سیستم تلفن VoIP چه مزایایی برای مدارس و مراکز آموزشی دارد؟

این روزها سیستم تلفن VoIP بیش از گذشته در بین سازمان‌ها محبوب شده است و هر روز به تعداد کاربران این سیستم افزوده می‌شود. از آنجا که سازمان‌ها دائما در حال تغییر هستند، به یک سیستم ارتباطی با مقیاس‌پذیری بالا نیاز دارند تا بتوانند آن را متناسب با تغییرات سازمان به‌روز کنند. همچنین با افزایش تمایل مردم به دورکاری و به ویژه در شرایط شیوع ویروس کرونا، سازمان‌ها به دنبال یک سیستم ارتباطی بودند تا بتوانند در هر مکان و با هر دستگاهی به تلفن سازمانی خود دسترسی داشته باشند و در عین حال هزینه‌های ارتباطی نیز کمتر شود. اینجاست که سیستم تلفن VoIP بیش از هر زمان دیگری خودنمایی می‌کند.

این مهاجرت از تلفن‌های سنتی به سیستم VoIP تنها مختص سازمان‌ها نیست بلکه بسیاری از مدارس و موسسات آموزشی نیز در حال جایگزینی سیستم تلفن سنتی خود با سیستم VoIP هستند. اما مزایای سیستم تلفن VoIP برای مدارس و مراکز آموزشی کدام است و آیا لازم است سیستم تلفن خود را به سیستم VoIP ارتقا دهند؟

ویژگی‌ها و امکانات VoIP بین ارائه‌دهندگان سرویسVoIP متفاوت است و ارائه‌دهندگان خدمات مبتنی بر ابر ویژگی‌ها و امکانات پیشرفته‌تری را به کاربران ارائه می‌نمایند. سیستم تلفن VoIP ابری به تجهیزات و سرور خاصی نیاز ندارد و به راحتی با هر دستگاه متصل به اینترنت قابل دسترسی است و همچنین تعرفه مکالمات آن در مقایسه با روش‌های سنتی بسیار پایین‌تر است. سیستم تلفن ابری علاوه بر کاهش هزینه‌های ارتباطی مدارس و موسسات آموزشی، امکانات متعددی را نیز برای آن‌ها فراهم می‌آورد که در ادامه به معرفی برخی از مزایا و امکانات تلفن VoIP برای مدارس می‌پردازیم.

امکانات و ویژگی‌های تلفن VoIP برای مدارس و موسسات آموزشی

تلفن VoIP برای مدارس و موسسات آموزشی علاوه بر امکان برقراری تماس‌ها، بسیاری از ویژگی‌های مهم دیگر را نیز فراهم می‌کند تا ارتباطات سریع‌تر و کارآمدتر را امکان‌پذیر کند. این ابزار پیشرفته به مدیران و کارکنان سیستم آموزشی کمک می‌کند تا خدمات بهتری را به والدین و دانش‌آموزان ارائه نمایند.

حذف محدودیت‌های جعرافیایی

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های این سیستم تلفن VoIP برای مدارس به ویژه در شرایط کنونی که کلاس‌ها به‌صورت مجازی برگزار می‌شود، امکان دسترسی به تلفن ثابت در هر مکان و با هر دستگاهی است. با این قابلیت تلفن ابری، معلمان، مسئولان و کارمندان مدارس و موسسات آموزشی می‌توانند با اتصال تلفن همراه، تبلت یا کامپیوتر خود به اینترنت، به داخلی خود دسترسی پیدا کنند و به تماس‌ها پاسخ دهند یا با سرشماره ثابت با دیگران تماس بگیرند.

مسیریابی خودکار تماس‌ها

برخلاف سیستم‌های سنتی تلفن، هیچ سخت‌افزار و سرور گران‌قیمتی در سیستم تلفن ابری موردنیاز نیست و تمامی امکانات و تجهیزات توسط ارائه‌دهنده سرویس فراهم می‌شود. یکی از این امکانات، قابلیت مسیریابی خودکار تماس‌ها است که توسط ارائه‌دهنده سرویس تلفن ابری ارائه می‌شود. مسیریابی خودکار با ارائه یک منوی تلفن گویا، زمان انتظار تماس‌گیرنده‌ها را کاهش می‌دهد و تماس‌گیرندگان با انتخاب یکی از داخلی‌ها و انتظار در صف تماس، به فرد موردنظر هدایت می‌شوند.

همچنین در صورت عدم پاسخگویی داخلی موردنظر، تماس‌گیرندگان به صندوق‌های پستی صوتی اعضای هیئت علمی و سایر کارمندان مدرسه هدایت می‌شوند.

کنفرانس گروهی

قابلیت کنفرانس گروهی به تعداد افراد زیادی اجازه می‌دهد تا در یک تماس شرکت کنند. این قابلیت نیاز به برنامه‌ریزی برای جلسات حضوری را کاهش می‌دهد و در زمان والدین و معلمان صرفه‌جویی می‌شود.

نکته قابل توجه این است تا زمانی که شرکت‌کنندگان به تلفن (تلفن ثابت ، تلفن همراه یا VoIP)، کامپیوتر یا تبلت دسترسی داشته باشند، می‌توانند در آن تماس گروهی شرکت کنند. این قابلیت به خصوص در شرایط کنونی که به دلیل ویروس کرونا، کلاس‌های مدارس و آموزشگاه‌ها به صورت آنلاین و مجاری برگزار می‌شود، بسیار کارآمد است.

هزینه‌های ارتباطی

هزینه اولیه تلفن‌های VoIP در مقایسه با تلفن‌های سنتی نسبتا کمتر است. از آنجا که آنها از طریق اینترنت متصل می‌شوند، هر کجا یک دستگاه هوشمند متصل به اینترنت وجود داشته باشد، دسترسی به یک تلفن ثابت وجود دارد.

سیستم تلفن VoIP برای مدارس صورتحساب ماهانه تلفن را کاهش می‌دهد و سرمایه‌گذاری اولیه برای خرید تجهیزات، سیم‌کشی و هزینه نصب و نگهداری سیستم‌های مخابراتی را از بین می‌برد. VoIP همچنین دامنه ارتباطات، امنیت، ردیابی و مدیریت تماس‌ها را افزایش می‌دهد.

از آنجا که تماس‌های VoIP از طریق اینترنت اجرا می‌شوند، شما می‌توانید تماس‌های درون‌شبکه‌ای رایگان برقرار کنید. این بدان معناست که معلمان و مدیران می‌توانند در طول روز و حتی در بیرون از مدرسه با یکدیگر در ارتباط باشند. همچنین تعرفه تماس در مقایسه با تعرفه مخابرات کمتر است.

فکس آنلاین

فکس آنلاین اسناد کاغذی اسکن شده یا اسناد ایجاد شده به صورت دیجیتالی را در قالب فایل دیجیتال از طریق کامپیوتر یا دستگاه تلفن همراه بر بستر اینترنت ارسال می‌کند. برای مثال، مدیران و معلمان می‌توانند با استفاده از این قابلیت، کارنامه دانش‌آموزان را به والدین آن‌ها ارسال کنند و یا دعوت‌نامه برای جلسات را ارسال کنند.

با استفاده از قابلیت فکس آنلاین امکان ارسال همزمان یک فایل با هر حجم و فرمتی به گروهی از مخاطبان فراهم شده است که در مقایسه با روش‌ فکس سنتی، سرعت ارسال را به میزان قابل‌توجهی کاهش می‌دهد و در هزینه و وقت نیز صرفه‌جویی می‌شود.

نکسفون با ارائه راهکار پرو خود، کلیه این امکانات را به‌صورت رایگان در اختیار مشترکین خود قرار می‌دهد. این تلفن ثابت ابری، بدون نیاز به تجهیزات و سرور به‌آسانی بر روی پنل تحت وب و اپلیکیشن نکسفون قابل‌دسترس است و می‌توانید در هر مکانی با دسترسی به اینترنت، به تلفن ثابت خود دسترسی داشته باشید و تماس‌ها را با سرشماره ثابت تهران یا شهرستان برقرار کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر از سرویس نکسفون پرو، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

ISDN چیست و چه تفاوتی با سرویس VoIP دارد؟

شبکه دیجیتالی خدمات یکپارچه (ISDN)، یک سیستم شبکه تلفن است که هم داده و هم صدا را از طریق یک خط دیجیتال منتقل می‌کند. همچنین می‌توان آن را مجموعه‌ای از استانداردهای ارتباطی برای انتقال داده، صدا و سیگنالینگ دانست. این خطوط دیجیتالی می‌توانند خطوط مسی باشند و برای انتقال فناوری قدیمی منسوخ شده به دیجیتال طراحی شده است. اتصالات ISDN یا Integrated Services Digital Network به ارائه سرعت بهتر و کیفیت بالاتری نسبت به اتصالات سنتی شهرت دارند. سرعت بیشتر و اتصالات بهتر باعث می‌شود تا انتقال داده با اطمینان بیشتری حرکت کند. ارتقای سیستم قدیمی به ISDN می‌تواند یک سیستم تلفن ابری یا SIP Trunking باشد که از اینترنت برای خدمات تلفنی استفاده می‌کنند.

