امروزه یک راهکار کاربردی و مقرون به‌صرفه برای مشاغل و سازمان‌ها، استفاده از سیستم تلفن VoIP و نصب یک نرم‌افزار روی تلفن همراه برای برقراری تماس‌های سازمانی است. این نرم‌افزارها که به آنها سافت‌فون (softphone) گفته می‌شود مزایای متعددی دارند و به کسب‌وکارها در بهبود روند پاسخگویی کمک می‌کنند.
در این مقاله قصد داریم به مقایسه سافت‌فون (Softphone) و تلفن هوشمند (Smartphone) بپردازیم.
تلفن هوشمند شما برای برقراری تماس‌های تلفنی روزمره، ارسال پیام کوتاه، گرفتن عکس و موارد دیگر بسیار مناسب است. با این حال، هنگامی که شما نیاز به تماس تلفنی کاری دارید، ویژگی‌هایی وجود دارد که تلفن‌های معمولی از آنها پشتیبانی نمی‌کنند. تلفن‌های نرم‌افزاری یا سافت‌فون‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که با ویژگی‌های مهم تجاری، از جمله کنفرانس صوتی و تصویری، انتقال تماس (call forwarding)، ضبط تماس، تلفن گویا (IVR) و موارد دیگر، جایگزینی برای برقراری تماس‌های سازمانی با تلفن هوشمند شما هستند.
سافت‌فون‌ها (softphone) اساساً نرم‌افزارهایی قابل اجرا بر روی دستگاه‌های هوشمند هستند. آنها سعی می‌کنند امکانات و نیازهای کار دفتر شما را به کامپیوتر یا دستگاه تلفن همراه شما وارد کنند و به آسانی می‌توانید این اپلیکیشن‌ها را از فروشگاه‌های نرم‌افزار دانلود یا خریداری کنید. این سافت‌فون‌ها با سیستم عامل‌های iOS و Android سازگار هستند. شما می‌توانید با مراجعه به Apple Store یا Google Play، این اپلیکیشن‌ها را دانلود نمایید و به آسانی از تلفن همراه خود به تماس‌های سازمانی خود دسترسی داشته باشید.
در ادامه ۵ ویژگی تماس تجاری که تلفن هوشمند شما از آن برخوردار نیست و برای دسترسی به آن نیاز به استفاده از softphone است را به شما معرفی خواهیم کرد:
۱. کنفرانس تلفنی
تلفن هوشمند معمولی قابلیت برقراری کنفرانس صوتی و ویدیویی را ندارد و برای تماس‌های سازمانی به ویژه برای نیروهای دورکار که می‌خواهند در جلسات شرکت کنند، قابل استفاده نیست. هنگامی که شما نیاز به تماس با چندین عضو تیم دارید، یک تلفن نرم‌افزاری (softphone) می‌تواند برقراری کنفرانس گروهی را فراهم نماید.
در حالی که اپلیکیشن‌های متعددی با قابلیت ایجاد تماس گروهی وجود دارد، نمی‌توان تمام افراد حاضر در سازمان و مشتریان را مجبور به دانلود و نصب آن اپلیکیشن کرد. همچنین استفاده از تلفن هوشمند و شماره تلفن همراه علاوه بر رسمی نبودن، شماره شخصی افراد را نیز به اشتراک می‌گذارد که ممکن است برای بسیاری از افراد خوشایند نباشد.
۲. ضبط مکالمات
ضبط مکالمات مزایای بسیاری برای کسب‌وکارها دارد، از کنترل کیفیت گرفته تا استفاده از آن برای آموزش سایر کارمندان. با این حال، این قابلیت معمولاً در رابط‌های تلفن هوشمند تعبیه نشده است. در حالی که برنامه‌های جداگانه‌ای برای ضبط صدا وجود دارد، تنظیم ضبط خودکار تماس می‌تواند دشوار باشد.
با استفاده از یک برنامه تلفن نرم‌افزاری (softphone)، می‌توانید به راحتی ضبط تماس را برای همه تماس‌ها با خط ثابت سازمانی خود تنظیم کنید. تماس‌های ضبط شده به صورت محلی ذخیره می‌شوند و می توانید از طریق پنل مدیریت سرویس تلفن ثابت سازمانی خود به آنها دسترسی پیدا کنید.
به عنوان مثال، یک مدیر تیم فروش به چند کارمند اجازه می‌دهد تا برای تعطیلات از راه دور کار کنند. با استفاده از نرم‌افزاهایی مانند Zoiper، تیم او می‌تواند تمام تماس‌های ورودی به خط فروش را ثبت کند، دقیقاً مانند کاری که در دفتر انجام می‌شود. مدیر می‌تواند تمام تماس‌های ضبط شده را برای تضمین کیفیت بررسی کند و عملکرد کارمندان از راه دور را ارزیابی کند.
