تماسهای کاری استفاده کنند. این موضوع ممکن است برای مدت کوتاهی، نیاز ارتباطی شرکت را برطرف کند، اما با رشد سازمان و افزایش تماسهای ورودی، استفاده از شماره تلفن همراه شخصی راهکار مناسبی نخواهد بود، به همین دلیل استفاده از تلفن مجازی به همه کسب‌وکارهای فعال پیشنهاد می‌گردد.
همیشه تجربه تماس مشتری تأثیر زیادی در ادامه روند کسب‌وکار ما می‌تواند داشته باشد پس وقتی روی چگونگی بهینه‌سازی تلفن مجازی و استفاده از ویژگی‌های مفید آن تمرکز کنید، میتوانید یک سیستم مدیریت تماس ایجاد کنید و بواسطه آن به وفاداری و مدیریت مشتریانتان کمک نمایید، به همین دلیل از بین ویژگی‌های متعدد تلفن مجازی به چند مورد کلیدی می‌پردازیم تا با استفاده از آن شاهد مدیریت بهتر مشتریان خود باشیم.
1- ایجاد راهنمای تماس با تعریف IVR و صف تماس
یکی از پرکاربردترین قابلیتهای تلفن مجازی (voip) امکان ضبط پیام خوشآمدگویی دلخواه و منوی تلفن گویا (IVR) است و با توجه به اینکه بسیاری از مشتریان اولین تجربه تلفنی با سازمان شما را دارند، نحوه پاسخگویی و هدایت مشتری می‌تواند تأثیر زیادی در روند ارتباط با مشتری داشته باشد. با قابلیت IVR میتوانید متناسب با بخشهای مختلف سازمان و انواع خدمات قابلارائه، سیستم تلفن گویای شرکت خود را با صدا و پیام دلخواهتان تنظیم کرده تا زمانی که مشترکین با شما تماس میگیرند بهراحتی بتوانند با کمترین زمان انتظار با شما ارتباط برقرار نمایند که این امر باعث حس رضایت مشتری از تماس راحت با شما خواهد بود.
همچنین بسیاری از کسب‌وکارها با افزایش تماسهای ورودی، به دلیل محدودیت همزمانی، بسیاری از تماس‌هایشان را از دست می‌دهند، تلفن مجازی این مشکل را برطرف کرده است و به کسب‌وکارها این امکان را میدهد که در هر زمان ظرفیت همزمانی تلفن سازمانی خود را افزایش دهند و با تعریف درست تلفن گویا بتوانند تماس‌گیرندگان را به واحد مناسب هدایت کنند تا تعداد افرادی که در صف انتظار هستند کاهش یابد و هم تعداد تماسهای ازدست‌رفته به حداقل برسد.
2- قابلیت دسترسی و حرفه‌ای بودن
وفاداری با اعتماد آغاز میشود و بهترین راه برای ایجاد این اعتماد، در دسترس بودن است. داشتن یک سیستم تلفن مجازی (VOIP) به این معنی است که میتوانید با استفاده از شماره مجازی سازمانتان مستقیماً از تلفن همراه خود یا از طریق پنل تحت وب تماس ورودی و خروجی داشته باشید تا بتوانید از نظر حرفه‌ای مشتریان خود را مدیریت نمایید.
با فعال‌سازی این قابلیت در سازمانتان، میتوانید حتی زمانی که خارج از دفتر کار هستید با دسترسی به ارتباطات تجاری خود در همه زمان‌ها با مشتریان در ارتباط باشید و مشتریان می‌توانند در هر زمان و هر مکان با افراد تماس داشته باشند و کارمندان هم از تلفن‌های هوشمند خود یا از طریق پنل تحت وب با شماره مجازی شرکت تماس خروجی داشته باشند. این امر باعث میشود تا کلیه تماسهای کارکنان از طریق سرشماره سازمانی برقرار شود و علاوه بر اینکه هزینه‌ای برای آن‌ها نداشته باشد، تصویر مناسبی از برند شما در ذهن مشتریان ایجاد شود .
3- قابلیت جابهجایی درعین پاسخگویی
پاسخگویی به تماسهای مشتریان برای هر کسب‌وکاری بسیار حائز اهمیت است، بطوریکه عدم پاسخگویی به‌موقع ممکن است منجر به از دست دادن مشتریان شود.گاهی یک سازمان برای داشتن یک شماره رند از مخابرات هزینه بسیار بالایی پرداخت میکند اما ممکن است بر اثر جابهجایی شرکت شماره از دست برود و امکان انتقال خط به مکان جدید وجود نداشته باشد، این امر باعث می‌گردد تا سازمان بسیاری از مشترکین خود را از دست بدهد. اما با تلفن‌های مجازی، دسترسی به تماسهای سازمانی از هر نقطه‌ای از کشور امکان‌پذیر است و هر کسب و کاری در هر زمینه‌ای می‌تواند با داشتن یک شماره مجازی علاوه بر مالکیت خط، در هر موقعیت جغرافیایی مختلف تماسهای کاری خود را مدیریت کند و در دسترس و پاسخگوی مشترکین خود باشد .
4- کاهش هزینه‌ها
تلفن مجازی با توجه به اینکه به تجهیزات و سرور نیازی ندارد، سازمان هزینه بابت خرید، نگهداری و تعمیر آن نمی‌پردازد همچنین تعرفه تماس تلفن مجازی در مقایسه با تعرفه روش‌های سنتی تا ۶۰٪ کمتر است و تمامی تماس‌ها بین خطوط مجازی رایگان است. به عبارت دیگر، از آنجایی که تمام شعب یک سازمان می‌توانند از یک سرشماره در تمام نقاط کشور استفاده کنند، کلیه تماسهای بین شعب رایگان خواهد بود که به میزان قابل توجهی در هزینه‌های تماس صرفه‌جویی میشود.
تلفن مجازی (ابری) نکسفون پرو مبتنی بر فناوری Hosted PBX بوده و به کسب‌وکارها این امکان را میدهد تا با خرید یک سرشماره ثابت، ظاهری حرفه‌ای به کسب‌وکار خود بدهند. این تلفن ابری بسیار مقیاس‌پذیر بوده و در صورت رشد و تغییر در سازمان، می‌توان تعداد داخلی‌ها را به‌آسانی از طریق پنل مدیریتی نکسفون تغییر داد. نکسفون پرو از طریق پنل تحت وب و اپلیکیشن موبایل قابل‌دسترسی است و کارمندان می‌توانند داخلی خود را بر روی تلفن همراه خود تنظیم کرده و به تماسهای سازمانی در هر مکان و هر زمان پاسخ بدهند. لازم به ذکر است که تعرفه تماس نکسفون کمتر از تعرفه سایر اپراتورها بوده و علاوه بر مزایا و امکاناتی که ارائه میکند، هزینه‌های کسب‌وکارها را نیز به میزان قابل‌توجهی کاهش میدهد.
برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.