در این مقاله به بررسی عملکرد و مزایای سیستم ISDN و مقایسه آن با سرویس VoIP می‌پردازیم.

ISDN چگونه کار می‌کند؟

از آنجایی که شبکه‌های تلفنی آنالوگ به‌طور مداوم از کار می‌افتند و برای اتصالات از راه دور قابل اعتماد نیستند، سیستم Integrated Services Digital Network به وجود آمد و سیستم شروع به تغییر به یک سیستم سوئیچینگ دیجیتال مبتنی بر بسته داده (Package) کرد.

امروزه اتصال‌های پهنای باند اینترنت مانند DSL ، WAN و مودم‌های کابلی جایگزین ISDN شده است و در صورت خرابی خطوط اصلی، همچنان به عنوان پشتیبان استفاده می‌شود. وقتی گزینه‌هایی مانند اتصال DSL یا مودم کابلی در دسترس نباشد، بیشتر افراد از ISDN برای اینترنت پرسرعت استفاده می‌کنند.

ISDN از طریق یک خط سنتی POTS (خدمات تلفن ساده) متصل می‌شود که می‌تواند همزمان به هر دو شماره تلفن دسترسی پیدا کند.

تفاوت ISDN و DSL چیست؟

چند تفاوت اساسی بین ISDN و DSL وجود دارد. اولین تفاوت این است که DSL داده‌ها را بسیار سریع‌تر از یک خط ISDN انتقال می‌دهد.

ISDN یک سرویس Dial-up است که از یک خط واحد عبور می‌کند. اتصالات DSL هرگز نیازی به شماره‌گیری ندارند و “اتصالات همیشه روشن” نامیده می‌شوند.

DSL بسته‌های خود را با سرعت حداکثر ۱۰۰ مگابیت در ثانیه می‌فرستد، در حالی‌که ISDN بیش از ۱۲۸ کیلوبیت بر ثانیه است.

در حالی که هر دوی این‌ها خدمات یکسانی را ارائه می‌دهند، این کار را به روش‌های کاملاً متفاوتی انجام می‌دهند.

انواع ISDN چیست؟

دو نوع شبکه وجود دارد: BRI (Basic Rate Interface) و PRI (Primary Rate Interface).

تفاوت عمده بین BRI و PRI سطح خدمات و قابلیت اطمینان است.

BRI سطح پایین خدمات است و فقط نیازهای اساسی را با هزینه کمتری تأمین می‌کند.

PRI سرویس اصلی است و اتصال بهتر، سرویس قابل اطمینان‌تر و سرعت بیشتر را فراهم می‌کند.

PRI و BRI   از کانال های B برای ارسال داده و کانال های D برای سایر اشکال ارتباطات استفاده می‌کنند. تفاوت این دو در تعداد کانال‌هایی است که آن‌ها برای رسیدن به این هدف استفاده می‌کنند.

به عنوان مثال، BRI فقط از دو کانال B و یک کانال D استفاده می‌کند و حداکثر سرعت آن ۱۲۸ کیلوبیت بر ثانیه است.

PRI با توجه به موقعیت مکانی در تعداد کانال‌هایی که استفاده می‌کند متفاوت است و برای سرعت حداکثر ۲.۹۴ مگابیت در ثانیه قابل تنظیم است.

مزایای Integrated Services Digital Network چیست؟

ابتدا به عنوان جایگزینی برای اتصال Dial-up استفاده شد که سرعت اینترنت بالاتری را فراهم می‌کند.

برای دسترسی به اینترنت با ISDN، کاربران باید از طریق یک مودم دیجیتال متصل شوند.

مردم همچنان از ISDN برای دسترسی به اینترنت در مناطقی که اینترنت باند پهن در دسترس نیست استفاده می‌کنند.

پهنای باند ISDN داده‌ها را از طریق کابل فیبر نوری منتقل می‌کند و در جهت بهبود خدمات صوتی تلاش می‌کند.

برخی از دلایلی که مردم ISDN را انتخاب می‌کنند عبارتند از:

این سرویس خدمات دیجیتالی متعددی را ارائه می‌دهد که از طریق همان سیم مسی کار می‌کنند.

سیگنال‌های دیجیتالی از طریق خطوط تلفن پخش می‌شوند.

سرعت انتقال داده بالاتری را فراهم می‌کند.

ISDN دستگاه‌ها (کارت خوان، دستگاه فکس و …) را به هم متصل کرده و به آن‌ها اجازه می‌دهد از طریق یک خط کار کنند

سریع‌تر از مودم‌های دیگر فعال و راه‌اندازی می‌شود.

ISDN با سیستم VoIP سازگار است و با هزینه کمی می‌توانید سیستم تلفنی شرکت خود را ارتقا دهید.

سرویس VoIP، سیستم جایگزین ISDN

VoIP (یا پروتکل صوتی از طریق اینترنت) ، سیگنال‌های صوتی را می‌گیرد و آن‌ها را به داده‌های دیجیتال تبدیل می‌کند. این داده‌ها می‌توانند از طریق اینترنت از نقطه‌ای به نقطه دیگر ارسال شوند.

VoIP جای خطوط سنتی تلفن را می‌گیرد و به کاربران اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به خط تلفن فیزیکی از طریق اینترنت تماس تلفنی برقرار کنند.

مقایسه سرویس ISDN و VoIP

۱. قابلیت اطمینان: سیستم VoIP در مقایسه با سرویس ISDN قابلیت اطمینان بالاتری دارد، در کمتر از چند ثانیه قابل تنظیم است، امکان از دست دادن تماس‌ها بسیار کم است و می‌تواند به عنوان یک راهکار ارتباطی اصلی استفاده شود.

۲. نصب آسان: سرویس ISDN برای نصب به مدارهای فیزیکی و خارجی نیاز دارد، اما سرویس VoIP بدون نیاز به منابع خارجی،‌به آسانی بر روی اینترنت موجود قابل نصب است.

۳. مقیاس‌پذیری: سرویس VoIP بسیار مقیاس‌پذیر بوده و تغییرات بدون محدودیت جغرافیایی، بلافاصله اعمال می‌شود. اما تغییرات سرویس ISDN وابسته به منطقه جغرافیایی بوده و ممکن است اعمال آن چند هفته طول بکشد.

۴. هزینه: هزینه تماس سرویس VoIP تا ۶۰٪ کمتر از تعرفه روش‌های سنتی است در حالیکه هزینه ISDN بسیار بالا است.

۵. قابلیت به‌روز‌رسانی: ‌‌از آنجایی که سرویس VoIP مبتنی بر ابر است، به‌روزرسانی آن بسیار آسان بوده و می‌توانید در هر زمان آن را متناسب با نیاز خود تغییر دهید. این در حالی است که سرویس ISDN منسوخ شده است.

واضح است که VoIP در حال تغییر نحوه برقراری ارتباطات تجاری است و به کسب‌و‌کارها انعطاف بیشتری نسبت به گذشته داده است. سرویس VoIP با یک سیستم ارتباطی یکپارچه،‌ دسترسی به تلفن سازمانی از طریق تلفن همراه و افزودن داخلی از طریق پنل مدیریت را به آسانی فراهم آورده است. این سرویس همچنین هزینه‌های ارتباطی سازمان‌ها و هزینه مکالمات را به میزان قابل‌توجهی کاهش داده است.

سرویس‌های قدیمی مانند ISDN دیگر پاسخگوی نیازهای متعدد کاربران نیستند و نمی‌توانند ارتباط یکپارچه‌ای را فراهم کنند. به همین دلیل است که کسب‌وکارهای بیشتری روز به روز به سیستم VoIP روی می‌آورند. نکسفون با ارائه سرویس تلفن VoIP خود با نام نکسفون پرو، سیستم ارتباطی یکپارچه‌ای را برای کسب‌وکارها فراهم آورده است که با مقیاس‌پذیری بالا و امکانات متعدد، پاسخگوی تمام نیازهای ارتباطی آن‌ها خواهد بود.

برای کسب‌ اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

سیستم تلفن آی‌پی (IP Phone) چیست و چه مزایایی برای کسب‌وکارها دارد؟

کسب‌وکارها سالیانه هزینه‌ی زیادی را صرف نیازهای ارتباطی سازمان می‌کنند. آیا به دنبال راهکاری هستید که با استفاده از یک سیستم تلفن سازمانی قابل‌ اعتماد، علاوه بر کاهش هزینه‌ها تا ۵۰٪، دسترسی کارمندان دورکار به تماس‌های سازمانی را نیز ممکن سازید؟ شما با انتقال از شبکه PSTN به سیستم مدرن IP Phone می‌توانید از تمام این مزایا بهره‌مند شوید. در این مقاله به بررسی سیستم IP Phone و مزایای آن برای کسب‌وکارها می‌پردازیم.

