چگونه می‌توان از سیستم VoIP برای بهبود استراتژی بازاریابی استفاده کرد؟

محبوبیت تکنولوژی VoIP به‌سرعت در حال افزایش است و کسب‌وکارهای زیادی به این تکنولوژی روی آورده‌اند. در سال‌‌های اخیر، فروش سیستم‌های VoIP رشد بسیاری داشته است و به یک سیستم ارتباطی پایدار و جایگزینی مناسب برای سیستم‌های تلفنی سنتی تبدیل شده است. سیستم VoIP با مزایای تجاری که دارد، می‌تواند به بهبود استراتژی بازاریابی نیز کمک کند. در این مقاله به بررسی مزایای تجاری سیستم VoIP و چگونگی بهبود استراتژی بازاریابی با استفاده از این سیستم می‌پردازیم.

مزایای تجاری استفاده از سیستم VoIP

شرکت‌های بسیاری در سراسر جهان سیستم ویپ را به عنوان روش برقراری ارتباط با مشتریان خود انتخاب می‌کنند. VoIP در مقایسه با خطوط مخابرات سریع و آسان نصب می‌شود و گزینه‌ای ارزان و آسان برای کسب‌وکارها به‌شمار می‌رود. VoIP همچنین به دلیل مقیاس‌پذیری بالا، برای شرکت‌هایی که همواره در حال تغییر هستند، مناسب بوده و به‌ راحتی قابل تنظیم و سفارشی‌سازی است که می‌تواند موجب صرفه‌جویی در هزینه‌های هنگفت شود. مقیاس‌پذیری سیستم VoIP به این معنی است که می‌توانید تغییرات خود را فورا در سیستم ایجاد کنید، چرا که VoIP به زیرساخت‌های فیزیکی یا سیم وابسته نیست.

سیستم VoIP چگونه می‌تواند مولفه‌های بازاریابی سازمان شما را ارتقا بخشد؟

سیستم VoIP مزایای بسیاری دارد، اما دقیقا چگونه می‌توان از سیستم تلفن VoIP برای بهبود استراتژی بازاریابی استفاده کرد؟ در ادامه مزایا و امکانات VoIP برای ایجاد استراتژی‌های بهتر و موثرتر بازاریابی آورده شده است.

1. افزایش رضایت مشتریان

یک تکنولوژی مفید، زندگی مردم را آسان‌تر می‌کند. سیستم VoIP با ارائه قابلیت‌هایی مانند پاسخگویی خودکار (IVR) و صف تماس، رضایت مشتریان را بهبود می‌بخشد، چرا که این امکانات باعث می‌شود تا مشتریان زمان کمتری را پشت خطوط تلفن سازمان منتظر بمانند و به‌سرعت به واحد مربوطه منتقل می‌شوند و به آن‌ها پاسخ داده شود. VoIP تمام جنبه‌های رسیدگی به تماس‌ها، از جمله تماس‌های ورودی در ساعات غیرکاری را مدیریت می‌کند.

بهره‌مندی از یک سیستم VoIP کاربرپسند و کارآمد، تصویری حرفه‌ای از کسب‌وکار شما در ذهن مشتریان ایجاد می‌کند. همچنین حضور دائمی و مثبت کسب‌وکار شما در بازار رقابتی را فراهم می‌کند. داشتن یک سیستم VoIP کاملاً یکپارچه، راهکار مؤثرتری برای اطمینان از رضایت مشتری ارائه می‌دهد.

• ارائه ارتباطات یکپارچه

استفاده از سیستم VoIP به شما و کارمندان این امکان را می‌دهد تا از طریق چت سازمانی، تماس صوتی و تصویری، ایمیل، فکس آنلاین و غیره به‌صورت یکپارچه با مشتریان در تماس باشید. ارائه ارتباطات یکپارچه می‌تواند منجر به افزایش رضایت مشتری شود زیرا افراد به‌آسانی قادر به برقراری ارتباط با یکدیگر هستند.

• کاهش هزینه‌های سازمانی و دسترسی نامحدود

در شرایطی که بسیاری از کسب‌وکارها به دلایل متعدد به دورکاری و استخدام نیروهای دورکار (فریلنسر) روی آورده‌اند، استفاده از فناوری که ارتباطات را تسهیل بخشد، امری ضروری است. سیستم VoIP مبتنی بر تکنولوژی Hosted PBX به‌آسانی از طریق تلفن همراه و یا پنل تحت وب در دسترس است و در نتیجه کارمندان می‌توانند از هر مکان و با هر دستگاه متصل به اینترنت، به تماس‌های سازمانی خود دسترسی داشته باشند.

تعرفه‌های تماس سیستم تلفن ویپ در مقایسه با تلفن‌های سنتی بسیار کم‌تر است و هزینه تماس‌های داخلی و بین شعب یک سازمان، رایگان است. در سیستم تلفن VoIP مبتنی بر Hosted PBX، به دلیل ابری بودن، به تجهیزات و سرورهای گرانقیمت نیازی نیست. در نتیجه هزینه‌های سازمان به میزان چشمگیری کاهش می‌یابد.

به حداقل رساندن هزینه‌ها و افزایش دسترسی، به رشد کسب‌وکارها کمک می‌کند. VoIP به شما امکان می دهد تا در هر کجا که هستید با مشتریان و همکاران خود ارتباط برقرار کنید. تنها نیاز این سیستم، اتصال به اینترنت است.

• ارزیابی میزان موفقیت تبلیغات

یکی دیگر از ویژگی‌های بسیار مفید سیستم VoIP از نظر بازاریابی، توانایی اندازه‌گیری موفقیت در هر کمپین تبلیغاتی است.

با ایجاد شماره‌ تماس‌های مختلف برای هر کمپین‌، می‌توانید با ردیابی تعداد تماس به هر شماره، به‌راحتی تعیین کنید که کدام تبلیغات موفق‌تر بوده است و کدام‌یک از این تماس‌ها منجر به فروش شده‌اند. با در نظر گرفتن هزینه پایین سیستم VoIP و مزایای متعددی که دارد، می‌توان به ضرورت بهره‌مندی از سیستم تلفن VoIP در هر کسب‌وکاری پی برد.

• افزایش نرخ تبدیل با تعامل بیشتر

تحقیقات نشان می‌دهد که تعامل با مشتریان نرخ تبدیل به مراتب بالاتری را نسبت به یک کمپین ایمیلی ارائه می‌دهد. درک این مسئله دشوار نیست چرا که مردم تعامل با انسان را ترجیح می‌دهند. ممکن است ارسال ایمیل به هزاران گیرنده از نظر هزینه مقرون به‌صرفه به نظر برسد، اما هیچ تضمینی برای خوانده شدن تمام آن ایمیل‌ها وجود ندارد.

سیستم VoIP روشی کم هزینه‌ و بدون نیاز به تجهیزات در محل یا نصب خط را برای تماس با مشتریان در سراسر کشور ارائه می‌دهد. سیستم VoIP همچنین این امکان را به شما می‌دهد تا با استفاده از شماره تلفن‌های محلی، بازارهای خاصی را در هر نقطه کشور هدف قرار دهید. بازاریابی با برقراری ارتباط شخصی‌تر با مشتری می‌تواند به افزایش نرخ تبدیل محصولات یا خدمات شما منجر شود.

• بهبود قابلیت اطمینان خطوط تلفن

همه‌گیری اینترنت Wi-Fi و در دسترس بودن اینترنت همراه نشان می‌دهد که خطوط تلفن ثابت به سرعت در حال منسوخ شدن هستند. تا زمانی که یک اتصال اینترنتی ثابت وجود داشته باشد، VoIP نسبت به تلفن‌های ثابت که مستعد قطع اتصال ناگهانی هستند، بسیار مطمئن‌تر است. قابلیت اطمینان به معنای خدمات بهتر مشتری است و می‌تواند برای شما چه در مورد مشتریان جدید و چه مشتریان فعلی کسب‌وکارنتان سودمند باشد.

VoIP، توانایی خود را در سازگاری با چشم‌انداز و اهداف تجاری نشان داده است و روز‌به‌روز در حال پیشرفت است. مشاغل بزرگ و کوچک در حال روی آوردن به VoIP به عنوان یک سیستم ارتباطی مقرون به‌صرفه و مدرن هستند، چرا که سیستم VoIP راهکارهای موثری را برای بهبود استراتژی‌ بازاریابی ارائه می‌کند.

