امروزه و به ویژه در شرایط اپیدمی کنونی، کسب‌وکارهای بیشتری در حال روی‌آوردن به استفاده از نیروی دورکار هستند. افراد دورکار بدون محدودیت مکانی می‌توانند در هر جایی به کار خود بپردازند و با بهرهمندی از ابزارهای ارتباطی ضروری برای دورکاری، با سازمان در ارتباط باشند. در برخی مواقع عوامل خارجی مانند شیوع ویروس کرونا در سراسر جهان، حضور کارمندان در دفتر کار را سخت و غیرممکن می‌سازد. در چنین شرایطی، بهترین راهکار برای ادامه فعالیت سازمان و همچنین پیروی از محدودیت‌های وزارت بهداشت جهانی، روی آوردن سازمان‌ها به دورکاری کارمندان است. اما نکته مهم این است که نیروی دورکار چه اهمیت و مزایایی برای کسب‌وکارها دارد و چگونه می‌توان یک تیم دورکار را مدیریت کرد؟
مزایا و معایب نیروی دورکار چیست؟
پیش از هر نکته‌ای لازم است معایب و مزایای انجام فعالیت‌های سازمانی به صورت دورکار را بررسی کنیم. ابتدا به بررسی مزایای دورکاری می‌پردازیم.
مزایای نیروی دورکار
کاهش هزینه‌های سازمانی
هزینه‌های سازمانی و صرفه‌جویی در این هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین مزایای دورکاری است. با به‌کارگیری نیرو به صورت دورکار، هزینه‌های ملک، تجهیزات، مایحتاج مانند آب و برق و …. به میزان قابل‌توجهی کاهش می‌یابد و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا بتوانند این هزینه‌ها را صرف سرمایه‌گذاری و رشد کسب‌وکار خود کنند.
منابع نامحدود استعداد
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های دورکاری، امکان استخدام نیروهای بااستعداد بدون محدودیت جغرافیایی است. از آنجایی که نیروی دورکار به رفت‌وآمد و حضور فیزیکی در دفتر کار نیاز ندارد، کسب‌وکارها می‌توانند از هر شهر و کشوری با استعدادترین نیروها را استخدام کنند و در بازار کسب‌وکار، با سازمان‌های بزرگ در کلان‌شهرها نیز رقابت کنند. همچنین بر اساس آمارها، 99% از مردم دوست دارند حداقل در برخی مواقع مانند شرایط اپیدمی امروز، بتوانند به صورت دورکار به فعالیت خود ادامه دهند.
رضایت کارمندان
بر اساس آمارها، میزان رضایت کارمندان دورکار در مقایسه با سایر کارمندان تا 22% بیشتر است. رضایتمندی کارمندان به‌طور مستقیم بر بازدهی و عملکرد آن‌ها در سازمان تاثیرگذار است. وقتی کارمندان شما بنا به شرایط موجود، دغدغه‌هایی مانند مشکل رفت‌وآمد، خطر ابتلاع به بیماری‌هایی مانند ویروس کرونا و … را نداشته باشند، تمرکز بیشتری بر سرویس‌دهی به مشتریان و انجام امور روزمره خود خواهند داشت و رضایتمندی مشتریان شما نیز افزایش می‌یابد.
انعطاف پذیری
نیروی دورکار در واقع یک نیروی کار منعطف است. کارمندان حتی در شرایطی که خود یا یکی از اعضای خانواده بیمار باشند، می‌توانند از خانه به کار خود ادامه دهند و این آزادی به معنای بهره‌وری بیشتر و وقفه کمتر در کار است. حوادث پیش‌بینی نشده مانند ویروس کرونا یا بلایای طبیعی می‌تواند افراد را مجبور به کار در خانه کند. در این مواقع، کسب‌وکارها می‌توانند برای جلوگیری از توقف فعالیت‌های سازمانی، به روش دورکاری روی آورند و یکی از راه‌های استمرار مشاغل این است که به نیروی کار خود این امکان را بدهند تا بتوانند در هر محیطی به کار خود ادامه دهند و حضور آن‌ها در سازمان الزامی نباشد.
معایب نیروی دورکار
همانطور که گفتیم، دورکاری مزایای بسیاری دارد که می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند. اما مدیریت نیروی دورکار با چالش‌هایی نیز روبرو است که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.
ارتباطات
اولین چالش در مدیریت دورکاری، ارتباطات و دسترسی کارمندان به ابزارهای ارتباطی است. روزانه مکالمات متعدد درون و برون سازمانی اتفاق می‌افتد و کارمندان دورکار برای اینکه از این مکالمات دور نماند، لازم است با استفاده از تکنیک‌ها و پروتکل‌های مناسب، ارتباط خود را با سازمان و مشتریان حفظ کنند. خوشبختانه سیستم تلفن سازمانی ابری این مشکل را برطرف کرده است. تلفن ابری نکسفون بر بستر اینترنت دسترسی کارمندان به تماس‌ها، چت سازمانی، فکس آنلاین، فایل‌های سازمانی و … را فراهم می‌کند و مشکل ارتباطات در فرآیند دورکاری را برطرف کرده است.