۳. قابلیت انتقال تماس (Call forwarding)
بخش عمده‌ای از تماس‌های تجاری شامل مسیریابی و انتقال تماس‌گیرندگان برای رسیدن به واحد مربوطه در سازمان است. در صورتی‌که از تلفن هوشمند برای پاسخگویی به تماس‌ها استفاده کنید، از قابلیت انتقال تماس برخوردار نیست و تنها با نصب اپلیکیشن‌های جانبی امکانپذیر است. این در حالی است که سافت‌فون‌ها این امکان را به شما می‌دهند تا با استفاده از مسیریابی و انتقال تماس به صورت خودکار، در کمترین زمان ممکن تماس‌گیرنده را به واحد مربوطه هدایت کنید.
سافت‌فون‌ها امکان انتقال تماس به دو صورت Blind و Attended را برای کاربران فراهم می‌آورند. در حالت Attended می‌توانید تماس‌گیرنده را در حالت انتظار نگه دارید، با مقصد انتقال تماس بگیرید، پیامی را برای توصیف تماس ورودی ارسال کنید و سپس تماس‌گیرنده در حالت انتظار را به مقصد انتقال وصل کنید. این در حالی است که در انتقال تماس به صورت blind، بدون تماس با مقصد، تماس‌گیرنده را به واحد مربوطه هدایت می‌کنید.
به عنوان مثال، مشتری به جای خط پشتیبانی، با خط فروش کسب‌وکار شما تماس می‌گیرد. یک کارمند فروش با استفاده از سافت‌فون به تماس پاسخ می‌دهد. پس از فهمیدن درخواست مشتری، تماس را به یک همکار در بخش پشتیبانی انتقال می‌دهد.
۴. کیفیت صدای HD
یکی دیگر از ویژگی‌های سافت‌فون‌ها، کیفیت صدای HD است. تلفن ثابت سازمانی (VoIP) بر بستر اینترنت کار می‌کنند و انتقال صوت با کیفیت HD را برای مشترکین فراهم می‌آورند. این در حالی است که تماس با تلفن‌های هوشمند در بسیاری از نقاط ممکن است با افت کیفیت و قطع یا وصلی صدا همراه باشد.
تماس‌های سازمانی نیازمند کیفیت بالای صدا است. چرا که درخواست از مشتری برای تکرار مجدد مشکل و یا قطع و وصل شدن تماس در حین مکالمه می‌تواند آزاردهنده و غیرحرفه‌ای باشد.
به عنوان مثال، کارمندان شما ممکن است به صورت دورکار در نقطه‌ای از کشور مشغول به کار باشند که آنتن‌دهی اپراتورهای همراه ضعیف باشد. در چنین حالتی، او با اتصال به اینترنت Wi-Fi می‌تواند از طریق softphone به تماس‌های سازمانی پاسخ‌دهد و صدای مشتریان را با کیفیتی واضح بشنود.
۵. امنیت و رمزگذاری
شاید یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های فراموش شده بین تلفن‌های هوشمند و سافت‌فون‌ها در حوزه امنیت سایبری باشد. تماس‌های تلفن‌های هوشمند رمزگذاری ضعیفی دارند و هک و ردیابی تماس‌ها امکانپذیر است. این در حالیست که بسیاری از تلفن‌های نرم‌افزاری مبتنی بر VoIP با استفاده از رمزگذاری TLS ، SRTP و ZRTP به دنبال اصلاح این مشکل هستند. این پروتکل‌های رمزگذاری از تماس‌های بستر VoIP در برابر حملات سایبری محافظت می‌کنند.
تلفن ثابت سازمانی نکسفون پرو مبتنی بر Hosted PBX بوده و دسترسی افراد به تلفن ثابت سازمانی از طریق اپلیکیشن موبایل (softphone) و پنل تحت وب را برای مشترکین خود فراهم آورده است. این سافت‌فون‌ها علاوه بر تماس ورودی و خروجی با سرشماره سازمانی، امکانات ارتباطی موردنیاز سازمان‌ها مانند فکس آنلاین، تلفن گویا (IVR)، مسیریابی خودکار، انتقال تماس (call forwarding)، ضبط مکالمات، سیستم گزارش‌گیری و … را نیز به صورت رایگان در اختیار افراد قرار می‌دهد. تمامی این امکانات و ویژگی‌ها از طریق پنل مدیریت به آسانی قابل تنظیم است و مدیران می‌توانند به تعداد کارمندان خود شماره داخلی تخصیص داده و بر روی اپلیکیشن موبایل کارمندان تنظیم کنند.
برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.