نکسفون با دو راهکار نکسفون پرایم و نکسفون پرو، سیستم تلفن اینترنتی ویپ را به کسب‌وکارها ارائه نموده است. نکسفون پرایم مبتنی بر فناوری سیپ ترانک (SIP Trunk)، مناسب‌ترین انتخاب برای کسب‌وکارهایی است که از پیش به تجهیزات ویپ مجهز بوده و به‌دنبال کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سیستم ارتباطی سازمان خود هستند. از طرف دیگر، نکسفون پرو مبتنی بر فناوری Hosted PBX بوده و به دلیل ابری بودن، بهترین انتخاب برای کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌هایی هست که می‌خواهند بدون صرف هزینه هنگفت‌، از تمامی خدمات و امکانات یک سیستم تلفن VoIP بهره‌مند شوند.

برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

قابلیت انتقال تماس از راه دور (Call Forwarding) چیست و چگونه کار می‌کند؟

آیا برای شما پیش آمده است که مشتریانتان برای ارتباط تلفنی با شما با مشکل روبرو شوند و یا تماس‌ها را به دلیل عدم حضور در دفترکار از دست داده باشید؟ امروزه تکنولوژی VoIP، ابزارهای مختلفی مانند سیستم‌ تلفن گویا (IVR) و نرم افزار اختصاصی مرکز تماس را برای اطمینان از پاسخگویی به مشتری توسط واحد مربوطه فراهم آورده است. اما در مواقع اضطراری مانند دوران شیوع کرونا که بسیاری از مشاغل به دورکاری روی آورده‌اند، چگونه می‌توان تماس‌های سازمانی را بدون محدودیت مکانی مدیریت کرد؟

قابلیت انتقال تماس از راه دور، که از آن با عنوان RCF یاد می‌شود، به مدیران و کارمندان این امکان را می‌دهد تا به سرعت تماس‌ها را به شماره‌های جدید ارسال کنند و به تماس مشتریان همیشه پاسخ داده شود. به یاد داشته باشید، هر تماس‎ از دست رفته می‌تواند فرصت از دست رفته کسب‌وکار شما باشد. بنابراین برای اینکه بتوانید فعالیت‌های سازمانی خود را ادامه دهید، لازم است قابلیت انتقال تماس (Call Forwarding) در تلفن‌های VoIP را بکار ببرید را بتوانید در هر زمان و هر مکان به تماس‌های سازمانی خود دسترسی داشته باشید.

انتقال تماس از راه دور چیست؟

انتقال تماس از راه دور به کسب‎‌وکارها کمک می‌کند تا به آسانی شماره تلفن سازمانی را بر روی شماره جدیدی مانند شماره تلفن همراه کارمندان تنظیم کنند تا کارمندان بتوانند از هر مکانی به تماس‌های مشتریان پاسخ دهند. این قابلیت به مشاغل کمک می‌کند تا در هر زمان و هر مکان در دسترس باشند و رضایت مشتریان را به دنبال خواهد داشت.

هنگامی که کسب‌وکار شما به یک سیستم تلفن کارآمد با قابلیت انتقال تماس مجهز شود، حتی اگر تعداد کارمندان حاضر در دفاتر شما محدود باشد، هیچ تماسی را از دست نخواهید داد چرا که در صورت عدم پاسخگویی یک اپراتور، تماس به اپراتور دیگری منتقل می‌شود.

انتقال تماس چه مزایایی برای کسب‌وکارها دارد؟

قابلیت انتقال تماس (Call Forwarding) برای کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها که ممکن است نیروی دورکار داشته باشند و همچنین کسب‌وکارهای بزرگی که در نقاط مختلف کشور دارای شعب و دفاتر هستند، بسیار کارآمد است. این امر به این دلیل است که انتقال تماس، در دسترس بودن تجارت شما را افزایش داده وعملکرد سازمان در پاسخگویی به مشتریان را بدون پرداخت هزینه اضافه برای استفاده از سخت‌افزارها و تجهیزات افزایش می‌دهد.

در ادامه به بررسی مزایای انتقال تماس برای کسب‌وکارها می‌پردازیم:

دسترسی همیشگی مشتریان

ارسال تماس، راهکاری مطمئن برای اطمینان از این است که مشتریان شما همیشه به شما دسترسی دارند. حتی وقتی کارمندان از محل کار خارج شده‌اند یا دفتر بسته است، تماس‌های ورودی به مرکز تماس یا دفتر دیگر شما ارسال می‌شود، یا تماس‌ها مستقیماً به دستگاه‌های متصل به اینترنت کارمندان مانند کامپیوتر یا تلفن همراه آن‌ها با استفاده از فناوری VoIP هدایت می‌شوند.

شما با استفاده از قابلیت انتقال تماس (Call Forwarding) در سیستم تلفن ویپ، قوانینی را برای انتقال تماس تعیین کنید. به عنوان مثال، می‌توانید تماس‌های دریافتی را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که بین ساعت‌های ۸ صبح و ۶ بعد از ظهر به دفترکار شما هدایت شوند و در هر زمان دیگری به‌طور خودکار به تلفن همراه یا سیستم کامپیوترتان در منزل منتقل شوند. شما همچنین می‌توانید بطور خودکار تماس‌های ورودی را به صندوق صوتی خود در زمان‌های معینی مانند زمان استراحت ناهار یا بعد از اتمام ساعت کاری منتقل کنید.

پاسخگویی مناسب به مشتریان

یکی دیگر از ویژگی‌های انتقال تماس در سیستم تلفن VoIP این است که مشتریان خارجی با انتخاب زبان خود، بدون نیاز به شماره‌گیری، مستقیما به اپراتور آشنا با آن زبان منتقل می‌شوند.

همچنین در صورتی‌که تماس‌گیرنده به مکالمه با واحد دیگری نیاز داشته باشد، به‌راحتی می‌توانید او را به داخلی‌های دیگری حتی در سایر دفاتر خود منتقل کنید. در تمام روند انتقال تماس از راه دور، تماس‌گیرنده نیاز به هیچ شماره‌گیری ندارد و حتی متوجه نخواهد شد که به طبقه و یا حتی شعبه دیگری منتقل شده است.

انعطاف‌پذیری بالا

ارتباطات تجاری یکی از مهم‌ترین مسائل در هر کسب‌وکاری است. سازمان‌ها با مشتریان از طریق تلفن‌های رومیزی، تلفن‌های هوشمند، پنل تحت وب در ویندوز و macOS و اپلیکیشن گوشی‌های هوشمند با مشتریان خود در ارتباط هستند. انتقال تماس از راه دور به راحتی در هر یک از این فناوری های ارتباطی، حتی در تلفن ثابت در دسترس است.

این انعطاف‌پذیری در دسترسی به تماس‌های سازمانی، به شما این فرصت را می‌دهد تا به راحتی با اتصال به اینترنت، از طریق لپ‌تاپ، تبلت و تلفن همراه در هر مکانی که هستید، به تماس‌های کاری پاسخ دهید.

عدم نیاز به سخت‌افزار جدید

امروزه بسیاری از کسب‌وکارها و به‌ویژه استارتاپ‌ها از سیستم تلفن VoIP بر بستر فناوری Hosted PBX استفاده می‌کنند. این سرویس مبتنی بر ابر بوده و به تجهیزات و سرور نیازی ندارد.

بسیاری از ارائه‌دهندگان سیستم تلفن سازمانی ابری، قابلیت تماس از راه دور را به‌صورت رایگان ارائه می‌دهند. بنابراین تمام تنظیمات موردنیاز در سمت ارائه‌دهنده خدمات وجود دارد و شما برای افزودن امکانات جدید مانند انتقال تماس نیازی به نصب سخت‌افزار جدید ندارد.

دسترسی به امکانات متعدد تماس بدون نیاز به تجهیزات و سرور، از مزیت‌های اساسی این فناوری است که علاوه بر کاهش هزینه‌های ارتباطی سازمان، ارتباط شما با مشتریان را به‌روز و آسان می‌کند.

سرویس تلفن نکسفون پرو، اولین تلفن ثابت سازمانی ابری در ایران است که امکانات متعددی را با هزینه‌ای مقرون به‌صرفه و تعرفه‌ای پایین‌تر از روش‌های سنتی، در اختیار کسب‌وکارها قرار داده است. تلفن ابری نکسفون، به تجهیزات و سرورهای گرانقیمت نیاز ندارد و با حذف محدودیت‌های جغرافیایی، بهترین انتخاب برای کسب‌وکارهایی است که دارای شعب و دفاتر در نقاط مختلف کشور هستند. از امکانات متعدد نکسفون می‌توان به صف تماس، تلفن گویا (IVR)، فکس آنلاین، انتقال تماس (Call Forwarding)، کنفرانس صوتی، تعریف روز و ساعات کاری، صندوق پستی صوتی و … اشاره کرد.

برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان، این فرم را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

سرویس تلفن ابری نکسفون چگونه به بهره‌وری کسب‌وکارها در سفرهای کاری کمک می‌کند؟

سفرهای کاری بخشی از تجارت سازمان است و افراد با توجه به نیاز سازمان ممکن است در طول سال به نقاط مختلف کشور سفر کنند. در گذشته‌های نه چندان دور، حفظ ارتباط با سازمان و مشتریان در طول سفر دشوار بود و کارمندان برای برقراری ارتباط با مشتریان مجبور بودند از تلفن شخصی خود استفاده کنند. به لطف تکنولوژی VoIP، مسافرت‌های کاری دیگر به معنای دور شدن از محیط کار و از دست دادن ارتباط با همکاران و مشتریان نیست. با سرویس تلفن ابری نکسفون، می‌توانید تماس‌های مشتریان را به طور مرتب دریافت کرده و از هر کجا، چه در ساختمان شرکت، چه در فرودگاه و چه در اتاق هتل، با همکاران خود در ارتباط باشید. اما تلفن ابری نکسفون چگونه به بهره‌وری کسب‌وکارها در سفرهای کاری کمک می‌کند؟

سرویس تلفن سازمانی نکسفون پرو به‌‌راحتی بر روی تلفن همراه قابل استفاده است و می‌توانید با اتصال دستگاه خود به اینترنت همراه یا وای‌فای، به تماس‌های سازمانی پاسخ دهید. وقتی در سفر هستید و مشتری با دفتر کار شما تماس می‌گیرد، تماس به تلفن همراه شما ارسال می‌شود و به راحتی می‌توانید از طریق پنل تحت وب یا اپلیکیشن نکسفون به تماس‌ها پاسخ دهید. نکسفون این امکان را به شما می‌دهد تا در هر کجا که باشید بدون اینکه مشتری‌های شما متوجه عدم حضور شما در دفترکار شوند، ارتباط خود را حفظ کنید.

امکانات سرویس تلفن ابری نکسفون

سرویس تلفن ابری نکسفون علاوه بر ارسال و دریافت تماس در حین سفرهای کاری، امکانات متعددی دیگری را نیز فراهم می‌کند:

• تماس‌ نامحدود درون‌شبکه‌ای
• فکس آنلاین
• کنفرانس صوتی
• صندوق پستی صوتی
• چت درون‌سازمانی
• و …

با تمام این امکانات می‌توانید در هر مکان و هر زمان با همکاران خود در ارتباط باشید و به تماس‌های‌ مشتریان پاسخ دهید.

۱. تماس‌ نامحدود درون شبکه‌ای در سراسر کشور

یکی از مهم‌ترین مزایای سرویس تلفن ابری نکسفون برای سفرهای تجاری، رایگان بودن تماس‌های درون‌شبکه‌ای نکسفون است. به عبارت دیگر، با تلفن نکسفون می‌توانید در هر نقطه‌ای از کشور که هستید به‌طور نامحدود با همکاران خود در ارتباط باشید و از آنجایی که برای برقراری تماس‌ها از تلفن همراه خود استفاده نمی‌کنید، علاوه بر مخفی ماندن شماره تلفن شخصی شما از مشتریان، هزینه‌های تماس تلفن همراهتان نیز به‌طور چشمگیری کاهش می‌یابد.

همچنین تعرفه تماس‌های بین شبکه‌ای نکسفون در مقایسه با تعرفه روش‌های سنتی تا ۵۰٪ کمتر است و می‌توانید با هزینه‌ای مقرون‌ به‌صرفه ارتباط خود را با مشتریان و همکاران حفظ کنید.

۲. فکس آنلاین

با قابلیت فکس آنلاین نکسفون، به آسانی می‌توانید به فکس‌های سازمانی خود دسترسی داشته باشید و تقریبا از طریق هر دستگاه متصل به اینترنت مانند تلفن همراه، لپ‌تاپ، تبلت و …، فکس آنلاین را با فرمت‌های مختلفی بر بستر اینترنت ارسال و دریافت کنید.

فرض کنید نیروی فروش شما به‌صورت حضوری به نقاط مختلف کشور برای عقد قرارداد و همکاری با سایر سازمان‌ها سفر می‌کند. با استفاده از فکس آنلاین نکسفون به‌راحتی می‌توانید تمامی مستندات موردنیاز کارمندان خود مانند توافق‌نامه، قرارداد و … را در هر زمان به او ارسال کنید. همچنین نیروی فروش شما می‌تواند نسخه امضا شده را از طریق فکس به دفتر مرکزی سازمان ارسال کند تا بایگانی شود.

۳. کنفرانس صوتی

در این‌که سفرهای تجاری برای کسب‌وکارها بسیار مفید هستند شکی نیست، چرا که هیچ مذاکره‌ای تاثیرگذارتر از جلسه حضوری و گفتگوی رو‌در‌رو نیست. اما این روش می‌تواند روند کاری سازمان را برهم بزند و کارمند را از حضور در جلسات مهم سازمان دور کند.

تلفن ابری نکسفون این مشکل را برطرف نموده است و با قابلیت کنفرانس صوتی این امکان را به شما می‌دهد تا در هر زمانی یک اتاق کنفرانس مجازی ایجاد کنید و با افزودن داخلی‌های هر شرکت‌کننده، جلسات گروهی سازمان را برگزار کنید.

۴. صندوق پستی صوتی

یکی دیگر از امکاناتی که سرویس نکسفون در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد‌، سرویس صندوق پستی صوتی است. هنگامی که کارمندی در حال سفر است، ممکن است در هر لحظه نتواند به تماس‌های سازمانی خود پاسخ دهد. با تنظیم سیستم صندوق صوتی در تلفن ابری نکسفون، می‌توانید تماس‌های دریافتی خود را پس از مدت زمان کوتاهی به صندوق صوتی وصل کنید تا هیچ تماسی را از دست ندهید و در اولین فرصت به آن‌ها گوش کنید.

۵. چت درون‌سازمانی

همانطور که گفتیم، حفظ ارتباط با همکاران از نیازهای ضروری به‌هنگام سفرهای کاری است. با سیستم چت درون‌سازمانی نکسفون به‌راحتی می‌توانید بدون نیاز به شماره همراه هر فرد، با همکاران خود در ارتباط باشید و از یک سیستم ارتباطی یکپارچه برای برقراری ارتباط بهره‌مند شوید.

به‌طور کلی می‌توان گفت تکنولوژی VoIP یکی از بهترین روش‌ها برای پاسخگویی به مشتریان، چه در محل کار و چه در سفرهای کاری است. تلفن سازمانی ابری نکسفون، یک سیستم ارتباطی یکپارچه است که به شما کمک می‌کند تا ارتباط خود با مشتریان و همکاران خود را از دست ندهید و بتوانید از تمامی امکانات ارتباطی کارمندان حاضر در دفتر سازمان بهره‌مند شوید.

برای کسب اطلاعات بیشتر از سرویس نکسفون پرو، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

منظور از ارتباطات تجاری چیست و کدام روش ارتباط برای کسب‌وکار شما مناسب است؟

همه ما روزانه با دیگران ارتباط برقرار می‌کنیم و این برقراری ارتباط به‌گونه‌ای برای ما به عادت تبدیل شده است که به‌ندرت پیش می‌آید به نحوه برقراری ارتباط با دیگران توجه کنیم. ارتباطات تجاری نیز اینگونه هستند، چرا که هر سازمان از تعدادی افراد تشکیل شده است که با بیرون و درون سازمان ارتباط برقرار می‌کنند. ارتباطات تجاری موثر، بر کارایی و رشد هر بخش از سازمان تاثیرگذار خواهد بود. اما منظور از ارتباطات تجاری چیست و کدام روش ارتباط برای کسب‌وکار شما مناسب است؟

سازمان‌هایی که کارمندان آن‌ها ارتباطات تجاری را حفظ می‌کنند، تا ۲۵٪ بهره‌وری بیشتری نسبت به کسب‌وکارهایی دارند که ارتباطات تجاری در آن‌ها وجود ندارد. نکته مهم این است که افزایش ۲۵٪ بهره‌وری چگونه می‌تواند موفقیت کسب‌وکارها را تحت تاثیر قرار دهد؟

منظور از ارتباطات تجاری چیست؟

ارتباطات تجاری فرایند اشتراک اطلاعات بین افراد درون و خارج از سازمان است. ارتباطات تجاری مؤثر، نحوه تعامل بین کارکنان و مدیریت ارتباطات برای دستیابی به اهداف سازمانی است و هدف آن بهبود عملکرد سازمان و کاهش خطاها است.