تلفن IP چیست؟

یک سیستم تلفنی سنتی معمولا از تلفن‌های رومیزی و یک اتاق سرور برای پذیرش تماس‌ها تشکیل می‌شود. برای اتصال سرورها به هر تلفن آنالوگ، به یک خط تلفن احتیاج دارید و در نتیجه به کابل‌کشی در سراسر دفتر نیاز است.

یک سیستم تلفنی IP (IP PBX) این مشکل را برطرف می‌کند. سرور آن مبتنی بر ابر است و شما در داخل دفتر کار خود به اتاق سرور نیاز ندارید. این بدان معناست که شما نیازی به دردسرهای سیم‌کشی ندارید و می‌توانید تماس‌های ورودی را با اتصال به اینترنت دریافت کنید.

سیستم Phone IP با استفاده از فناوری VoIP (پروتکل صوتی بر بستر اینترنت) اجرا می‌شود. این بدان معنا است که شما می‌توانید با استفاده از هر نوع اتصال به اینترنت، تماس تلفنی برقرار و دریافت کنید.

بنابراین، تلفن IP چگونه است؟

راه‌حل‌های VoIP به شما امکان می‌دهد با هر دستگاه متصل به اینترنت (تلفن IP یا SIP) تماس بگیرید که شامل موارد زیر است:

• تلفن‌های همراه
• لپ تاپ
• کامپیوتر شخصی

سیستم IP Phone چگونه کار می‌کند؟

در یک سیستم تلفن آی‌پی، هر تماس ورودی به سرور مجازی میزبانی شده توسط ارائه‌دهنده سرویس شما هدایت می‌شود. سپس ارائه‌دهنده VoIP شما تماس را به یک فایل صوتی تبدیل می‌کند و داده‌ها را به تلفن IP منتقل می‌کند.

در ادامه اجزای اساسی سیستم تلفن IP آورده شده است:

۱. PBX مجازی

این سرور که با عنوان PBX ابری نیز شناخته می‌شود، سرورهایی است که تماس‌های ورودی را مدیریت کرده و آن‌ها را به یک فایل صوتی تبدیل می‌کند. برای برقراری و دریافت تماس از طریق اینترنت به یک سرور میزبان cloud نیاز خواهید داشت.

۲. دروازه صدا

یک سیستم تلفن اداری سنتی از PSTN برای برقراری تماس با استفاده از اتصالات Cellular استفاده می‌کند. با این حال، سیستم جدید تلفن IP شما از دروازه‌های صوتی برای کنترل دسترسی به سیستم شما استفاده می‌کند.

شما با استفاده از این قابلیت می‌توانید تعیین کنید که چه کسی می‌تواند از سیستم VoIP شما استفاده کند و چه زمانی و کدام دستگاه‌ها متصل هستند.

۳. Gateways

این مولفه نحوه برقراری ارتباطات تلفنی شما را مدیریت می‌کند و با استفاده از آن می‌توانید از تلفن IP برای تماس با شماره غیر VoIP استفاده کنید.

دروازه‌ها می‌توانند با یک قاعده مسیریابی، به طور خودکار سریع‌ترین راه را برای اتصال تماس‌های خروجی شما پیدا کنند.

۴. تلفن Desk IP

شما همچنین می‌توانید با آداپتور Analog Telephone Adapter (ATA) تلفن‌های سنتی را به تلفن IP تبدیل کنید. این آداپتور به تلفن‌های سنتی شما متصل شده و آن‌ها را به اینترنت متصل می‌کند. آن‌ها صدای شما را به یک فایل صوتی تبدیل می‌کنند و برای شماره‌ای که با آن تماس می‌گیرید آدرس IP پیدا می‌کنند. این بدان معنی است که می‌توانید تماس‌های ویپی را با استفاده از تجهیزات غیر اینترنتی برقرار کنید.

انواع IP Phone

هر دو نوع سیستم تلفن IP با استفاده از (Private Branch Exchange)PBX اجرا می‌شوند.

۱. PBX داخلی‌

با PBX داخلی‌، تمام تجهیزات و سخت افزارهای لازم مانند اتصال تلفنی سیم مسی و سرور برای برقراری تماس VoIP در دفتر شما قرار دارند.

یک سیستم تلفنی IP داخلی با استفاده از اتصال LAN به PBX داخل دفتر کار شما متصل می‌شود. به راحتی می‌توانید ویژگی‌های پیشرفته اضافی را به آن اضافه کنید و از طریق درگاه‌های اضافی SIP امکان پشتیبان‌گیری از تلفن برای شما فراهم شده است.

از همه بهتر، شما بر نحوه کار سیستم تلفن VoIP خود کنترل دارید و می‌توانید خطوط و اتصالات را تغییر دهید. همه این‌ها در داخل دفتر شما است، اما برای انجام این کار ممکن است نیاز به تیم IT در داخل سازمان داشته باشید.

۲. مبتنی بر ابر (یا مجازی)

در سرویس تلفن VoIP ابری یا Hosted PBX، یک شرکت ثالث همه امور مربوط به سیستم تلفن IP شما را مدیریت می‌کند. راه اندازی، تعمیر و نگهداری به صورت مجازی انجام می‌شود و دیگر به نیروی متخصص IT حاضر در سازمان نیازی ندارید.

تمام آنچه شما نیاز دارید یک اتصال اینترنتی و دستگاهی برای نصب نرم‌افزار تلفن IP (مانند تلفن هوشمند) است و توانایی برقراری و دریافت تماس تلفنی با کیفیت بالا را خواهید داشت.

مزایای سیستم IP Phone

مزایای متعدد IP Phone ها باعث شده است که کسب‌وکارهای بیشتری این سیستم را جایگزین سیستم تلفن سنتی خود کنند. در ادامه برخی از این مزایا را بررسی می‌کنیم.

۱. راه‌اندازی و نگهداری ارزان

مسلماً مهم‌ترین نکته‌ برای یک کسب‌و‌کار کوچک، بودجه است. سیستم تلفنی IP ارزان‌تر از تلفن‌های سنتی وابسته به خطوط تلفن است چرا که شما برای استفاده از این سیستم به تجهیزات جدیدی نیاز ندارید و با دستگاه‌های متصل به اینترنت به آسانی در دسترس خواهد بود.

این بدان معناست که سیستم تلفن IP شما کمتر به نگهداری نیاز دارد و مشکلاتی مانند خراب شدن سیم یا گرم شدن بیش از حد سرورها وجود ندارد و تنها لازم است برنامه نرم‌افزاری را به‌روز نگه دارید.

۲. قابلیت اطمینان بالا

با استفاده از سیستم‌های تلفن IP، برقراری تماس‌ها فقط به یک چیز متکی است: اتصال به اینترنت. حتی اگر اینترنت خراب شود، با استفاده از امکان انتقال تماس (Call Forwarding)، همچنان می‌توانید تماس‌های خود را بر روی دستگاهی دیگری با هر اینترنتی دریافت کنید. همچنین با هدایت تماس‌ها به صندوق صوتی، حتی در مواقعی که اینترنت کاملا قطع است، هیچ تماسی را از دست نمی‌دهید.

۳. دسترسی از راه دور

کسب‌وکارها روز‌به‌روز پیش از گذشته به دورکاری روی می‌آورند و در شرایط فعلی نیز که به دلیل شیوع ویروس کرونا بسیاری از سازمان‌ها کاملا دورکار یا شیفتی شده‌اند، دسترسی به تماس‌های سازمانی در بیرون از سازمان امری ضروری است.

IP Phone ها این مشکل را برطرف کرده‌اند، چرا که به‌راحتی بر روی هر دستگاه متصل به اینترنت قابل تنظیم هستند و می‌توانید در هر مکانی بدون محدودیت جغرافیایی به تماس‌های سازمانی دسترسی داشته باشید.

۴. مقیاس‌پذیری بالا

مقیاس‌پذیری بالای IP Phone ها این امکان را به کسب‌وکارها می‌دهد تا در صورت تغییر در سازمان، به آسانی و بدون صرف هزینه اضافی، تعداد داخلی‌ها را افزایش یا کاهش دهند. این ویژگی خصوصاً برای مراکز تماس بسیار مناسب است که دائما تعداد نیروهایشان تغییر می‌کند و همگی به خط تلفن نیاز دارند.

