درحالی‌که عبارت یکپارچه‌سازی ارتباطات ممکن است گیج‌کننده به نظر برسد، اما اصلا اینطور نیست. به زبان ساده زمانی که تمام ارتباطات داخلی و خارجی یک کسب‌وکار بر روی یک پلتفرم اجرا شود، این سرویس ارتباطی به‌عنوان ارتباطات یکپارچه شناخته می‌شود و در این سیستم تمام روش‌های ارتباطی از تماس‌های تلفنی، SMS، چت، ویدیو کنفرانس و … روی یک سرویس به مشترک ارائه می‌شود. مهم نیست که مشتریان از کدام روش برای تعامل با سازمان استفاده می‌کنند، همه‌ی اطلاعات تماس مشتریان جمع‌آوری می‌شود و این امکان برای کارشناسان مرکز تلفن فراهم می‌گردد تا به هنگام تماس مشترک اطلاعات کاملی درباره مشتری دست یابند و تاریخچه تماس مشترک را مشاهده نمایند. ارتباطات یکپارچه توسط دستگاهی که به‌طور خاص برای هدف خاص طراحی شده است، هدایت می‌شود. این سیستم نه تنها تمام راه‌های ارتباط را بر روی یک پلتفرم ارائه می‌دهد بلکه کل فرآیند برقراری ارتباط را ساده می‌کند. این روش مزایای زیادی برای کسبوکارها، ازجمله افزایش بهره‌وری مرکز تماس و درنتیجه افزایش اعتبار کسب‌وکار را فراهم می‌آورد. بر همین اساس در این نوشته برخی دیگر از مزایایی که می‌توان با ارتباطات یکپارچه به دست آورد ذکر شده است:
بهبود کارایی کارشناسان مرکز تماس
کارشناسان مراکز تماس فقط می‌توانند در هر لحظه از یک روش ارتباطی بهره ببرند (مثلا فقط به صورت تلفنی با مشتریان ارتباط برقرار می‌کنند.) یا نیاز دارند تا چندین برنامه را هم‌زمان باهم باز نگهدارند که موجب کندی در روند خواهد شد. با ارتباطات یکپارچه کارشناسان به‌راحتی می‌توانند به تاریخچه‌ی تماس‌های مشتری دست یابند، در غیر این صورت روی برنامه‌ها و سیستم‌های مختلف اطاعات پخش می‌شود و جمع‌آوری این اطلاعات کار دشوار و وقت‌گیری است.
اگرچه ارتباطات داخلی و خارجی متفاوت است اما حفظ ارتباط بین دو کانال می‌تواند کارایی را بهبود بخشد. این به ویژگی موجب هماهنگی هرچه بیشتر کارمندان با یکدیگر می‌شود. لازم به ذکر است در این روش ارتباطات داخلی و خارجی بر روی یک پلتفرم است.
کارمندان دور کار
سازمان‌هایی که به کارکنان خود گزینه دورکاری را می‌دهند، گاهی اوقات با چالش‌هایی مواجه هستند. برای مثال، ممکن است ایجاد اعتماد بین کارمندان دور کار و کارمندان حاضر در شرکت زمان و تلاشی زیادی را طلب کند که این مورد بدون شک موجب ناهماهنگی در درون سازمان خواهد شد که روی عملکرد سازمان تأثیر خواهد داشت. اما ارتباط یکپارچه این وضعیت را ساده می‌سازد چون همه اطلاعات مشتریان در یک پلتفرم که اعضا یک تیم به آن دسترسی دارند، ذخیره می‌گردد.
همچنین این سرویس‌ها به مدیران اجازه می‌دهد تا مدیریت بهتری روی تماس همه کارمندان (دور کار و حاضر در شرکت) داشته باشند، در این سرویس تمام تاریخچه ارتباطات به‌صورت خودکار روی پلتفرم ثبت می‌شود.
بهبود سرعت تفکیک تماس‌ها
اجرای ارتباطات یکپارچه می‌تواند به‌طور چشمگیری تفکیک و انتقال تماس‌ها را بهبود دهد. ارتباطات یکپارچه به مشتریان اجازه می‌دهد تا نماینده مناسب را پیدا کنند و در صف‌های طولانی تماس وقت خود را صرف نکنند. همچنین ارتباطات یکپارچه کارشناسان مرکز تماس را قادر می‌سازد تا از انتقال اشتباه تماس‌ها به کارشناسان اجتناب کنند.