می‌توان گفت اهمیت ارتباطات تجاری در موارد زیر نهفته است:

• ارائه ایده‌های جدید کسب‌‌وکار
• تهیه برنامه‌ها و پیشنهادات
• اجرای تصمیمات
• دستیابی به توافقات
• ارسال و اجرای سفارشات
• فروش موفق
• جلسات مؤثر
• و …

کلیه فعالیت‌های سازمان‌یافته در یک شرکت به روند ارتباطات تجاری وابسته است. این ارتباطات تجاری شامل ارتباطات مدیریتی تا ارتباطات فنی با فروشندگان است و هنگامی که این ارتباطات مشخص نباشد، سیستم‌های اصلی سازمان در خطر از هم پاشیدن قرار می‌گیرند.

ارتباطات تجاری داخلی

ارتباطات داخلی در هر سازمان می‌تواند شامل ارتباطات اعضای گروه با مدیر بالا دستی و برعکس باشد. همچنین همکاران نیز به‌صورت گروهی و بین‌گروهی همواره با یک‌دیگر در تعامل هستند.

ارتباطات تجاری خارجی

منظور از ارتباطات تجاری خارجی هرگونه پیامی است که از داخل به بیرون از سازمان ارسال می‌شود. این امر شامل معامله با مشتریان، فروشندگان یا هر چیز دیگری می‌شود که بر کسب‌وکار شما تأثیر بگذارد.

روش‌های ارتباط تجاری

ارتباطات تجاری معمولا به صورت کلامی یا نوشتاری اتفاق می‌افتد. علاوه بر این، ارتباطات به‌صورت حضوری، رو‌در‌رو و یا از راه دور صورت می‌گیرد. هیچکدام از این‌ها به تنهایی برای سازمان شما بهتر و یا بدتر نیستند و کاملاً به شرایط سازمان بستگی دارند.

ارتباطات نوشتاری برای مکتوب کردن تصمیمات و اقدامات انجام شده و همچنین برای کنار هم قرار دادن راهبردها و برنامه‌ها بسیار مناسب است. ارتباطات کلامی تولید ایده و بیان افکار را امکان‌پذیر می‌کند.

برخی از سازمان‌ها در یک دفتر واحد هستند و برخی دارای شعب در نقاط مختلف جغرافیایی هستند. برخی دیگر نیز کاملاً از راه دور هستند و مکان فیزیکی ندارند. حفظ ارتباطات تجاری برای این نوع کسب‌وکارها نیازمند ابزار و روش‌های خاصی هستند که شامل موارد زیر می‌شود:

• ارتباطات مبتنی بر وب (مانند ایمیل، چت سازمانی نکسفون، Slack و …)
• کنفرانس صوتی (مانند سیستم تلفن ابری نکسفون، Whatsapp، Skype و …)
• کنفرانس ویدیویی (مانند Skype، Hangouts و …)
• فرم نظرسنجی
• تالار گفتمان و پاسخ به سوالات متداول
• گزارشات نموداری
• سیستم CRM

هر کسب‌وکاری بر اساس نیاز و ماهیت فعالیت‌های روزانه خود، از این ابزارهای ارتباطی برای پیشبرد اهداف سازمانی استفاده می‌کند.

کسب‌و‌کار شما به کدام روش ارتباط تجاری نیاز دارد؟

پاسخ به این سوال تا حد زیادی به اندازه سازمان و اولویت‌های شما بستگی دارد. هیچ راه‌حل کلی مناسب برای تمام کسب‌وکارها وجود ندارد و با استفاده از روش‌های ارتباطی مورد نیاز کسب‌وکار خود، به موفقیت خواهید رسید. به عنوان مثال، شما ممکن است هزینه و وقت سازمان را برای پیدا کردن یک سیستم کنفرانس ویدیویی صرف کنید، اما سازمان شما نیازی به این سیستم نداشته باشد و با داشتن یک سرویس تلفن ابری با ویژگی‌های متعدد، نیاز سازمانی شما برای حفظ ارتباط و برقراری جلسات از راه‌دور برطرف سازد. به عبارت دیگر، پیش از انتخاب روش ارتباطی تجاری خود و صرف هزینه و وقت، لازم است ابتدا نیازهای سازمانی خود را شناسایی کنید و مطابق با آن نیازها، بهترین ابزار ارتباطات تجاری را انتخاب کنید.

در صورتی که از ابزار ارتباطی مناسب با نیازهای کسب‌وکار خود استفاده نکنید، با مشکلات متعددی روبرو خواهید شد که می‌توانند موجب اختلال در عملکرد کارمندان و کاهش بهره‌وری سازمان شود. برای جلوگیری از انباشته شدن تماس‌ها، ایمیل و پیام بی‌پاسخ، حفظ ارتباط نیروی دورکار با همکاران و مشتریان، حفظ ارتباطات درون‌سازمانی و مدیریت ارتباط با مشتریان، به سیستم ارتباطات تجاری احتیاج دارید که بتواند تمامی این نیازهای سازمانی را به‌صورت یکجا برطرف کند.

سیستم تلفن سازمانی ابری نکسفون، بهترین راهکار برای کسب‌وکارها و به‌ویژه استارتاپ‌هایی است که به‌دنبال ارتباطات تجاری مقرون‌ به‌صرفه و در عین حال کامل هستند. نکسفون تمامی نیازهای ارتباطی یک سازمان را برطرف کرده است و کسب‌وکارها به‌راحتی می‌توانند ارتباط خود را با داخل و خارج از سازمان حفظ کنند. از امکانات سرویس تلفن ابری نکسفون می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• سیستم چت سازمانی نکسفون به کارمندان این امکان را می‌دهد تا از هر مکانی با همکاران خود در تماس باشند.
• امکان استفاده از یک سرشماره سازمانی برای تمامی شعب یک سازمان در هر نقطه‌ای از کشور و تخصیص داخلی به تعداد کارمندان در هر شعبه به یکپارچگی و سهولت ارتباطات درون‌سازمانی کمک می‌کند.
• قابلیت کنفرانس صوتی که به کسب‌وکارها و به‌ویژه در شرایط اپیدمی کنونی برای برقراری جلسات آنلاین و ادامه فعالیت سازمان به‌صورت دورکاری کمک می‌کند.
• دسترسی آسان به تلفن سازمانی از طریق پنل تحت وب یا اپلیکیشن موبایل نکسفون، امکان دورکاری و پاسخگویی به تماس‌های سازمانی و حفظ ارتباطات تجاری از هر مکانی را برای کارمندان فراهم آورده است.
• سیستم تلفن گویا و مسیریابی خودکار نکسفون علاوه بر سهولت در هدایت مشتریان به بخش مربوطه، سرعت پاسخگویی و رضایت مشتریان را نیز افزایش می‌دهد.
• قابلیت انتقال فایل‌های سازمانی با استفاده از سیستم ابری نکسفون، ارسال و دریافت داده‌ها و اطلاعات سازمانی را بر بستری امن برای تمام کارمندان فراهم می‌کند.
• سیستم گزارش‌دهی نموداری و ریز مکالمات در پنل مدیریت نکسفون نیز این امکان را فراهم می‌کند تا مدیران هر واحد بتوانند گزارش دقیقی از عملکرد نیروهای خود تهیه کنند و بتوانند آن داده‌ها را به‌صورت نوشتاری ثبت کنند.
• همگام‌سازی سرویس تلفن ابری نکسفون با سیستم CRM به‌آسانی صورت می‌گیرد و کارمندان مرکز تماس به‌راحتی می‌توانند به تاریخچه و مشخصات مشتریان دسترسی داشته باشند.

برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان در خصوص سرویس تلفن (VoIP) ابری نکسفون، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند.