سیستم‌های تلفن IP به همان اندازه که پهنای باند اینترنت شما اجازه بدهد،‌ برقراری تماس‌ها را ممکن می‌سازد. چرا که تمام ارتباطات شما (تماس‌های ویدئویی، پشتیبانی مشتری یا آموزش تیمی) تنها بر بستر اینترنت اتفاق می‌افتد. پیشنهاد ما استفاده از سرویس پهنای باند اختصاصی است چرا که علاوه بر عدم محدودیت در حجم مصرفی و پایداری بالا، سرعت آپلود و دانلود نامحدودی دارد و به دلیل اختصاصی بودن تماما به شما تخصیص می‌یابد.

۵. امکانات جانبی رایگان

تلفن‌های ابری امکانات متعددی نظیر فکس آنلاین، چت درون‌سازمانی، تلفن گویا (IVR)، صف تماس، صندوق صوتی، سیستم گزارش‌دهی و … را بدون نیاز به تجهیزات مجهزا برای کسب‌وکارها فراهم آورده است که روند پاسخگویی مشتریان را بهبود بخشیده و رضایت مشتریان را به دنبال خواهد داشت.

نکسفون با ارائه راهکار نکسفون پرو تمامی این امکانات را بر بستر اینترنت برای کسب‌وکارها فراهم آورده است. با تلفن ابری نکسفون می‌توانید به تماس‌های سازمانی خود از هر مکانی و بر روی هر دستگاهی (IP Phone، اپلیکیشن موبایل و پنل تحت وب نکسفون) دسترسی داشته باشید و از امکانات متعدد آن بهره‌مند شوید.

برای کسب‌ اطلاعات بیشتر از سرویس نکسفون، فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

اصلاحات رایج در UCaaS که لازم است بدانید

تکنولوژی همواره در حال پیشرفت است و حتی اگر سیستم ارتباطی سازمان خود را ارتقا داده باشید، باز هم ممکن است با اصطلاحاتی روبه‌رو شوید که برای شما مبهم باشند. این روزها سیستم‌های تلفنی UCaaS یا ارتباطات یکپارچه به عنوان یک سرویس که ترکیبی از مزایا و ویژگی‌های تماس صوتی، تصویری و نوشتاری است، ارتباطات سازمانی را تسهیل بخشیده است. در این مقاله سعی داریم برای درک بهتری از خدمات، اصطلاحات رایج در UCaaS را به شما معرفی کنیم.

همانطور که از نام آن پیداست، Unified Communications as a Service یک سرویس ارتباطی سازمانی است که امکان اتصال از طریق یک پلتفرم واحد را فراهم می‌کند. هدف این سرویس هموارسازی ، بهبود و اطمینان از اتصال کارآمد در داخل و خارج از سازمان است. این پلتفرم در بین کسب‌وکارهایی که دائما در حال رشد هستند، بسیار محبوب است.

اهمیت UCaaS

آنچه بیشترین اهمیت را برای یک تجارت دارد، هزینه خدمات مورد استفاده برای کارهای روزمره است. از آنجا که UCaaS ابری بوده، بسیار مقرون به صرفه است و به دلیل کاهش هزینه نیروی انسانی و تجهیزات به یک انتخاب مطلوب برای هر سازمانی تبدیل شده است.

علاوه بر این، بسیاری از مشاغل معتقدند که ارتباطات واحد، امکان پاسخگویی سریع‌تر را فراهم کرده است و از این رو شرکت‌ها در حال برنامه‌ریزی برای سرمایه‌گذاری در سرویس UCaaS هستند. UCaaS به مراکز تماس و مشاغل مشتری محور کمک می‌کند تا روند ارتباطی خود را با استفاده از سرویس VoIP در لحظه بهبود بخشند.

برخلاف تلفن سنتی، UCaaS فرآیند نصب و نگهداری را به خارج از سازمان منتقل می‌کند و منجر به کاهش زمان نصب و راه‌اندازی سرویس می‌شود. علاوه بر این، انعطاف‌پذیری بالای این سرویس ابری برای کسب‌وکارهایی که در حال رشد هستند انتخاب مناسبی است و می‌توان به آسانی تعداد داخلی و امکانات متعدد را با تغییر در اندازه سازمان، تغییر داد.

چرا کسب‌وکارها به UCaaS روی می‌آورند؟

با پیشرفت تکنولوژی و خدمات ابری، تلفن‌های سنتی جای خود را به تلفن‌های ابری داده‌اند. در زمانی که تقریبا هر ابزاری با اینترنت کار می‌کند، مشاغل به طور فزاینده‌ای به خدمات ابری اعتماد کرده‌اند. این اعتماد و محبوبیت عمدتا به دلیل ماهیت مقیاس‌پذیر و انعطاف پذیر UCaaS است که مشاغل را به خود جلب می‌کند و روند ارتباطات آن‌ها را ساده می‌کند. به غیر از سهولت، این سرویس همچنین امکان ترکیب با تکنیک‌ها و ابزارهای مختلف دیگر برای ارائه یک راهکار یکپارچه را دارد. برخی از ویژگی‌ها و امکانات موردنیاز کسب‌وکارها عبارتند از:

• انتقال و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها
• سازگاری با iOS و Android
• فکس آنلاین
• موسیقی انتظار
• نظارت و کنترل تماس‌ها
• سیستم گزارش‌دهی
• ادغام آسان با سیستم عامل‌های دیگر
• ضبط تماس
• صندوق صوتی
• تلفن گویا یا IVR
• و …

اصطلاحات متداول در UCaaS

اگر قصد دارید از UCaaS در کسب‌وکار خود استفاده کنید، بهتر است با اصطلاحات متداول آن آشنا شوید که در ادامه به معرفی برخی از آن‌ها می‌پردازیم.

۱. VoIP

پروتکل انتقال صوت از طریق اینترنت (VoIP)، تماس صوتی را آسان می‌کند. چیزی که آن را از سیستم‌های تماس سنتی متمایز می کند این است که از اتصال باند پهن اینترنت استفاده می‌کند و به خطوط تلفن فیزیکی نیازی ندارد.

VoIP انعطاف‌پذیری بالایی را ارائه می‌دهد زیرا می‌توان از طریق وب با هر دستگاهی (نه فقط با تلفن) تماس برقرار کرد. علاوه بر این، این فناوری سازمان‌ها را قادر می‌سازد تماس‌های گروهی از راه دور را نیز برقرار کنند. با دسترسی به ضبط مکالمات، صندوق پستی صوتی و …، یک شرکت می‌تواند با استفاده از سیستم VoIP عملکرد کسب‌وکار خود را بسنجد.

۲. PBX

PBX، مخفف Private Branch Exchange، سیستم تجاری ارتباطات سازمانی است که تماس‌ها را هدایت کرده و سوئیچینگ بخش‌های مختلف درون سازمان‌ها را ممکن می‌سازد. PBX یک سیستم تلفنی است که به سازمان‌ها امکان پاسخگویی و انتقال تماس از راه دور را می‌دهد. می‌توانید از طریق دسکتاپ، لپ‌تاپ یا دستگاه تلفن همراه خود شماره‌گیری کرده و تماس را انجام دهید. ارتباطات یکپارچه برای اهداف صوتی و ثبت تماس از سیستم تلفنی PBX استفاده می‌کند.

۳. مقایسه UC با UCaaS

UC هیچ تفاوتی با UCaaS ندارد و هر دو اختصار متفاوت برای یک چیز هستند. UCaaS “ارتباطات یکپارچه به عنوان سرویس” یا راه‌حلی است که صدا، متن و ویدئو را در یک پورتال یا نرم‌افزار ترکیب می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند از آن استفاده کنند.

۴. SLA (توافق نامه سطح خدمات)

وقتی ارائه‌دهنده‌ای را برای تامین کالا یا خدمات انتخاب می‌کنید، توافق نامه‌ای را در قرارداد منعقد می‌کند که تضمین می‌کند تا خدمات را با استاندارد یا کیفیت خاصی به شما ارائه دهد. این توافق نامه معمولا بین مشتری و ارايه‌دهنده سرویس وجود دارد اما می‌تواند بین دو کسب‌وکار نیز باشد و به عنوان یک قرارداد و ضمانت‌نامه بین دو طرف عمل ‌کند.

۵. BYOD

BYOD یا “دستگاه خود را بیاورید” سیاستی است که به کارمندان اجازه می‌دهد دستگاه خود را به محل کار بیاورند. اگرچه ممکن است مواردی مانند نگرانی‌های امنیتی، به خطر افتادن داده‌ها، کاهش بهره‌وری و غیره ایجاد شود، اما ارتباطات یکپارچه به شما امکان می‌دهد آن‌ها را به‌راحتی حل کنید.

با استفاده از شماره‌گیری مستقیم داخلی (DID)، تماس با شماره شخصی کارمند به شماره تلفن انتخابی شما هدایت می‌شود. در صورت تماس خروجی، شماره داخلی کارمند به تماس‌گیرنده نمایش داده می‌شود.

