محبوبیت سیستم تلفن VoIP در بین کسب‌وکارها روزبه‌روز در حال افزایش است. این سیستم مبتنی بر اینترنت بوده و بسیاری از محدودیت‌های تلفن‌های سنتی را ندارد. همچنین در صورتی که بر مبنای ابر باشد، دیگر به سرور و تجهیزات گران‌قیمت نیز نیازی نیست. به همین دلیل است که بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ، از سیستم تلفن VoIP برای ارتباطات درون و برون سازمانی خود استفاده می‌کنند.
سیستم تلفن VoIP قابلیت‌های بسیاری را برای سازمان‌ها فراهم کرده است که علاوه بر سهولت استفاده، در پیشرفت کسب‌وکار آن‌ها نیز تاثیر بسزایی دارد. در مطالب گذشته به معرفی ۸ ویژگی ضروری VoIP برای کسب‌وکارها پرداختیم. یکی از این ویژگی‌های ضروری سیستم ویپ (VoIP)، گزارش‌دهی تلفن VoIP است. در این مقاله قصد داریم به بررسی این ویژگی و مزایای آن برای کسب‌وکارها بپردازیم.
یکی از مهم‌ترین مسائل در بهبود خدمات یک کسب‌وکار و در نهایت پیشرفت آن، مدیریت و کنترل روابط با مشتریان است. مرکز تماس از اساسی‌ترین بخش‌های خدماتی هر کسب‌وکاری است. مشتریان از آن طریق با سازمان ارتباط برقرار می‌کنند و مشکلات خود را به آن‌ها اعلام می‌کنند. به‌عبارت دیگر مرکز تماس و اپراتورهای تلفنی اولین واحدی هستند که با مشتریان سازمان در ارتباط هستند و به عنوان ویترینی از کسب‌وکار شما در بازار رقابتی به‌شمار می‌روند. در نتیجه نظارت و کنترل تماس‌ها در پیشبرد اهداف سازمانی و پیشی گرفتن از رقبای تجاری نقش مهمی ایفا می‌کند.
با سیستم گزارش‌دهی تلفن VoIP این امکان به آسانی برای مدیران و سرپرستان بخش‌های مختلف هر سازمان فراهم می‌شود تا بتوانند بر تماس‌های ورودی و خروجی سازمان نظارت کنند. با این‌کار مدیران می‌توانند از عملکرد نیروهای خود که در هر دپارتمان گزارشی تهیه کنند. همچنین تعداد تماس‌های دریافتی، تماس‌های موفق و تماس‌های بی‌پاسخ از سمت افراد نیز به‌آسانی قابل مشاهده است.
به‌طور کلی می‌توان گفت سیستم گزارش‌دهی تلفن VoIP امکانات زیر را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند:
- قابلیت ضبط و دانلود مکالمات
سیستم تلفن VoIP کلیه تماس‌های ورودی و خروجی سازمان را به صورت فایل‌های قابل دانلود به صورت مجزا، ضبط می‌کند. در مواقعی که به هر دلیلی نیاز باشد مجددا به مکالمات گوش داد، به‌راحتی می‌توان از طریق پنل گزارشات به آن فایل‌ها دسترسی پیدا کرد.
- دریافت گزارش ریز مکالمات
یکی دیگر از امکانات این سیستم، گزارش ریز مکالمات است که یکی از روش‌های دقیق برای بررسی عملکرد نیروهای سازمان است. مدیران می‌توانند گزارش کاملی از ریز مکالمات و تعداد تماس‌ها و مجموع مدت زمان پاسخگویی هر اپراتور تهیه کنند و از چگونگی عملکرد هر یک مطلع شوند.
- امکان مانیتورینگ و مشاهده تماس‌ها
از طریق پنل گزارشات تلفن ٰVoIP به آسانی می‌توان به صورت زنده بر تماس‌های فعال و اپراتورهای در حال مکالمه نظارت کرد و از اپراتورهای فعال و غیرفعال مطلع شد. همچنین ورود و خروج اپراتورها نیز از این پنل قابل مشاهده است.
- دریافت گزارش صف تماس‌ها
یکی از ویژگی‌های سیستم تلفن VoIP، قابلیت صف انتظار برای تماس‌گیرنده‌ها است. با استفاده از این قابلیت، مشتریان با خطوط اشغال روبرو نمی‌شوند و برای هر یک زمان انتظاری اعلام می‌شود تا به اولین اپراتور وصل شوند. سیستم گزارش‌دهی VoIP امکان مشاهده مدت حضور، مدت زمان انتظار، تعداد تماس‌های پاسخ‌داده شده و بدون پاسخ را برای مدیران فراهم می‌کند.
- نظرسنجی صوتی
با استفاده از سرویس تلفن VoIP این امکان برای تماس‌گیرنده وجود دارد که انتقادات و پیشنهادات خود را در صندوق صوتی آن سازمان ضبط کند. دسترسی به این پیام‌های ضبط شده و پاسخگویی به آن‌ها از طریق پنل گزارشات سیستم VoIP برای مدیران امکان‌پذیر است.
- دریافت گزارشات نموداری
یکی دیگر از مهم‌ترین ویژگی‌های تلفن VoIP، امکان تهیه گزارشات به‌صورت نموداری است. تمامی تماس‌های ورودی و خروجی، تماس‌های بی‌پاسخ، تعداد تماس‌ها و غیره به تفکیک روز، ساعت، اپراتور و دپارتمان به صورت نمودارهایی قابل مشاهده است.
نکسفون با ارائه سیستم تلفن ثابت سازمانی VoIP که بر بستر اینترنت است این امکان را فراهم کرده است تا کسب‌وکارها بتوانند تماس‌ها و ارتباطات مشتریان را به درستی مدیریت کنند. نکسفون پرو از طریق پنل تحت وب به مدیران این امکان را می‌دهد تا گزارش‌های موردنیاز خود را از تماس‌ها تهیه کنند و عملکرد و بازدهی هر دپارتمان را بر اساس آن گزارش‌دهی تلفن VoIP بسنجد. دسترسی به گزارشی دقیق از تماس‌های سازمان، مدیران را در تصمیم‌گیری بهتر و پیشبرد اهداف سازمانی کمک می‌کند.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد سیستم تلفن ثابت سازمانی نکسفون فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.