کسب‌وکارها به چه تعداد شماره داخلی نیاز دارند؟

یکی از نیازهای اساسی هر کسب‌وکاری، داشتن سیستم تلفن سازمانی برای پاسخگویی به تماس‌ها و برقراری ارتباط است. در برخی مواقع با گذشت زمان و گسترش کسب‌وکار ممکن است قصد تغییر یا ارتقای سیستم تلفن سازمانی خود را داشته باشند. در این فرآیند، یکی از مهم‌ترین مواردی که باید در نظر بگیرید، تعداد داخلی‌های موردنیاز برای کسب‌وکارتان است. در این مقاله قصد داریم به بررسی این موضوع بپردازیم که کسب‌وکارها به چه تعداد شماره داخلی نیاز دارند؟

شماره داخلی سازمانی چیست؟

در گذشته سیستم تلفن سازمان‌ها به صورت آنالوگ بود که از یک سیم مسی فیزیکی دارای سیگنال تشکیل می‌شد. در آن زمان ممکن بود به تعداد هر کارمند به سیم‌کشی در ساختمان نیاز باشد و به هر فرد یک تلفن فیزیکی با خطوط سیم مسی تخصیص داده ‌شود. اما امروزه سیستم تلفن VoIP جایگزین سیستم تلفن‌ آنالوگ شده است که دیگر به خطوط فیزیکی تلفن نیازی ندارد و بر بستر اینترنت کار می‌کند.

پیش از پاسخ به این سوال که “یک کسب‎‌وکار به چه تعداد داخلی نیاز دارد؟”، لازم است نیازهای سازمان به صورت شفاف مشخص شود. با توجه به مدل کسب‌وکار و اهداف سازمانی، در ادامه برخی از مواردی که می‌تواند به شما در تعیین تعداد خطوط داخلی تجاری کمک کند، آورده شده است:

تعداد کارمندان

آیا هر یک از کارمندان یا گروه خاصی از کارمندان شما نیاز به دسترسی مداوم به تلفن دارند؟ در این صورت، شما می‌توانید تعداد خطوط داخلی خود را بر اساس تعداد کل کارمندان که به دسترسی به تلفن احتیاج دارند، مشخص کنید.

تعداد تلفن‌ها

اگر در سازمان خود از تلفن‌های فیزیکی استفاده می‌کنید، تعداد داخلی موردنیاز مساوی با تعداد تلفن‌های فعال در شرکت خواهد بود. به عنوان مثال، برای پنج اتاق کنفرانس که هر کدام یک دستگاه تلفن فیزیکی دارند، پنج شماره داخلی در نظر گرفته می‌شود.

تعداد تماس‌های همزمان

با توجه به نوع فعالیت هر کسب‌وکار، تعداد تماس‌های ورودی و خروجی سازمان متفاوت است و برای هر تماس ورودی یا خروجی یک خط تلفن اشغال می‌شود. در این حالت، حداکثر تعداد مکالمه همزمان ورودی و خروجی سازمان شما در یک زمان معین می‌تواند به تعیین تعداد داخلی مورد نیاز سازمان کمک کند. به عنوان مثال، اگر مرکز تماس شما حدود ۵۰ تماس ورودی یا خروجی همزمان داشته باشد، در این صورت کسب‌وکار شما حداقل به ۵۰ شماره داخلی احتیاج دارد.

کسب‌وکارهای مختلف چگونه سیستم‌های تلفن خود را تنظیم می‌کنند؟

امروزه سیستم تلفن ویپ (VoIP) جایگزین مناسبی برای تلفن‌های سنتی است که بر بستر اینترنت کار می‌کند و دیگر به سیم‌کشی‌های طولانی در کل ساختمان نیازی نیست. سیستم‌ تلفن VoIP بر اساس فاکتورهای مختلفی مانند اندازه سازمان، مکان و مدل کسب‌و‌کار برای هر سازمانی تنظیم می‌شود.

کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها

کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها به سیستم‌های کارآمد نیاز دارند که از نظر اقتصادی نیز مقرون به‌صرفه باشد. یک سیستم ارتباطی یکپارچه می‌تواند به مشاغل کوچک کمک کند تا با استفاده از کانال‌های متنوع با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند. بدیهی است که تعداد داخلی موردنیاز مشاغل کوچک به اندازه مشاغل بزرگ نیست. سرویس تلفن ابری، مناسب‌ترین انتخاب برای مشاغل کوچک و استارتاپ‌هایی است که می‌خواهند بدون نیاز به تجهیزات و سرورهای گرانقیمت، از سرویس تلفنی یکپارچه و با امکانات متعدد بهره‌مند شوند.

کسب‌وکارهای بزرگ و شرکت‌های سرمایه‌گذاری

مشاغل بزرگ‌تر و سرمایه‌گذاران ممکن است به دنبال یک سیستم تلفنی باشند که نه تنها امکان افزودن داخلی متعدد در هر زمان را داشته باشد، بلکه شامل ابزارهایی برای بهبود تجربه مشتری نیز باشد. چنین سیستم ارتباطی ممکن است شامل ابزارهای تحلیلی، بررسی مشتری و … باشد. سیستم تلفن ویپ (VoIP) با قابلیت گزارش‌دهی به راحتی به این کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بر مشتریان خود و عملکرد سازمان نظارت داشته باشند.

کسب‌وکارها با پراکندگی جغرافیایی

در دنیای تجارت، کسب‌وکارهای زیادی دارای شعب متعدد در نقاط مختلف کشور هستند و یا به دلیل مزایای متعدد دورکاری، به استخدام نیروی دورکار روی آورده‌اند. همچنین بسیاری از سازمان‌ها ممکن است نیروهایی مانند تیم فروش حضوری داشته باشند که در بیرون از سازمان مشغول به‌ کار باشند.

سیستم ارتباطی این سازمان‌ها باید به‌گونه‌ای باشد که دسترسی به تلفن سازمانی برای تمام کارمندان، چه در داخل و چه در خارج از سازمان، فراهم باشد. سیستم تلفن سنتی و سیستم ویپ (VoIP) معمولی محدود هستند و دسترسی به تلفن سازمانی در مکانی به غیر از محیط دفتر کار امکان‌پذیر نیست. سیستم تلفن ثابت ابری، این محدودیت را از بین برده است و کسب‌وکارها می‌توانند بدون محدودیت جغرافیایی برای تمامی کارمندان خود داخلی سازمانی تعریف کنند. با این راهکار، افراد می‌توانند به‌راحتی از طریق تلفن همراه به تماس‌های سازمانی دسترسی پیدا ‌کنند. به‌عبارت دیگر نیروی دورکار و خارج از سازمان با استفاده از تلفن ابری می‌توانند به تمام امکانات ارتباطی نیروی حاضر در دفتر کار دسترسی داشته باشند.

همانطور که گفتیم، تصمیم‌گیری در مورد تعداد داخلی سازمان و انتخاب سرویس تلفن مناسب، مستقیما به اندازه سازمان، مکان، تعداد کارمندان، تعداد تماس‌های همزمان و زیرساخت و تجهیزات سازمان بستگی دارد. سیستم تلفن ثابت سازمانی ابری به دلیل مقیاس‌پذیری بالا و عدم نیاز به تجهیزات و نیروی متخصص حاضر در سازمان، این تصمیم‌گیری را برای صاحبان کسب‌وکار آسان نموده است.

سرویس تلفن ابری نکسفون پرو تمامی امکانات ارتباطی موردنیاز کسب‌وکارها مانند فکس آنلاین، تلفن گویا (IVR)، پاسخگویی خودکار، کنفرانس صوتی، Call Forwarding، صف تماس، سیستم گزارش‌دهی، چت سازمانی، انتقال فایل‌های سازمانی، ضبط تماس‌ها و … را به صورت رایگان به کاربران خود ارائه داده است. این سرویس تلفن به دلیل ابری بودن، کاملا مقیاس‌پذیر بوده و کلیه تغییرات موردنیاز مانند تغییر تعداد داخلی‌ها در صورت رشد و تغییر سازمان، به راحتی از طریق پنل مدیریتی قابل تنظیم است. تلفن ابری نکسفون با هر دستگاه متصل به اینترنت از طریق پنل تحت وب یا اپلیکیشن موبایل در دسترس است و دیگر به تلفن‌های فیزیکی و سنتی نیازی نیست.

برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

چگونه می‌توان سیستم تلفن سازمانی سنتی را به تلفن ثابت VoIP تغییر داد؟

استفاده از  تجهیزات، استراتژی‌ها و رویکردهای سنتی نمی‌تواند به موفقیت و رشد کسب‌وکار شما کمک کند. درواقع برای بهبود و تسریع روندها در کسب‌وکارتان لازم است از ابزارهای دیجیتالی به‌روز استفاده کنید. یکی از این ابزارها، سیستم تلفن VoIP است که تماس‌ها را بر بستر اینترنت برقرار می‌کند. اما چگونه می‌توان به تلفن ثابت VoIP مهاجرت کرد؟ در این مقاله به بررسی مراحل لازم برای انتقال به سیستم تلفن VoIP و مزایای آن برای کسب‌وکارها می‌پردازیم.

برای انتقال از یک خط تلفن سنتی به VoIP، به یک ارائه‌دهنده سرویس VoIP و پهنای باند کافی نیاز است. در ادامه مراحل تغییر سیستم تلفن سنتی به تلفن ثابت VoIP را بررسی می‌کنیم.

۱. برنامه‌ریزی برای تغییر سیستم به VoIP

تغییر سیستم تلفن سنتی به سیستم Voice over IP فرآیند مهم و بزرگی برای کسب‌وکارها به حساب می‌آید و لازم است پیش از هرگونه تغییری تمامی نیازهای اساسی آن را شناسایی کنند. در گذشته سازمان‌ها برای بهره‌مندی از سرویس VoIP بر بستر SIP Trunk، به تجهیزات و سرورهای گرانقیمتی نیاز داشتند که هزینه خرید، نگهداری و بروزرسانی آن‌ها به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها اصلا مقرون به‌صرفه نبود.

با راهکار ابری Hosted PBX، دیگر به زیرساخت و تجهیزات نیازی نیست و تمامی خدمات بر بستر اینترنت به کسب‌وکارها ارائه می‌شود و با برنامه‌ریزی درست، به‌راحتی در دسترس خواهد بود.

۲. بررسی سرعت اینترنت

با استفاده از فناوری VoIP، داده‌های صوتی از طریق اینترنت به شبکه‌های تلفنی منتقل می‌شوند. اتصال سریع و پایدار اینترنت پایه و اساس یک تلفن ثابت VoIP سالم است. اما میزان پهنای باند موردنیاز برای سرویس VoIP چه اندازه است؟

پهنای باند پیشنهادی حداقل ۱۰۰ کیلوبیت بر ثانیه (یا ۰.۱ مگابیت بر ثانیه) در هر خط است و برای ۲۰ خط، شما باید حداقل ۲ مگابیت بر ثانیه پهنای باند داشته باشید. همچنین سرعت آپلود باید به اندازه دانلود باشد تا تماس‌ها با کیفیت بالا و بدون قطعی برقرار شوند. در نتیجه بهتر است از پهنای باند اختصاصی استفاده کنید تا بتوانید از اینترنتی با اتصال متقارن و پایداری بالا بهره‌مند شوید.

۳. آماده‌سازی زیرساخت شبکه

حتی اگر از پهنای باند موردنیاز برای تلفن ثابت VoIP بهره‌مند باشید، ممکن است سخت افزار شبکه شما پاسخگویی لازم را نداشته باشد. اگر از روتر بی‌سیم یا چندین روتر استفاده می‌کنید، باید تغییراتی ایجاد کنید. فناوری VoIP زمانی به بهترین شکل کار می‌کند که مستقیماً به روتر یا سوئیچ وصل شود. هر تلفن را با کابل‌های اترنت به سوئیچ شبکه وصل کنید و سپس آن سوئیچ‌ها را برای عملکرد سریع و هوشمند شبکه به روتر متصل کنید.

دفاتر کار بزرگ‌تر ممکن است به چندین سوئیچ و VLAN احتیاج داشته باشند. VLAN به این دلیل در نظر گرفته شده است که بطور هوشمند و قطعی شبکه را با آدرس‌های MAC به روشی سازمان‌یافته و استراتژیک تقسیم کند. این کار با کاهش تراکم شبکه، عملکرد دستگاه VoIP را بهبود می‌بخشد.

۴. انتخاب بهترین ارائه‌دهنده سرویس VoIP

سرعت بالای اینترنت، شبکه مناسب و دستگاه‌های تلفن مناسب لزوماً کیفیت تماس بهتر را تضمین نمی‌کنند و شرکت ارائه‌دهنده تلفن ثابت VoIP یک عامل اساسی و تاثیرگذار است. به هنگام انتخاب یک اپراتور لازم است تمام ویژگی‌ها و امکانات آن را بررسی کنید و با مقایسه امکانات و قیمت هر کدام، بهترین و مقرون به‌صرفه‌ترین شرکت را انتخاب کنید. تلفن ابری نکسفون با پشتیبانی ۲۴ ساعته و امکانات متعددی نظیر چت سازمانی، فکس آنلاین، تلفن گویا، Call Forwarding و غیره، بر روی پنل تحت وب و اپلیکیشن موبایل نکسفون در دسترس است و بهترین انتخاب برای کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌هایی است که به دنبال سیستم تلفنی مقرون به‌صرفه و با امکانات متعدد ارتباطی هستند.

۵. استفاده از امکانات رایگان متعدد تلفن‌های سازمانی

پس از تصمیم‌گیری در مورد ارائه‌دهنده، باید امکانات اساسی تلفن ابری را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید، چرا که بدون این امکانات، سیستم تلفن VoIP شما فقط می‌تواند تماس تلفنی برقرار یا دریافت کند و تفاوتی با سیستم سنتی نخواهد داشت.

یک سرویس تلفن ثابت VoIP دارای امکانات و قابلیت‌های متعددی است که در ادامه به بررسی برخی از آن‌ها پرداختیم:

تلفن گویا (IVR)

تلفن گویا یا Interactive Voice Response یک منوی تلفنی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تماس‌های دریافتی را هدایت کنند. این سیستم بر اساس ورودی تماس‌گیرنده، او را به واحد درخواستی هدایت می‌کند.

ارسال خودکار تماس هنگام اشغال بودن خط

گاهی اوقات ممکن است دو مشتری همزمان تماس بگیرند، با قابلیت ارسال خودکار تماس، اطمینان حاصل کنید که مشتریان VIP هرگز در صف تماس منتظر نمانند.

صف تماس

شنیدن صدای بوق اشغال آزاردهنده است و بهتر است به هنگام انتظار تماس‌گیرنده‌ها از یک موسیقی استفاده شود تا مشتریان به دلیل اشغال بودن خطوط از خریداری خدمات شما صرف نظر نکنند. صف تماس یا انتظار مکالمه، همیشه خط شما را آزاد نگه می‌دارد و به تماس‌گیرندگان به نوبت پاسخ داده می‌شود.

افزودن داخلی

با استفاده از تلفن‌های ابری می‌توانید برای هر یک از کارمندان شماره داخلی منحصر به‌فردی ایجاد کنید تا بتوانند به راحتی به تماس‌های مربوط به خود پاسخ دهند. سیستم تلفن ابری VoIP بسیار مقیاس‌پذیر است و تعداد داخلی‌ها به‌راحتی از پنل مدیریتی قابل تغییر است.

مالکیت دائمی و امکان جابجایی

مالکیت خطوط تلفن ابری دائمی است و در صورت جابجایی در هر نقطه‌ای از کشور قابل استفاده است. همچنین اگر سازمانی دارای شعب مختلف در نقاط مختلف باشد، به راحتی می‌تواند از یک شماره سازمانی برای تمام شعب استفاده کند.

تلفن ثابت ابری نکسفون بهترین انتخاب برای کسب‌وکارهایی است که می‌خواهند سیستم تلفن سازمانی خود را بدون نیاز به خرید تجهیزات و سرور، به سیستم تلفن VoIP ارتقا دهند. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نکسفون پرو کاهش هزینه‌های مکالمه و تجهیزات است به‌طوریکه هزینه‎‌های سازمانی را تا ۷۰% کاهش می‌دهد. راهکار نکسفون پرو از طریق پنل وب و اپلیکیشن موبایل در دسترس است و کاربران می‌توانند بدون محدودیت‌ جغرافیایی از هر نقطه‌ای در کشور به تلفن سازمانی خود دسترسی داشته باشند.

برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

خطوط سیپ (SIP) و فناوری سیپ ترانک (SIP Trunk) چیست و چه تفاوتی دارند؟

سیستم تلفن ثابت سازمانی یکی از مهم‌ترین نیازهای هر کسب‌وکاری است که به رشد سازمان و حفظ مشتریان کمک می‌کند. در گذشته از سیستم‌ تلفن سنتی در کسب‌وکارها استفاده می‌شد که علاوه بر هزینه‌های بالای نصب و سیم‌کشی و تعرفه‌های بالای آن، هرگونه تغییر و جابجایی در آن نیازمند هزینه و زمان زیادی بود. امروزه با هزینه‌ای بسیار مقرون‌ به‌صرفه می‌توانید سیستم تلفن سنتی خود را مدرن کنید. خطوط SIP مبتنی بر اینترنت (ٰVoIP) بوده و کلیه تماس‌های سازمانی شما از طریق اینترنت ارسال و دریافت می‌شوند و کاملا با سیستم ارتباطی سنتی که بر بستر سیم‌های مسی صورت می‌گرفت، متفاوت است.

خطوط تلفن سنتی تنها قادر به انتقال و پردازش داده‌های صوتی هستند، در حالیکه با استفاده از خطوط سیپ (SIP) کابل‌های شبکه شما می‌توانند سیگنال‌های چندرسانه‌ای را برای ارتباطات صوتی، پیام متنی، کنفرانس ویدیویی و … حمل کنند.  از طرف دیگر، تکنولوژی سیپ ترانک (SIP Trunk) سیستم ارتباطی سازمان شما را مدرن و مقیاس‌پذیر می‌سازد و به‌راحتی می‌توانید با توجه به نیازهای تجاری خود، با روش مقرون‌ به‌صرفه‌ای تعداد خطوط تلفن سازمانی را افزایش دهید. یک سیپ ترانک به تنهایی می‌تواند شامل صدها خط سیپ (SIP) برای افزایش تعداد همزمانی و تماس‌های دریافتی باشد. در این مقاله قصد داریم خطوط سیپ (SIP Lines)، سیپ ترانک (SIP Trunk) و تفاوت بین آن‌ها را بیان کنیم.

سیپ ترانک (SIP TRUNK) چیست؟

SIP Trunk یک رسانه ارتباطی است که PBX یا PABX یک شرکت را به وب متصل می‌کند و مانند نسخه دیجیتالی خط تلفن سنتی کار می‌کند. همانطور که از نام آن پیداست، یک SIP Trunk مشابه یک تنه درخت است که می‌تواند شاخه‌های زیادی داشته باشد که هر انشعاب و شاخه آن یک خط تلفن را نشان می‌دهد.

یک سیپ ترانک می‌تواند تعداد زیادی از خطوط SIP را به اشتراک بگذارد. به عنوان مثال، یک شرکت می‌تواند یک SIP Trunk داشته باشد که برای پشتیبانی بسیاری از تلفن‌های رومیزی، سافت‌فون‌ها و تلفن‌های همراه مناسب است. در هر تماس تلفنی از یک خط واحد استفاده می‌شود که مقدار مشخصی از پهنای باند سازمان (اینترنت سازمانی) را مصرف می‌کند.

SIP TRUNKING چیست؟

SIP Trunking روشی است که برای فعال کردن تلفن‌های سازمانی بر بستر اینترنت و جایگزینی آن با تلفن‌های ثابت سنتی به کار می‌رود. از لحاظ فنی، این روش قابلیت پردازش چندرسانه‌ای را هم در POTS و هم برای شبکه‌های تلفنی VoIP گسترش می‌دهد. روش SIP Trunking امکان انتقال و دریافت انواع مختلف داده مانند تماس صوتی، پیام متنی و ویدیویی را برای کسب‌وکارها فراهم آورده است. SIP Trunk با تلفن SIP متفاوت است. منظور از تلفن SIP وسیله‌ای مانند تلفن رومیزی یا بلندگو است که می‌تواند از طریق پروتکل SIP تماس تلفنی برقرار کند. 

خطوط SIP چیست؟

یک خط SIP انشعابی از یک سیپ ترانک (SIP Trunk) است که به آن کانال یا جلسه نیز گفته می‌شود. از خطوط SIP برای تبادل داده بین دو نقطه استفاده می‌شود. در یک جلسه تماس، یک خط SIP ظرفیت پشتیبانی از یک تماس ورودی یا خروجی را دارد و تعداد زیادی خطوط سیپ (SIP) ممکن است در یک سیپ‌ ترانک تنظیم شده باشند. به عبارت دیگر، کسب‌وکارها برای مراکز تماس خود با سیستم VoIP به یک سیب ترانک با صدها خطوط سیپ (SIP) نیاز دارند تا بتوانند تمام نیازهای ارتباطی سازمان خود را تامین کنند و به تمامی تماس‌های سازمانی پاسخ دهند. تعداد دقیق خطوط سیپ (SIP) موردنیاز هر سازمان به تعداد تماس‌های همزمان آن سازمان در هر زمان بستگی دارد.

تفاوت‌ خطوط سیپ (SIP) و سیپ ترانک (SIP TRUNK)

برای درک بهتر تفاوت میان این دو مفهوم، می‌توانید SIP Trunk را به عنوان یک آزادراه در نظر بگیرید که چندین خط در آن آزادراه وجود دارد که خطوط SIP را نشان می‌دهند. وسایل نقلیه در جهت‌های مخالف در حال حرکت هستند و بسته‌های داده را نشان می‌دهند که از یک نقطه به نقطه دیگر در جریان هستند. یک SIP Trunk سرویس تلفن سازمانی شما را از طریق ارائه‌دهنده خدمات اینترنت شما به PSTN متصل می‌کند و یک خط SIP یک تماس در یک SIP Trunk را نشان می‌دهد.

ظرفیت

سیپ‌ ترانک خطوط زیادی دارد، در حالی که یک تماس دقیقاً یک خط SIP را به‌کار می‌گیرد. این بدان معنی است که شرکتی که در هر زمان تعداد تماس‌های ورودی آن 300 تماس باشد، باید به دنبال یک سرویس SIP Trunk باشد که حداقل ۳۰۰ خط SIP را در خود جای دهد.

هزینه

قیمت SIP Trunking و هزینه ماهانه به طور کلی به تعداد خطوط SIP مورد نیاز سازمان شما بستگی دارد و لازم است میانگین تماس‌های ورودی و خروجی سازمان را تخمین بزنید. دسترسی به تاریخچه تماس‌های ورودی و خروجی می‌تواند به شما در رسیدن به رقم دقیق‌تر برای تعداد خطوط موردنیاز کمک کند. اما اگر امکان دسترسی به تاریخچه تماس‌ها را ندارید، می‌توانید بر اساس دپارتمان و تعداد کارمندان خود تعداد تقریبی خطوط موردنیاز را بدست آورید. به عنوان مثال، واحد مرکز تماس و فروش هر سازمان قطعا به اندازه تعداد افراد پشت میز به خط تلفن نیاز دارد. به یاد داشته باشید که خطوط SIP را هنگامی که به ۸۵٪ از ظرفیت آن نزدیک شد، افزایش دهید و پهنای باند شبکه خود را بررسی کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان، لطفا فرم مشاوره را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

کاهش هزینه تماس سازمانی تا ۷۰٪ با تلفن نکسفون

در دنیای تجارت امروز که امکان برقراری ارتباط از نیازهای ضروری هر کسب‌و‌کاری است، هزینه‌های سازمانی نیز مطابق با نیازهای سازمان‌ها روز‌به‌روز در حال افزایش است و هزینه‌هایی مانند سرویس اینترنت، قبض تلفن و تجهیزات ممکن است به‌طور غیرمنتظره‌ای بالا برود. پس بهترین راه‌حل برای جلوگیری از افزایش صورتحساب‌ها، مدیریت و استفاده از راهکارهایی است که به کاهش هزینه تماس کمک کند. در این مقاله قصد داریم برخی از موثرترین روش‌ها برای کاهش هزینه تماس سازمانی را به شما معرفی کنیم.