۶. QoS (کیفیت خدمات)

کیفیت خدمات اصطلاحی رایج در بین صنایع است. در اینجا، این اصطلاح به فناوری اشاره می‌کند که اعتبار و قابلیت اعتماد کاربران را برای اجرای روان ترافیک UCaaS از طریق شبکه تضمین می‌کند. این ترکیب از فناوری‌ها اطمینان می‌دهد که استفاده از پهنای باند به درستی مدیریت شده و داده‌ها از طریق شبکه اینترنت به طور موثر عبور می‌کنند.

هدف اصلی فناوری QoS محافظت از داده‌ها در لحظه با بالاترین اولویت است. طبقه بندی و صف دو ابزار رایج QoS هستند.

۷. DID (شماره‌گیری مستقیم به داخلی)

شماره DID یا “شماره گیری مستقیم داخلی” سرویسی است که همراه با سیستم تلفن ابری ارائه می‌شود و توسط شرکت‌های مخابراتی ارائه می‌شود. با شماره DID، تماس گیرندگان به جای قرار گرفتن در صف، مستقیماً به داخلی موردنظر خود متصل می‌شوند.

اساسا، عملکرد شماره DID هدایت تماس‌های ورودی به خطوط تجاری است. شرکت‌ها به طور معمول از شماره DID برای شناسایی تماس‌گیرنده در تماس‌های خروجی استفاده می‌کنند. با استفاده از این سرویس، هر تعداد تماس بین خطوط مختلف تجاری توزیع می‌شود. بنابراین، وقتی مشتری با یک شماره DID تماس می‌گیرد، تمام دستگاه‌های متصل به آن شماره زنگ می‌خورند.

۸. پردازش ابری

محاسبات ابری اصطلاحی است که برای ارائه خدمات از طریق اینترنت استفاده می‌شود. از سرورها گرفته تا ذخیره و پایگاه داده، همه چیز به صورت آنلاین مدیریت می‌شود. این روش یک بستر انعطاف‌پذیر و قابل اعتماد برای فعالیت‌های یک سازمان است.

از آنجا که همه چیز مجازی است، شما فقط باید هزینه خدمات مورد استفاده را پرداخت کنید و در نتیجه هزینه‌ها را به میزان قابل‌توجهی کاهش دهید. محاسبات ابری باعث شده است که عملیات تجاری کارآمد باشد و مقیاس‌پذیری کسب‌وکار را تضمین می‌کند.

۹. سافت‌فون (Softphone)

تلفن نرم‌افزاری دقیقاً مانند تلفن‌های رومیزی، اما از طریق سیستم کامپیوتری کار می‌کند. با ویژگی‌هایی مانند صفحه شماره‌گیری، بی صدا کردن، انتقال تماس و غیره ، تلفن نرم افزاری مشابه تلفن سنتی عمل می‌کند. با این تلفن می‌توانید از طریق درگاه UCaaS تماس بگیرید. همچنین برخلاف سیستم‌های تلفن سنتی که به سخت‌افزار و یک سری خط تلفن نیاز دارند، به مشاغل کمک می‌کند تا هزینه مکالمه خود را کاهش دهند. تلفن‌های نرم‌افزاری همچنین امکان مانیتورینگ و ضبط تماس‌ها را نیز فراهم می‌کنند.

۱۰. پیام‌رسانی یکپارچه (UM)

پیام‌رسانی یکپارچه مجموعه‌ای از تمام سرویس‌های ارتباطی از جمله صندوق پستی صوتی، پیام تصویری، پیام کوتاه و غیره است. این ویژگی به کاربر امکان می‌دهد تا پیام‌ها را از طریق هر دستگاهی ارسال کند و محدودیت یک سیستم را از بین ببرد.

UM اغلب صندوق ورودی یکپارچه نامیده می‌شود زیرا همه ایمیل‌ها، فکس‌ها، پیامک‌ها و پیام‌های صوتی توسط یک ایمیل واحد دریافت و مدیریت می‌شوند. این ویژگی، کار نمایندگان مرکز تماس را ساده می‌کند زیرا آن‎ها نیازی به بررسی جداگانه هر بستر برای پیام ندارند و همه پیام‌ها را می‌توان به صورت جمعی در یک بستر واحد مشاهده کرد و به آن‌ها پاسخ داد.

نکسفون با ارائه راهکار پرو، خدمات ابری یکپارچه را برای کسب‌وکارها فراهم آورده است. سیستم تلفن ابری نکسفون به شما این امکان را می‌دهد تا تماس‌های سازمانی خود را بر روی هر دستگاه متصل به اینترنت مدیریت کنید. همچنین به دلیل مقیاس‌پذیری بالا، می‌توانید متناسب با تعداد کارمندان خود داخلی تخصیص دهید و بدون نیاز به خرید تجهیزات و سرور از امکانات متعدد یک سرویس ابری یکپارچه مانند فکس آنلاین، چت درون‌سازمانی، تلفن گویا (IVR)، صف تماس، صندوق صوتی و … بهره‌مند شوید.

برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

قابلیت مسیریابی تماس‌ چگونه به حرفه‌ای تر شدن کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کند؟

داشتن یک تجارت کوچک و رقابت با شرکت‌های بزرگ کمی دلهره‌آور است، چرا که شرکت‌های بزرگ دارای منابع، کارکنان، محبوبیت برند زیاد و صدها مزیت دیگر هستند. مشتریان به کسب‌وکارهای بزرگ زودتر اعتماد می‌کنند و حتی در بسیاری از مواقع حاضرند هزینه بیشتری را پرداخت کنند و از شرکت‌های بزرگ‌تر و سرشناس سرویس بگیرند. مساله مهم این است که چگونه کسب‌وکار شما بزرگ‌تر و حرفه‌ای به نظر برسد تا مشتریان بیشتری به شما اعتماد کنند. یک راهکار ساده برای حرفه‌ای‌تر به نظر رسیدن، استفاده از سیستم تلفن VoIP و امکانات متعدد آن است. یکی از امکانات این سیستم، مسیریابی تماس‌ (call routing) است که مدیریت و پاسخگویی تماس‌ها را بهبود بخشیده و ظاهری حرفه‌ای به کسب‌وکار شما می‌بخشد. اما سیستم مسیریابی تماس‌ها چگونه به حرفه‌ای‌تر شدن کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کند؟

در این مقاله به بررسی‌های ویژگی‌های متعدد مسیریابی تماس‌ در سیستم تلفن VoIP می‌پردازیم و تاثیر آن‌ها بر کسب‌وکارهای کوچک را بررسی می‌کنیم.

شماره تلفن مجازی با قابلیت مسیریابی تماس

یکی از مهم‌ترین نیازهای هر کسب‌وکاری، مجهز شدن به سیستم تلفن مجازی است. منظور از تلفن مجازی سیستم تلفن VoIP مبتنی بر ابر است که امکانات متعددی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌آورد. مهم‌ترین مزیت سیستم‌های تلفنی مجازی این است که شما بدون نیاز به خطوط تلفن‌ بیشتر یا نصب سیم و خرید تجهیزات و سرور، شماره تلفن سازمانی دریافت می‌کنید. این بدان معناست که مسئولیت نگهداری و به‌روزرسانی سیستم بر عهده ارائه‌دهنده سرویس است و به شما این امکان را می دهد تا بدون دغدغه تمام تمرکزتان را بر روی تجارت خود قرار دهید.

قابلیت پاسخگویی خودکار تماس‌ها

قابلیت پاسخگویی خودکار، مسیریابی تماس‌های سازمانی شما را بهبود می‌بخشد. پاسخگوی خودکار صدای ضبط شده‌ای است که وقتی با یک سازمان تماس می‌گیرید، می‌شنوید. این شامل یک منوی صوتی قابل تنظیم است (به عنوان مثال، برای اتصال به واحد پشتیبانی شماره 1 را فشار دهید و …) که تماس‌ها را به واحد مربوطه هدایت می‌کند و زمان انتظار تماس را کاهش می‌دهد.

این قابلیت به کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها این امکان را می‌دهد تا سیستم پاسخگویی خودکار را جایگزین اپراتور و منشی سازمان کنند و علاوه بر تسریع در روند پاسخگویی به تماس‌ها، شکلی حرفه‌ای به کسب‌وکار خود ببخشند.

پخش موسیقی در حالت انتظار

یکی دیگر از ویژگی‌های سیستم تلفنی که به روند پاسخگویی کسب‌وکارها کمک می‌کند، موسیقی در حالت تعلیق (Hold) است. موسیقی انتظار یک روش ساده و در عین حال دلپذیر برای پشت خط نگه داشتن مشتریان برای چند دقیقه است تا زمانی‌که یکی از کارمندان به تماس پاسخ دهد.  