امکان آموزش در زمان و مکان واقعی
برای سازمان‌هایی که به دنبال ارائه اطلاعاتی درزمینه‌ی آموزش مذاکره از راه دور هستند، ارتباطات یکپارچه می‌تواند مفید باشد. در ارتباط یکپارچه، بیش از دو نفر می‌توانند هم‌زمان روی خط تلفن باشند، این اجازه می‌دهد که یک کارمند جدید به یک تماس گوش دهد درحالی‌که یک کارمند متخصص با مشتری در حال مکالمه است. در مراکز تماس، آموزش تماس بسیار مهم است. آموزش تماس به یک کارمند از راه دور اجازه می‌دهد تا به یک تماس زنده گوش دهد و بدون نیاز به بازدید از مرکز تماس برای دریافت آموزش، آموزش ببیند.
بهبود کیفیت صدا
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های ارتباط یکپارچه، بهبود کیفیت صوت در مقایسه با سیستم‌های تلفن سنتی است. در این سرویس امکان رخ دادن اختلال صدا، قطعی و یا نویز وجود ندارد که باعث ایجاد مشکل بین کارمند کسب‌وکار و مشتری می‌شود. اختلال صدا می‌تواند مانع جریان آرام تبادل اطلاعات بین کارمندان و مشتریان شود که منجر به از دست دادن مشتریان خواهد شد.
کانال‌های ارتباطی چندگانه
با اجرای ارتباطات یکپارچه، کسبوکارها می‌توانند قواعد تعامل با چندین کانال ارتباطی را اعمال کنند. این کار به تأمین نیاز مشتریان در اسرع وقت و چابکی سازمان کمک می‌کند. مشتریان می‌توانند با استفاده از روش ترجیحی خود، با کسب‌وکار ارتباط برقرار کنند و می‌دانند که فارغ از نوع کانال ارتباطی به درخواست آن‌ها به سرعت رسیدگی خواهد شد. این امر به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا کانال‌های ارتباطی متفاوتی را برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان ترکیب کنند.
کاهش هزینه‌های نگهداری
اگر به دنبال راه‌حلی هوشمندانه برای کاهش هزینه‌ها هستید، ارتباطات یکپارچه می‌تواند هزینه‌های تعمیر و نگهداری را بدون ایجاد اختلال در کارایی مرکز تماس کاهش دهد. در حقیقت، اجرای ارتباطات یکپارچه منجر به یک مرکز تماس کارآمدتر خواهد شد. با ترکیب کانال‌های مختلف ارتباطات، علاوه بر بهبود تجربه مشتریان در تماس با کسب‌وکار، می‌توان هزینه‌های تعمیر و نگهداری از تجهیزات تلفنی را به صفر رساند.
بهبود دوام تجاری
با اجرای ارتباطات یکپارچه، کسبوکارها به کارکنان خود اجازه می‌دهند تا از خانه نیز به سرویس تلفن سازمانی دسترسی داشته باشند و از تمام امکانات این سرویس درست مثل اینکه از دفتر کار بهره‌مند می‌شوند. درنتیجه هیچ وقفه‌ای در ارائه خدمات به مشتری اتفاق نخواهد افتاد.
برای داشتن ارتباطات یکپارچه باید از سرویس VoIP مبتنی بر ابر بهره گرفت، سرویس تلفن ابری به این صورت است که وظیفه نگهداری و تامین تجهیزات به عهده ارائه دهنده سرویس است و مشترک هیچگونه مسئولیتی در این زمینه ندارد. تامین کننده پلتفرمی شامل تماس تلفنی، چت درون سازمانی، ایمیل، فکس آنلاین، کنفرانس صوتی و تصویری را در اختیار مشترک قرار می‌دهد و موظف است جهت پایداری سرویس تضمین ارائه دهد.
نکسفون پرو سرویس تلفن سازمانی (VoIP) محصول شرکت رسپینا، مبتنی بر سرورهای ابری این شرکت طراحی شده است و به مشترکین ارائه می‌شود. نکسفون دارای پنل تحت وب ( دو پنل جداگانه برای مدیران و کارمندان) و اپلیکیشن است که تمام ویژگی‌های یک سرویس تلفن کامل را در اختیار مشتریان قرار می‌دهد. لطفا برای بهبود سرویس تلفن سازمان خود و دریافت اطلاعات بیشتر درباره سرویس تلفن سازمانی ابری با شماره ۹۱۰۷۷۷۷۷-۰۲۱تماس حاصل فرمایید یا این فرم را تکمیل نمایید تا متخصصان VoIP رسپینا اطلاعات لازم را برای تصمیم گیری بهتر در اختیار شما بگذارند.