۱. مواردی که در صورتحساب شامل می‌شود را در نظر بگیرید

اولین قدم برای کنترل و کاهش هزینه تماس، بررسی مواردی است که در صورتحساب تلفن سازمانی شما لحاظ می‌شود. برخی از هزینه‌ها ناخواسته است و بدون آن‌که بدانید آن‌ها را پرداخت می‌کنید. هزینه‌های تلفن شما می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• میزان مصرف ماهیانه:‌ میزان مصرف شما شامل هزینه‌های تماس‌های داخلی و خارجی سازمان می‌شود.
• طرح‌های مکالمه: هر ارائه‌دهنده سرویسی طرح‌های مکالمه مختلفی را پیشنهاد می‌کند که با خرید هر یک از آن‌ها می‌توانید در هزینه‌های تماس خود صرفه‌جویی کنید.
• سرویس‌های اضافه: خدمات دیگری مانند تعداد داخلی‌ها، همزمانی‌ها، انتقال تماس، کنفرانس تلفنی و … هرکدام شامل هزینه‌ جداگانه‌ای خواهند شد که در صورتحساب شما لحاظ می‌شود.
• تجهیزات و دستگاه‌ها: یکی دیگر از مواردی که سبب افزایش هزینه سازمانی می‌شود ، خرید و نگهداری تجهیزات و سخت‌افزارهای موردنیاز سازمان است. به عنوان مثال اگر قصد استفاده از سرویس VoIP بر بستر SIP Trunk را داشته باشید به سرور، تجهیزات و اینترنت پرسرعت نیاز دارید.
• جریمه دیرکرد پرداخت: در صورتی‌که صورتحساب سرویس تلفن سازمانی خود را با تاخیر بپردازید، علاوه بر قطع سرویس، مبلغی نیز به عنوان جریمه در صورتحساب شما لحاظ می‌شود و با پرداخت آن مجددا می‌توانید از سرویس تلفن خود استفاده کنید.
• تخفیفات ویژه: بسیاری از اپراتورها و ارائه‌دهندگان سرویس تلفن، تخفیفاتی را به مناسبت‌های مختلف در نظر می‌گیرند. این تخفیف‌ها نیز در صورت استفاده در صورتحساب شما لحاظ می‌شود.
• هزینه آبونمان و مالیات: هزینه آبونمان و مالیات به‌صورت ماهیانه در هر صورتحساب لحاظ می‌شود و در صورتی‌که حتی تماسی نگرفته باشید، لازم است این مبلغ را پرداخت نمایید.

با در نظر گرفتن این موارد،‌ می‌توانید هزینه‌های تلفن سازمانی خود را بررسی کنید و در صورت امکان با حذف برخی از موارد، هزینه‌ها را کاهش دهید.

۲. هزینه‌های موردنیاز سرویس تلفن خود را محاسبه کنید

یکی از مهم‌ترین مسائل برای بررسی و ککاهش هزینه تماس،‌ محاسبه‌ی هزینه موردنیاز برای خرید و نگهداری هر یک از تجهیزات است. کسب‌وکارها علاوه بر سرویس تلفن سنتی می‌توانند از سیستم VoIP نیز استفاده کنند. سیستم VoIP با دو تکنولوژی SIP Trunk و Hosted PBX قابل استفاده است. سرویس سیپ ترانک مناسب کسب‌وکارهایی است که امکان به‌کارگیری سرور و تجهیزات و همچنین استخدام نیروی متخصص IT را داشته باشند. از طرف دیگر، سرویس Hosted PBX بر بستر ابر است و دیگر به تجهیزات و سرور نیازی نیست. هر کدام از این دو روش ویژگی‌هایی دارند که پیش از انتخاب هر یک، لازم است بررسی شوند و هزینه‌های حدودی برای هر سرویس پیش‌بینی شود. به عنوان مثال، سیستم تلفن سنتی PBX هزینه‌هایی مانند دستگاه تلفن، سیستم PBX، سیم‌کشی خطوط تلفن در سراسر ساختمان،‌ تیم IT حاضر در شرکت، اتاق سرور و اینترنتی پایدار را شامل می‌شود، علاوه بر آن هرگونه تغییر در ساختار آن (افزودن داخلی،‌ انتقال تماس و …) نیازمند صرف هزینه و زمان زیادی است

از طرف دیگر، سیستم Hosted PBX، تنها به اینترنتی پایدار و دستگاه با قابلیت اتصال به اینترنت نیاز دارد و تمامی امکانات از طریق پنل تحت وب قابل دسترس است. راه‌اندازی، به‌روزرسانی و نگهداری از سیستم تماما بر عهده ارائه‌دهنده خدمات است که به‌طور چشم‌گیری به کاهش هزینه‌های ارتباطی سازمان منجر می‌شود.

سیستم VoIP در مقایسه با شیوه سنتی مزایای بسیاری دارد و بسیاری از هزینه‌های شیوه سنتی را شامل نمی‌شود. با استفاده از سیستم VoIP می‌توانید هزینه‌های سازمانی خود را  به‌صورت قابل توجهی کاهش دهید.

۳. نیازهای عملیاتی سازمان خود را شناسایی کنید

یکی از بهترین روش‌ها برای تصمیم‌گیری و انتخاب بهترین سرویس در جهت کاهش هزینه تماس، مشخص کردن نیازهای عملیاتی سازمان است. با در نظر گرفتن این نیازها می‌توانید مناسب‌ترین سیستم تلفنی را انتخاب کرده و به‌طور چشمگیری در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید:

• منصفانه بودن تعرفه ارائه‌دهندگان سرویس تلفن سازمانی
• امکان افزودن داخلی‌ها در صورت رشد سازمان (مقیاس‌پذیری)
• امکان جابجایی شماره در صورت تغییر مکان
• امکان استفاده از یک سرشماره برای شعب مختلف در سراسر کشور
• امکان دورکاری و استفاده کارمندان از سرشماره سازمانی در خارج از شرکت
• امکان مسیریابی و هدایت تماس مشتریان به بخش مربوطه

موارد ذکر شده ویژگی‌ها و امکاناتی است که یک کسب‌وکار به‌طور کلی برای پیشبرد اهداف خود به آن نیازمند است. برای بررسی دقیق هزینه‌ها و تصمیم‌گیری در مورد سرویس تلفن لازم است تمام نیاز‌های ارتباطی خود را در نظر گرفته و مقرون‌ به‌صرفه‌ترین سرویس را انتخاب نمایید.

۴. ویژگی‌های موردنیاز سیستم تلفن سازمانی خود را مشخص کنید

یک سرویس تلفن سازمانی خوب الزاما سیستمی نیست که مزایا و ویژگی‌های زیادی داشته باشد، بلکه سرویسی است که قابل اعتماد، مقرون‌ به‌صرفه و مناسب کسب‌وکار شما باشد. ویژگی‌های موردنیاز بسیاری از کسب‌وکارها به شرح زیر است:

• تعداد تماس نامحدود در سراسر کشور برای ارتباط با مشتریان و همکاران
• فکس آنلاین برای ارسال و دریافت فکس بدون نیاز سخت‌افزار
• قابلیت Caller ID شخصی‌سازی شده به‌هنگام تماس مشتریان برای نمایش اطلاعات آن‌ها
• سیستم تلفن گویا (IVR) برای مسیریابی و هدایت تماس‌گیرندگان به بخش مرتبط
• اپلیکیشن iOS یا Android و یا پنل تحت‌وب برای دسترسی به تماس‌ها در بیرون از سازمان
• قابلیت دریافت پیام‌های صوتی و ارسال آن‌‌ها به ایمیل کارمندان

البته تمام این ویژگی‌‌ها به ماهیت کسب‌وکار شما بستگی دارد اما به‌طور کلی یک سرویس تلفن سازمانی ایده‌آل دارای این ویژگی‌ها است. با توجه به مواردی که گفتیم، بهترین راهکار برای کاهش هزینه‌های تماس سازمان استفاده از سیستم تلفن VoIP بر بستر ابر است. چرا که بسیاری از هزینه‌های سنگین مانند خرید و راه‌اندازی تجهیزات، استخدام نیروی IT و … را ندارد و تعرفه تماس آن در مقایسه با شیوه‌های سنتی تا ۶۰٪ ارزان‌تر است.

سرویس تلفن ابری نکسفون بر بستر فناوری Hosted PBX، بهترین انتخاب برای کسب‌وکارها و سازمان‌هایی است که به دنبال کاهش هزینه‌های ارتباطی خود هستند و می‌خواهند بدون صرف هزینه برای تجهیزات گرانقیمت و سرور، از تلفن ثابت سازمانی با تمام ویژگی‌های ذکرشده بهره‌مند شوند. سرویس نکسفون پرو بسیار مقیاس‌پذیر بوده و کلیه تغییرات موردنیاز مانند تعداد داخلی، همزمانی و … از طریق پنل تحت وب یا اپلیکیشن موبایل نکسفون در دسترس است. همچنین مالکیت این خطوط دائمی بوده و در صورت جابجایی یا داشتن شعب در نقاط مختلف کشور، امکان استفاده از همان سرشماره وجود دارد.

برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره در خصوص سرویس نکسفون، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا تیم فروش نکسفون با شما تماس بگیرند.