پخش یک موسیقی به جای بوق‌ اشغال، باعث می‌شود تا تماس گیرنده مدت بیشتری را منتظر بماند. این ویژگی همچنین ظاهری حرفه‌ای به کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها می‌بخشد.

افزودن شماره داخلی به تعداد نامحدود

با استفاده از سیستم تلفن VoIP تعداد خطوط تلفن مهم نیست و می‌توانید بدون پرداخت هزینه اضافه، به تعداد کارمندان خود داخلی اضافه کنید و با تعریف آن در منوی خودکار، تماس گیرنده را به داخلی‌های مربوطه هدایت کنید. این بدان معناست که تماس‌های سازمانی شما از دست نخواهد رفت و تماس‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن به واحد مربوطه ارتباط داده می‌شوند. ارائه گزینه‌های متعدد در منوی خودکار برای پاسخگویی به تماس مشتریان، شرکت شما را سازمان‌یافته و بزرگ‌تر نشان می‌دهد.

مسیریابی تماس (call routing) در ساعات غیرکاری

بسیاری از مشاغل کوچک ممکن است زیرساخت‌های لازم برای رسیدگی به تماس‌هایی که پس از ساعات کاری دریافت می‌کنند را نداشته باشند. با استفاده از سیستم مسیریابی تماس تلفن‌های ابری می‌توانید بین ساعات کاری و غیر کاری تمایز قائل شوید و قوانین متفاوتی را برای مسیریابی تماس (call routing) برای هر  شیفت تنظیم کنید تا تماس‌های خارج از ساعات کاری از دست نرود.

به عنوان مثال در شب، می‌توانید تماس‌های سازمان را مستقیما به صندوق پستی صوتی و یا کارمندان شیفت شب خود هدایت کنید و یا فقط با پیامی از پیش ضبط شده اطلاعات مفید مانند ساعت کار، آدرس و غیره را به مشتری اعلام کنید.

لیست مشتریان VIP

لیست مشتریان VIP به شما کمک می‌کند تا تماس‌های مشتریان مهم خود را بدون در نظر گرفتن تاریخ و زمان تماس، دریافت کرده و به آن‌ها پاسخ دهید.  این امکان به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا مشتریان وفادار خود را حفظ کنید و به واسطه آن‌ها به مشتریان بزرگ‌تر و بیشتری دست یابید.

تلفن ثابت سازمانی نکسفون پرو، تمام امکانات مورد نیاز کسب‌وکارها را بدون نیاز به صرف هزینه اضافه به مشترکین خود ارائه می‌نماید. با نکسفون می‌توانید به تعداد موردنیاز خود داخلی تخصیص داده و با تنظیم آن‌ها بر روی آی‌پی فون، تلفن همراه و یا کامپیوتر شخصی، به تماس‌های سازمانی در هر زمان و هر مکان پاسخ دهید.

همچنین به دلیل ابری بودن این سرویس، به خرید سرور و تجهیزات و استخدام نیروی متخصص نیازی ندارید و می‌توانید علاوه بر تمرکز بر روی اهداف خود، هزینه‌های سازمانی را نیز به میزان قابل توجهی کاهش دهید.

برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

چه تفاوتی میان Call Forwarding و Call Transfer وجود دارد؟

یکی از مهم‌ترین چالش‌های پیش روی هر کسب‌وکاری، راه‌اندازی یک مرکز تماس کارآمد و پیشرفته است تا بتواند پاسخگوی مشتریان باشد. ارائه‌دهندگان سرویس تلفن سازمانی با ارائه امکانات متعددی مانند صف تماس، سیستم پاسخگویی خودکار (IVR)، مسیریابی تماس‌ها، سیستم گزارش‌گیری، ارسال تماس (Call Forwarding)، انتقال تماس (Call Transfer) و … در تلاشند تا مدیریت تماس‌ها را تسهیل بخشند و هیچ تماسی از دست نرود.

با وجود اینکه ارسال تماس و انتقال تماس شبیه به هم به‌ نظر می‌رسند، اما متفاوت بوده و هر کدام برای اهداف خاصی طراحی شده‌اند. در این مقاله به بررسی تفاوت میان Call Forwarding و Call Transfer می‌پردازیم.

انتقال تماس (Call Transfer) به چه معناست؟

انتقال تماس زمانی اتفاق می‌افتد که تماس‌گیرنده ابتدا با یک نماینده صحبت می‌کند و پس از آن به نماینده دیگری هدایت می‌شود. به‌عبارت دیگر، نماینده اول تماس را به نماینده دیگر انتقال می‌دهد.

سیستم انتقال تماس برای یک کسب‌وکار در مواقعی کارآمد است که یک مشتری با شماره سازمانی آن کسب‌و‌کار تماس می‌گیرد تا درخواست خود را مطرح کند. پس از صحبت با مشتری، این تماس از یک نماینده به واحد مربوطه منتقل می‌شود. این سیستم‌ انتقال تماس، روشی ساده و بدون دردسر را برای مدیریت تماس‌ها و راهنمایی درست مشتریان فراهم می‌آورد.

انواع انتقال تماس (Call Transfer)

قابلیت انتقال تماس را می‌توان به دو دسته تقسیم کرد:

۱. انتقال گرم:

وقتی مشتری در مورد موضوعی تماس می‌گیرد که نماینده A نمی‌تواند آن را حل کند، نماینده A می‌تواند مشتری را در حالت Hold قرار دهد و با واحد مرتبط تماس بگیرد. هنگامی که نماینده A نماینده واحد مربوطه را در مورد نگرانی‌های خاص مشتری مطلع کرد، تماس را به آن نماینده منتقل می‌کند.

با انتقال گرم مشتری دیگر نیازی به بیان مجدد مشکل خود ندارد و مشکل او به‌طور کامل توسط واحد مربوطه برطرف می‌گردد.

۲. انتقال سرد:

انتقال تماس سرد شامل انتقال مستقیم تماس به نماینده یا بخش مربوطه است بدون اینکه ابتدا سخنی با نماینده مورد‌نظر داشته باشید. وقتی حجم تماس‌های دریافتی افزایش یابد، انتقال سرد بسیار کارآمد است.

در این نوع انتقال تماس، مشتری ابتدا مساله خود را بیان می‌کند و اپراتور او را به واحد مربوطه هدایت می‌کند، اما پیش از انتقال تماس با نماینده واحد مربوطه صحبت نمی‌کند. در نتیجه مشتری لازم است مجددا درخواست و مشکل خود را مطرح کند.

ارسال تماس (Call Forwarding)  به چه معناست؟

ارسال تماس قابلیتی است که به گیرنده اجازه می‌دهد تا بدون اینکه مکالمه‌ای رخ دهد تماس را به شماره دیگری هدایت کند. کسب‌وکارها با بهره‌مندی از این قابلیت می‌توانند تماس‌های سازمانی خود را به واحدهای مربوطه هدایت کنند و هیچ تماسی را از دست ندهند. این قابلیت امکان ارسال تماس‌ها به داخلی‌های مشخص در ساعات غیرکاری و روزهای تعطیل را نیز را فراهم آورده است. دستگاه شما چه تلفن ثابت، چه تلفن همراه و چه IP Phone باشد، می‌توانید با شماره سازمانی خود، در هر نقطه از کشور و در هر زمان تماس بگیرید و بدون محدودیت مکانی، حتی بعد از ساعت کاری به تماس‌ها پاسخ دهید.

با استفاده از قابلیت Call Forwarding در سیستم تلفن VoIP نکسفون، می‌توانید برای هر یک از کارمندان خود داخلی تعریف کرده و با توجه به شیفت و روزهای کاری، تماس‌های سازمانی را به داخلی‌های متعدد ارسال کنید.

چه زمانی از قابلیت ارسال تماس (Call Forwarding) استفاده می‌شود؟

ویژگی انتقال تماس هم برای کسب‌و‌کارها و هم مشتریان بسیار کارآمد است. افراد می‌توانند از این امکانات برای ارسال تماس به شماره جایگزین یا شماره‌های در دسترس استفاده کنند.

کسب‌وکارها به دلایل زیادی از قابلیت ارسال تماس (Call Forwarding) استفاده می‌کنند:

• این ویژگی به کسب‌و‌کارها این امکان را می‌دهد تا پیش از پاسخ، تماس‌ها را به یک سری شماره از پیش مشخص شده ارسال کنند.
• ارسال تماس همچنین به حفظ یک سرشماره واحد به عنوان شماره تماس اصلی کسب‌وکار کمک می‌کند. یک کسب‌وکار ممکن است روزانه صدها تماس با این شماره داشته باشد و با استفاده از این قابلیت همه این تماس‌ها به یک یا چند مرکز تماس ارسال می‌شوند.
• این قابلیت پاسخگویی به تمام تماس‌ها را تضمین می‌کند و در صورت شلوغ بودن خطوط تلفن یا در دسترس نبودن نمایندگان، هیچ تماسی بدون پاسخ نمی‌ماند. این قابلیت برای کسب‌وکارها بسیار مفید است چرا که درخواست‌های مشتریان بلافاصله برطرف می‌شوند و هیچ تماس مهمی بدون پاسخ نمی‌ماند.

