همه ما روزانه با دیگران ارتباط برقرار می‌کنیم و این برقراری ارتباط به‌گونه‌ای برای ما به عادت تبدیل شده است که به‌ندرت پیش می‌آید به نحوه برقراری ارتباط با دیگران توجه کنیم. ارتباطات تجاری نیز اینگونه هستند، چرا که هر سازمان از تعدادی افراد تشکیل شده است که با بیرون و درون سازمان ارتباط برقرار می‌کنند. ارتباطات تجاری موثر، بر کارایی و رشد هر بخش از سازمان تاثیرگذار خواهد بود. اما منظور از ارتباطات تجاری چیست و کدام روش ارتباط برای کسبوکار شما مناسب است؟
سازمان‌هایی که کارمندان آن‌ها ارتباطات تجاری را حفظ می‌کنند، تا ۲۵٪ بهره‌وری بیشتری نسبت به کسب‌وکارهایی دارند که ارتباطات تجاری در آن‌ها وجود ندارد. نکته مهم این است که افزایش ۲۵٪ بهره‌وری چگونه می‌تواند موفقیت کسب‌وکارها را تحت تاثیر قرار دهد؟
منظور از ارتباطات تجاری چیست؟
ارتباطات تجاری فرایند اشتراک اطلاعات بین افراد درون و خارج از سازمان است. ارتباطات تجاری مؤثر، نحوه تعامل بین کارکنان و مدیریت ارتباطات برای دستیابی به اهداف سازمانی است و هدف آن بهبود عملکرد سازمان و کاهش خطاها است.
می‌توان گفت اهمیت ارتباطات تجاری در موارد زیر نهفته است:
- ارائه ایده‌های جدید کسبوکار
- تهیه برنامه‌ها و پیشنهادات
- اجرای تصمیمات
- دستیابی به توافقات
- ارسال و اجرای سفارشات
- فروش موفق
- جلسات مؤثر
- و …
کلیه فعالیت‌های سازمان‌یافته در یک شرکت به روند ارتباطات تجاری وابسته است. این ارتباطات تجاری شامل ارتباطات مدیریتی تا ارتباطات فنی با فروشندگان است و هنگامی که این ارتباطات مشخص نباشد، سیستم‌های اصلی سازمان در خطر از هم پاشیدن قرار می‌گیرند.
ارتباطات تجاری داخلی
ارتباطات داخلی در هر سازمان می‌تواند شامل ارتباطات اعضای گروه با مدیر بالا دستی و برعکس باشد. همچنین همکاران نیز به‌صورت گروهی و بین‌گروهی همواره با یک‌دیگر در تعامل هستند.
ارتباطات تجاری خارجی
منظور از ارتباطات تجاری خارجی هرگونه پیامی است که از داخل به بیرون از سازمان ارسال می‌شود. این امر شامل معامله با مشتریان، فروشندگان یا هر چیز دیگری می‌شود که بر کسبوکار شما تأثیر بگذارد.
روش‌های ارتباط تجاری
ارتباطات تجاری معمولا به صورت کلامی یا نوشتاری اتفاق می‌افتد. علاوه بر این، ارتباطات به‌صورت حضوری، رو‌در‌رو و یا از راه دور صورت می‌گیرد. هیچکدام از این‌ها به تنهایی برای سازمان شما بهتر و یا بدتر نیستند و کاملاً به شرایط سازمان بستگی دارند.
ارتباطات نوشتاری برای مکتوب کردن تصمیمات و اقدامات انجام شده و همچنین برای کنار هم قرار دادن راهبردها و برنامه‌ها بسیار مناسب است. ارتباطات کلامی تولید ایده و بیان افکار را امکان‌پذیر می‌کند.
برخی از سازمان‌ها در یک دفتر واحد هستند و برخی دارای شعب در نقاط مختلف جغرافیایی هستند. برخی دیگر نیز کاملاً از راه دور هستند و مکان فیزیکی ندارند. حفظ ارتباطات تجاری برای این نوع کسب‌وکارها نیازمند ابزار و روش‌های خاصی هستند که شامل موارد زیر می‌شود:
- ارتباطات مبتنی بر وب (مانند ایمیل، چت سازمانی نکسفون، Slack و …)
- کنفرانس صوتی (مانند سیستم تلفن ابری نکسفون، Whatsapp، Skype و …)
- کنفرانس ویدیویی (مانند Skype، Hangouts و …)
- فرم نظرسنجی
- تالار گفتمان و پاسخ به سوالات متداول
- گزارشات نموداری
- سیستم CRM
هر کسب‌وکاری بر اساس نیاز و ماهیت فعالیت‌های روزانه خود، از این ابزارهای ارتباطی برای پیشبرد اهداف سازمانی استفاده می‌کند.