کار تیمی
یکی دیگر از چالش‌های دورکاری، حس انجام کار تیمی و هماهنگی اعضای تیم است. مدیریت تیم دورکار باید به‌گونه‌ای باشد که کارمندان با وجود کار در مکان‌های مختلف پشتیبانی، همراهی و ارتباط با همکاران خود را احساس کنند. در نتیجه نظارت و بررسی دغدغه‌ها و نیازهای هر یک از نیروهای دورکار توسط مدیر امری ضروری برای پیشبرد کار تیمی است.
تکنولوژی
هر سازمانی برای داشتن نیروی دورکار به ابزار و تکنولوژی‌های مناسبی نیاز دارد. در هر سازمانی ممکن است به سرمایه‌گذاری‌‌های بنیادی در نر‌م‌افزارهای ارتباطی، همکاری، امنیتی و مدیریت پروژه نیاز باشد تا نیروهای دورکار بتوانند در کار خود باقی بمانند، با یکدیگر و مشتریان ارتباط برقرار کنند و پروژه‌ها را به اتمام برسانند.
مدیریت نیروی دورکار دارای چالش‌هایی است، اما بسیاری از شرکتها سالهاست که از نیروهای دورکار استفاده می‌کنند. برای راه‌اندازی و مدیریت یک تیم دورکاری موفق می‌توانید روش‌ها و استراتژی‌هایی را دنبال کنید که در ادامه به معرفی آن‌ها می‌پردازیم.
- تیم دورکار خود را به ابزارهای مناسب مجهز کنید. پیش از هر چیزی نیازهای افراد دورکار را شناسایی کنید و سعی کنید مناسب‌ترین ابزارهای ارتباطی، همکاری و امنیتی را برای آن‌ها فراهم کنید. این بدان معناست که دسترسی به ایمیل، انتقال و دریافت تماس‌ها، چت سازمانی و … را در هر مکانی برای کارمندان فراهم کنید. سرویس نکسفون پرو تمامی این نیازها را تنها با اتصال تلفن همراه به اینترنت از طریق اپلیکیشن موبایل یا پنل تحت وب برای افراد دورکار فراهم کرده است و دیگر به تجهیزات و دستگاه‌های متعدد نیازی نیست.
- عملکرد تیم را به‌طور منظم بررسی کنید. بررسی عملکرد افراد تیم به‌طور منظم علاوه بر ایجاد نظم و ساختار در کارها، مسئولیت‌پذیری اعضای تیم را نیز بالا می‌برد. همچنین با نظارت بر کارها می‌توان از هرگونه اشتباه و مشکل جلوگیری کرد و درنتیجه زمان و انرژی افراد در مسیر اشتباه تلف نخواهد شد.
- نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای تیم را مشخص کنید. نیروی دورکار به دلیل اینکه در کنار هم کار نمی‌کنند ممکن است از نقش و مسئولیت دیگران در تیم مطلع نباشند. برای مدیریت هر چه بهتر تیم لازم است توضیحات شغلی و مسئولیت هر فرد تعریف شود و افراد از عملکرد اصلی خود در تیم مطلع شوند.
- مهلت انجام کارها و KPI را مشخص کنید. گاهی ممکن است کارهایی که در خانه انجام می‌شود به چشم دیگران کم اهمیت بیاید. برای جلوگیری از این دیدگاه لازم است بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) وظایف هر فرد و مهلت انجام آن را مشخص کنید و بر اساس آن عملکرد هر فرد را بسنجید.
- میزان مشارکت کارمندان دورکار را بسنجید. میزان مشارکت هر فرد می‌تواند اشتیاق و وفاداری او نسبت به سازمان را نشان دهد. هر چه میزان مشارکت و حضور نیروهای دورکار شما بیشتر باشد، عملکرد و بازدهی آن‌ها نیز افزایش می‌یابد.
داشتن نیروی دورکار مزایای رقابتی بیشماری را به همراه دارد و به‌طور چشمگیری در رشد و پیشرفت کسب‌وکارها موثر است. کارمندان استقلال بیشتری خواهند داشت و کارفرمایان با صرف هزینه‌های کمتر و با استفاده از استعدادهای نامحدود در سراسر جهان می‌توانند به نتایج مطلوبی دست یابند. اما دستیابی به این موفقیت به تلاش جدی نیاز دارد و برای پیشبرد اهداف سازمان به مدیریت افراد دورکار نیاز است.