انواع انتقال تماس (Call Forwarding)

کسب‌وکارها می‌توانند به روش‌های مختلفی تماس‌های سازمانی خود را هدایت کنند:

۱. تماس‌ را به نماینده موجود هدایت می‌کند:

این سیستم بررسی می‌کند که نمایندگان تاکنون هرکدام به چند تماس پاسخ داده‌اند و تماس‌های دریافتی را به‌طور مساوی توزیع می‌کند. این روش توزیع عادلانه را تضمین می‌کند.

۲. تماس را به تمام اعضای یک تیم ارسال می‌کند:

با استفاده از این قابلیت، تلفن‌های تمام اعضای گروه زنگ می‌خورد و تا زمانی که یکی از افراد به تماس پاسخ ندهد قطع نخواهد شد.

هر دو قابلیت انتقال تماس  (Call Transfer) و ارسال تماس (Call Forwarding)، برای اطمینان از تجربه عالی مشتری بسیار مهم هستند. علیرغم تفاوت‌های ذاتی آن‌ها، هر دو قابلیت به بهبود عملکرد کسب‌وکارها در پاسخگویی به مشتریان و از دست‌ ندادن تماس‌ها کمک بسزایی می‌کنند.

نکسفون با ارائه سیستم تلفن ثابت سازمانی بر بستر اینترنت (VoIP)، نیاز ارتباطی کسب‌وکارها را برطرف نموده است و کلیه امکانات مورد نیاز مانند فکس آنلاین، Call Forwarding، تلفن گویا، صف تماس، صندوق صوتی، کنفرانس گروهی و … را فراهم آورده است.

برای کسب اطلاعات بیشتر از راهکارهای تلفن سازمانی نکسفون، فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

نرم‌افزارهای موردنیاز مرکز تماس (Call Center) کدام است؟

سازمان‌ها در سراسر جهان همواره در تلاشند تا با استفاده از نرم‌افزارها و امکانات مدرن، فرآیند پاسخگویی به مشتریان و نمایندگان خود را تسهیل نموده و عملکرد کارمندان واحد مرکز تماس را بهبود بخشند. تغییر در روند کار شرکت‌ها و دیجیتالی شدن بسیاری از خدمات، به صرفه‌جویی در وقت و هزینه سازمان کمک کرده است.

این یک واقعیت است که برای اطمینان از عملکرد کارآمد کارکنان یک سازمان، بهره‌مندی از بهترین و به‌روزترین امکانات و تجهیزات امری ضروری است. این تجهیزات و ابزارها با استفاده از هوش مصنوعی، فرآیند پاسخگویی به مشتریان را با دسترسی بالا تسهیل نموده است و بخش وقت‌گیر کار توسط ربات دستگاه اداره می‌شود تا تعامل با مشتری بدون وقفه انجام شود.

در این مقاله به بررسی نرم‌افزارهای موردنیاز مرکز تماس موفق می‌پردازیم.

استفاده از نرم‌افزارهای کارآمد و ابزارهای مسیریابی، مشکلات و خرابی‌های رایج در مراکز تماس را برطرف می‌کنند. چنین تحولات بدیعی در فناوری، مکالمات مشتری و اپراتورها را بسیار آرام و تعاملی کرده است زیرا اطلاعات مشتری و سابقه مکالمات در دسترس است و کارمندان مرکز تماس با دسترسی به این اطلاعات، فرآیند پاسخگویی به مشتریان را بهتر از گذشته انجام می‌دهند. مسیریابی تماس‌ها، تلفن گویا (IVR) و بسیاری از ابزارهای کارآمد دیگر، نقش یک اپراتور را بازی می‌کنند و روند مدیریت تماس‌ها را تسهیل می‌کند.

امکانات و نرم‌افزارهای موردنیاز مرکز تماس

رسیدگی به تعداد زیادی از تماس‌های مشتری و اطمینان از ارائه خدمات به بهترین نحو، برای مراکز تماس دشوار است. با استفاده از ابزارها و امکانات متعدد، می‌توان عملکرد مرکز تماس را بهبود بخشید.

تلفن گویا (IVR)

تلفن گویا (IVR) یک سیستم پاسخگویی خودکار است که در ابتدای تماس مشتریان با آن‌ها تعامل دارد و با استفاده از فهرست گویا و صفحه کلید، مشتریان را به واحدهای مختلف ارتباط می‌دهد.

سیستم IVR راهکاری مناسب برای کسب‌وکارهایی است که تعداد تماس‌های ورودی آن‌ها زیاد است. این سیستم نیاز به یک اپراتور برای پاسخ به تماس‌های دریافتی و وصل کردن تماس‌ها به بخش مربوطه را از بین برده است. با استفاده از این سیستم، مشتریان شناسایی می‌شوند و بر اساس خدماتی که نیاز دارند، در صف انتظار تیم مربوطه قرار خواهند گرفت.

ضبط تماس‌ها

امکان ضبط تماس‌ها یکی از نیازهای هر کسب‌وکاری است و با استفاده از آن می‌توان عملکرد کارمندان را بررسی نمود و در صورت بروز هرگونه مشکل، به تاریخچه و آرشیو تماس‌ها دسترسی داشت.

همچنین، ضبط مکالمات تلفنی برای آموزش کارمندان جدید یا افرادی که نیاز به پیشرفت دارند مفید است. این روش می‌تواند عملکرد کلی مرکز تماس را افزایش دهد و رضایت مشتریان را تضمین کند.

ادغام با سیستم CRM

برای عملکرد روان و سریع یک نرم‌افزار مرکز تماس، باید کلیه ابزارها هماهنگ با یکدیگر کار کنند. با انتخاب بهترین ارائه‌دهنده خدمات، یک سازمان می‌تواند به سرعت ابزارهای خود را با نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری موجود ادغام کند. از آنجا که CRM به ساده‌سازی ارتباطات تجاری کمک می‌کند، ادغام نرم‌افزارها با سیستم CRM به انجام سریع‌تر عملیات و رسیدگی سریع به تماس‌ها منجر می‌شود.

کنفرانس صوتی

یکی دیگر از نرم‌افزارهای موردنیاز مرکز تماس، ایجاد کنفرانس صوتی است. هدف اصلی این ویژگی، انتقال یکپارچه درخواست مشتری به نمایندگی متفاوت به بهترین نحو است. برخی مواقع در یک تماس ممکن است  به بیش از یک نماینده نیاز باشد. با استفاده از این قابلیت می‌توانید در حین مکالمه، کارمندان دیگر را نیز به مکالمه اضافه کنید.

امکان برقراری ارتباط بین مشتری و نماینده مناسب منجر به حل‌و‌فصل سریع و در نتیجه ایجاد یک نام تجاری مثبت در بازار می‌شود.

فضای ذخیره‌سازی نامحدود

یک سازمان می‌تواند روزانه تعداد زیادی تماس‌ ورودی و خروجی داشته باشد. در نتیچه علاوه بر مدیریت درست و سریع تماس‌ها، امکان ذخیره‌سازی اطلاعات تماس‌گیرنده و همچنین دسترسی به این اطلاعات توسط سایر کارمندان لازم است.

ذخیره امن داده‌ها و دسترسی به آن‌ها در یک لحظه، همان چیزی است که می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان‌ها کمک کند. داشتن یک فضای ذخیره‌سازی نامحدود، روند ذخیره‌سازی داده‌ها را تسهیل می‌کند و دسترسی آسان و سریع به اطلاعات را به ویژه در موارد اضطراری امکان‌پذیر می‌کند.

تلفن ثابت سازمانی (VoIP) نکسفون مبتنی بر ابر بوده و با بهره‌مندی از تکنولوژی Hosted-PBX دسترسی مراکز تماس به تمامی امکانات ارتباطی موردنیاز را امکان‌پذیر می‌کند. این سیستم علاوه بر امکان برقراری تماس صوتی با کیفیت HD بر بستر اینترنت، امکاناتی نظیر تلفن گویا، صف تماس، کنفرانس صوتی، تلفن گویا، فضای ذخیره‌سازی نامحدود، چت سازمانی، فکس آنلاین و … را نیز برای کسب‌وکارها فراهم آورده است.

راهکار نکسفون پرو، مناسب‌ترین انتخاب برای کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌هایی است که می‌خواهند بدون صرف هزینه‌ برای خرید، نگهداری و بروزرسانی سرور و تجهیزات سرویس VoIP، از تمامی امکانات این سرویس بر بستر ابر بهره‌مند شوند.