کسبوکار شما به کدام روش ارتباط تجاری نیاز دارد؟
پاسخ به این سوال تا حد زیادی به اندازه سازمان و اولویت‌های شما بستگی دارد. هیچ راه‌حل کلی مناسب برای تمام کسب‌وکارها وجود ندارد و با استفاده از روش‌های ارتباطی مورد نیاز کسبوکار خود، به موفقیت خواهید رسید. به عنوان مثال، شما ممکن است هزینه و وقت سازمان را برای پیدا کردن یک سیستم کنفرانس ویدیویی صرف کنید، اما سازمان شما نیازی به این سیستم نداشته باشد و با داشتن یک سرویس تلفن ابری با ویژگی‌های متعدد، نیاز سازمانی شما برای حفظ ارتباط و برقراری جلسات از راه‌دور برطرف سازد. به عبارت دیگر، پیش از انتخاب روش ارتباطی تجاری خود و صرف هزینه و وقت، لازم است ابتدا نیازهای سازمانی خود را شناسایی کنید و مطابق با آن نیازها، بهترین ابزار ارتباطات تجاری را انتخاب کنید.
در صورتی که از ابزار ارتباطی مناسب با نیازهای کسبوکار خود استفاده نکنید، با مشکلات متعددی روبرو خواهید شد که می‌توانند موجب اختلال در عملکرد کارمندان و کاهش بهره‌وری سازمان شود. برای جلوگیری از انباشته شدن تماس‌ها، ایمیل و پیام بی‌پاسخ، حفظ ارتباط نیروی دورکار با همکاران و مشتریان، حفظ ارتباطات درون‌سازمانی و مدیریت ارتباط با مشتریان، به سیستم ارتباطات تجاری احتیاج دارید که بتواند تمامی این نیازهای سازمانی را به‌صورت یکجا برطرف کند.
سیستم تلفن سازمانی ابری نکسفون، بهترین راهکار برای کسب‌وکارها و به‌ویژه استارتاپ‌هایی است که به‌دنبال ارتباطات تجاری مقرون به‌صرفه و در عین حال کامل هستند. نکسفون تمامی نیازهای ارتباطی یک سازمان را برطرف کرده است و کسب‌وکارها به‌راحتی می‌توانند ارتباط خود را با داخل و خارج از سازمان حفظ کنند. از امکانات سرویس تلفن ابری نکسفون می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سیستم چت سازمانی نکسفون به کارمندان این امکان را می‌دهد تا از هر مکانی با همکاران خود در تماس باشند.
- امکان استفاده از یک سرشماره سازمانی برای تمامی شعب یک سازمان در هر نقطه‌ای از کشور و تخصیص داخلی به تعداد کارمندان در هر شعبه به یکپارچگی و سهولت ارتباطات درون‌سازمانی کمک می‌کند.
- قابلیت کنفرانس صوتی که به کسب‌وکارها و به‌ویژه در شرایط اپیدمی کنونی برای برقراری جلسات آنلاین و ادامه فعالیت سازمان به‌صورت دورکاری کمک می‌کند.
- دسترسی آسان به تلفن سازمانی از طریق پنل تحت وب یا اپلیکیشن موبایل نکسفون، امکان دورکاری و پاسخگویی به تماس‌های سازمانی و حفظ ارتباطات تجاری از هر مکانی را برای کارمندان فراهم آورده است.
- سیستم تلفن گویا و مسیریابی خودکار نکسفون علاوه بر سهولت در هدایت مشتریان به بخش مربوطه، سرعت پاسخگویی و رضایت مشتریان را نیز افزایش می‌دهد.
- قابلیت انتقال فایل‌های سازمانی با استفاده از سیستم ابری نکسفون، ارسال و دریافت داده‌ها و اطلاعات سازمانی را بر بستری امن برای تمام کارمندان فراهم می‌کند.
- سیستم گزارش‌دهی نموداری و ریز مکالمات در پنل مدیریت نکسفون نیز این امکان را فراهم می‌کند تا مدیران هر واحد بتوانند گزارش دقیقی از عملکرد نیروهای خود تهیه کنند و بتوانند آن داده‌ها را به‌صورت نوشتاری ثبت کنند.
- همگام‌سازی سرویس تلفن ابری نکسفون با سیستم CRM به‌آسانی صورت می‌گیرد و کارمندان مرکز تماس به‌راحتی می‌توانند به تاریخچه و مشخصات مشتریان دسترسی داشته باشند.
برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان در خصوص سرویس تلفن (VoIP) ابری نکسفون، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند.