برای کسب اطلاعات بیشتر، فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

تلفن VoIP برای مشاورین املاک و آژانس‌ها چه مزایایی دارد؟

در صنعت املاک، مشاورین همواره در تلاشند تا با ارائه مزایای رقابتی، مشتریان بیشتری را جذب کنند. در چنین بازار رقابتی که هر مشاور املاک سعی به ارائه ملک خود به مشتری دارد، ارتباط مناسب و مداوم بسیار مهم است. از آنجایی‌که برای اکثر مردم، خرید یا فروش ملک یک تصمیم مهم است، آن‌ها تمایل دارند سوالات زیادی را مطرح کنند و تمام شک و تردیدهای خود را برطرف کنند. اما برای برقراری و حفظ چنین ارتباطی دقیقاً چه باید کرد؟ مردم چگونه می‌توانند در هر زمانی که می‌خواهند با مشاورین املاک ارتباط برقرار کنند؟

سیستم تلفنی سنتی موانع بسیاری را برای این ارتباط بی‌وقفه به وجود می‌آورد. این سیستم‌های تلفنی قادر به دریافت حجم بالای تماس همزمان و دسترسی از هر مکان نیستند و سیستم‌های خودکار نیز برای آن‌ها قابل اجرا نیست. یک راه‌حل عالی برای صنعت املاک مجهز شدن به سیستم تلفن VoIP است.

سیستم تلفن VoIP برای مشاورین املاک مزایا و امکانات متعددی را ارائه می‌دهد که نمایندگان املاک را قادر می‌سازد تا ملک خود را به صورت کارآمد بازاریابی و تبلیغ کنند. قبل از پرداختن به این موضوع که یک سیستم تلفن VoIP چگونه روند کاری نمایندگان املاک را آسان‌تر می‌کند، ببینیم بازاریابی املاک و اهداف آن چیست.

بازاریابی املاک چیست؟

بازاریابی املاک و مستغلات، مانند هر بازاریابی محصول یا خدمات دیگر، هدف فروش ملک به مشتریان علاقه‌مند را دارد. هدف از این‌کار تبلیغات و برقراری ارتباط با مخاطب هدف است تا به آن‌ها در یافتن املاک موردنظرشان کمک کند. با این حال، این فقط به تماس‌های تلفنی محدود نمی‌شود.

با وجود شبکه‌‌های اجتماعی و بازاریابی دیجیتال، بازاریابی املاک نیز در کلیه کانال‌های دیجیتال در حال فعالیت است. نمایندگان املاک و مستغلات در حال ساخت وب‌سایت های خود هستند، محتوای ویدئویی و تصویری تولید می‌کنند، حساب‌های اجتماعی را مدیریت می‌کنند، مردم را برای رویدادها دعوت می‌کنند و غیره. روند پیشرفت صنعت املاک سرعت گرفته است و اکنون با تمام فناوری‌های جدید به بازار عرضه می‌شود. در چنین رقابت شدیدی، این استراتژی‌های بازاریابی به سیستمی نیاز دارند که بتواند تلاش‌ها را برای اطمینان از کارکرد این کمپین‌ها ردیابی و تجزیه و تحلیل کند.

سیستم تلفن VoIP چگونه به نمایندگان املاک و بازاریابی کمک می‌کند؟

سیستم VoIP ابری یک سیستم تلفنی است که از اینترنت برای انتقال تماس‌ها استفاده می‌کند. این یک سیستم مجازی بر بستر ابر است و نیازی به تنظیم تجهیزات فیزیکی یا حتی سیم کارت نیست.

تلفن VoIP برای مشاورین املاک به مشاورین کمک می کند تا در هر مکانی که هستند به تماس‌های خود پاسخ دهند و هرگز تماسی را از دست ندهند. سیستم VoIP همچنین با دارا بودن قابلیت‌هایی مانند پاسخگوی خودکار (IVR)، صندوق صوتی و … تماس‌های مشتری را به بهترین نحو مدیریت می‌کند و هیچ تماسی را از دست نخواهید داد. با استفاده از سیستم ویپ همچنین می‌توانید مخاطبان خاصی را هدف قرار داده و تبلیغات شخصی‌سازی شده به آن‌ها ارائه دهید.

همه این‌ها تنها با یک دستگاه هوشمند مانند تلفن همراه یا کامپیوتر و یک اتصال اینترنتی پایدار در هر زمان و هر مکانی امکان‌پذیر است.

چرا تلفن VoIP راهکار ارتباطی مناسب برای مشاورین املاک است؟

هر تماس با یک مشاور املاک بسیار ارزشمند است و داشتن سیستمی که به آن‌ها کمک کند تا تماس‌های مشتریان را مدیریت کنند، به پیشرفت آن کسب‌وکار می‌انجامد. تلفن VoIP برای مشاورین املاک، به مشاورین در بهبود روند پاسخگویی به مشتریان کمک می‌کند. در ادامه به معرفی برخی از این ویژگی‌ها می‌پردازیم:

سیستم تلفن گویا (IVR): در طول روز افراد زیادی ممکن است با یک مشاور املاک تماس بگیرند و بخواهند با بخش‌های متعدد آن سازمان صحبت کنند. سیستم تلفن گویا روند پاسخگویی به تماس‌گیرندگان را تسریع می‌بخشد و مشتریان با استفاده از صفحه کلید، واحد مربوطه را از فهرست گویا انتخاب می‌کنند و مستقیما به اپراتور مربوطه متصل می‌شوند. در نتیجه زمان انتظار مشتریان و همچنین روند انتقال تماس در واحدهای مختلف کاهش می‌یابد.

موسیقی در حالت انتظار (On Hold): سیستم‌های VoIP به دلیل ماهیت ابری که دارند، تماس‌های شما را در هر زمان و هر مکان، در صورت عدم حضور در محل کار، به تلفن همراه یا کامپیوتر شخصی شما اتصال می‌دهند. در نتیجه ممکن است مواقعی پیش بیاید که به کاری مشغول باشید و برای پاسخگویی به تماس به زمان نیاز داشته باشید. یک سیستم تلفن VoIP دارای ویژگی موسیقی در حالت انتظار است که می‌تواند اطمینان حاصل کند که مشتریان شما حداقل در زمان انتظار برای پاسخ شما، به‌جای شنیدن صدای بوق، موسیقی آرامی را می‌شنوند.

انعطاف‌پذیری و دسترسی بالا: سیستم تلفن VoIP مبتنی بر Hosted-PBX، ماهیتی ابری دارد و در نتیجه بدون نیاز به تجهیزات و سرور از هر دستگاه متصل به اینترنت در دسترس است. دسترسی بدون محدودیت جغرافیایی، به شما کمک می‌کند تا هیچ تماسی را از دست ندهید و بدون نیاز به حضور در محل کار، به مشتریان خود پاسخ دهید.

همچنین به دلیل انعطاف‌پذیری بالای این سیستم ابری، امکان افزودن شماره داخلی برای هر یک از کارکنان وجود دارد و داخلی‌ها به‌آسانی بر روی تلفن همراه تعریف می‌شوند.

کاهش قابل‌توجه هزینه‌ها: تعرفه تماس سیستم تلفن VoIP در مقایسه با تعرفه روش‌های سنتی بسیار کم‌تر است و از آن‌جایی که مشاورین املاک در طول روز تماس‌های خروجی بسیاری دارند، استفاده از سیستم تلفن VoIP می‌تواند هزینه‌های ارتباطی را کاهش دهد.

همچنین در صورتی‌که استفاده از سیستم تلفن ابری، هزینه‌های خرید، نگهداری و به‌روزرسانی تجهیزات نیز حذف می‌شود و هزینه‌های سازمان به میزان چشمگیری کاهش می‌یابد.

مدیریت و به‌روزرسانی آسان:

سیستم تلفن ویپ به آسانی و از طریق هر دستگاه هوشمند متصل به اینترنت در دسترس است. همچنین مدیریت تماس‌ها و مشاهده ریزمکالمات به‌آسانی از طریق پنل مدیریت انجام می‌شود. این ریزمکالمات و گزارش تماس‌ها به بررسی عملکرد کمپین‌های بازاریابی و عملکرد فردی هر یک از کارکنان کمک‌ می‌کند.

بروزرسانی سیستم نیز به صورت لحظه‌ای و بدون نیاز به تجهیزات و هزینه اضافه قابل انجام است.

سیستم تلفن ثابت سازمانی (VoIP) نکسفون، کلیه ویژگی‌ها و امکانات موردنیاز یک کسب‌وکار را فراهم آورده است تا به سازمان‌ها در بهبود روند پاسخگویی به مشتریان و در نتیجه پیشرفت آن سازمان کمک کند.

برای کسب اطلاعات بیشتر، فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.