تقریبا تمامی کسب و کارهایی که ارتباطات جز اصلی آنها به شمار میرود، باید با تلفنهای ابری آشنا باشند. همانطور که میدانیم، امروز ارتباطات فراتر از سیمها رفته و چیزی که واقعاً تفاوت ایجاد میکند، انعطاف پذیری و کارایی است که تلفن سازمانی ارائه میدهند. فرض نمایید که بدون دردسر و با طیف گستردهای از ویژگیهای پیشرفته که بهرهوری را افزایش میدهد، تمام تماسهای کسب و کار خود را از هر نقطه مدیریت کنید. این دقیقاً همان چیزی است که یک تلفن سازمانی ارائه خواهد داد و در این مقاله ما 10 ویژگی ضروری یک PBX ابری را برای تجارت شما به اشتراک میگذاریم.
تلفن سازمانی چیست و چگونه کار میکند؟
تلفن سازمانی که خیلیها با نام سانترال ابری میشناسند یک سیستم تلفنی است که به جای زیرساخت فیزیکی بر روی سرورهای آنلاین میزبانی میشود. این قابلیت مدیریت تماسها را از هر نقطهای با دسترسی به اینترنت فراهم میآورد و به کسبوکارها انعطافپذیری، مقیاسپذیری و صرفهجویی در هزینه را ارائه میدهد. علاوه بر این، اجرای آن بسیار سادهتر از یک سانترال سنتی است، زیرا به سختافزار خاصی و سیمکشی نیازی ندارد و بدون پیچیدگی با رشد شرکت سازگار خواهد شد.
تلفن سازمانی از طریق فناوری VoIP (Voice over Internet Protocol) کار میکند، به این معنی که تماسها از طریق اینترنت به جای خطوط تلفن معمولی انجام میشود. این همان چیزی است که هزینه ها را به میزان قابل توجهی کاهش و امکان بیشتری را فراهم خواهد کرد، زیرا کارمندان میتوانند از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت تماس بگیرند، خواه در دفتر، خانه یا مسافرت باشند.
قابلیتهای تلفن سازمانی:
تلفنهای سازمانی دارای قابلیتهای زیر است.
1)مدیریت شمارههای مجازی
یکی از بزرگترین مزایای تلفن سازمانی نسبت به سانترال پاناسونیک توانایی آن در مدیریت شمارههای مجازی از هر کشوری است، که به کسب و کارها اجازه میدهد بدون مرز فعالیت نمایند. با اتصال این شمارهها به سانترال، نه تنها میتوانید از هر جای دنیا که به اینترنت دسترسی دارید تماس بگیرید، بلکه میتوانید به ابزارهای پیشرفتهای که تجربه مشتری را بهبود میبخشد نیز دسترسی داشته باشید.
2) سیستمهای IVR در تلفن سازمانی
سیستم تلفن سازمانی گویا (IVR) از مهمترین ابزارهایی در یک مرکز تماس است، که میتواند ارتباط با مشتریان را سادهتر نماید و رضایت آنها را نیز افزایش دهد. IVR مخفف عبارت Interactive Voice Response است. سیستم مخابراتی IVR امکان ارتباطات تلفنی و انتقال صدا از طریق شبکههای دیجیتالی را فراهم میکند. با این فناوری، تماسهای دریافتی به طور خودکار مطابق با نیازهای شما دسته بندی و به کارشناس مربوطه هدایت میشوند. با فشردن یک دکمه روی تلفن، مشتری توانایی این را دارد که خودش تصمیم بگیرد و بر اساس درخواستش به کارمند مورد نظر وصل شود.
در تلفنهای ابری میتوانید آن را با پیامهای خوش آمدگویی و گزینههای خاص برای هر بخش سفارشی نمایید. این امر ارتباطات را سادهتر و رضایت بخشتر برای کاربران میکند.
3)مشتریان خود را به هیچ عنوان از دست ندهید
با استفاده از تلفن سازمانی هیچ خریداری را از دست نخواهدی داد. یک سانترال ابری به شما امکان میدهد تماسها را به برنامههای افزودنی دیگر منتقل یا تماسها را به شمارههای تلفن سازمانی دیگر فوروارد نمایید. اگر نمایندهای در دسترس نباشد، تماس را میتوان به نماینده بعدی یا به یک پست صوتی شخصی شده هدایت کرد. این مورد تضمین میکند که هیچ تماسی بی پاسخ نخواهد ماند و تجربه مشتری را بهبود میبخشد. سیستم انتقال تماس، همچنین همکاری داخلی را سادهتر میکند، زیرا یک نماینده میتواند با اطلاعات مشتری به راحتی تماس را به یک همکار منتقل نماید.
4)ضبط تمامی تماسها در فضای ابری
با استفاده از تلفن سازمانی همه تماسها را میتوانید در فضای ابری ضبط و ذخیره کنید. این مورد برای بهبود خدمات مشتری، آموزش کارکنان یا رعایت مقررات قانونی بسیار اهمیت دارد. میتوانید در هر زمان به سابقه تماس دسترسی داشته باشید و تعاملات مهم را بررسی نمایید. علاوه بر این، ضبط تماس یک ابزار حیاتی برای تجزیه و تحلیل عملکرد است. این امکان را به شما می دهد تا زمینه های بهبود و مسائل تکراری را شناسایی کنید و کارکنان را با مثالهای واقعی آموزش دهید. این در نهایت منجر به خدمات حرفهایتر به مشتریان میشود.
5) ادغام با CRM و ابزارهای دیگر
یکی از بزرگترین مزایای سانترال ابری توانایی آن در ادغام با CRM یا سایر ابزارهای مدیریتی مانند ERP است. تجربه اثبات کرده ارتباط و جریانِ اطلاعاتی که بین این دو نرمافزار شکل خواهد گرفت، تا حدود زیادی منجر به افزایش فروش، بهبود نرخ حفظ مشتری و … شود. وقتی سیستم تلفن سازمانی VoIP را با CRM ترکیب مینمایید، به اطلاعات هر مشتری در هر دو پلتفرم دسترسی خواهید داشت. مثلاً وقتی یک مشتری جدید با کسب و کار شما تماس تلفنی برقرار میکند، اطلاعات مشتری و جزئیات تماس او به طور خودکار در پایگاه داده CRM ذخیره میشود با در نظر گرفتن این مورد که نیاز به دخالت هیچ کارمندی جهت ثبت اطلاعات نخواهید داشت.
به جرئت میتوان گفت امروزه نرم افزار CRM بخشی جداییناپذیر برای هر کسبوکاری است. شرکتها بدون آن نمیتوانند مشتریان و هم چنین خواستههای آنها را درک نمایند. ادغام با CRM مدیریت مشتری را بهینه میکند و امکان تعاملات شخصیتر را فراهم میآورد.
6) تجزیه و تحلیل و گزارش
آیا میخواهید بدانید کسب و کار شما روزانه چند تماس دریافت میکند؟ یا اینکه چه مدت طول میکشد تا هر نماینده پاسخ دهد؟
با گزارشهای دقیق از سانترال ابری، میتوانید دادهها را تجزیه و تحلیل و عملکرد تیم خود را اندازهگیری نمایید و اظ طرفی تصمیماتی آگاهانه برای کسب و کار خود بگیرید. این به مدیران کمک میکند تا نوسانات تماسها را شناسایی و ساعت کاری خود را بر اساس آن تنظیم نمایند.
7) مدیریت Call Queue
با سازماندهی تماس ها در صف، از انتظار طولانی مشتریان جلوگیری کنید. این ویژگی باعث کاهش ناامیدی مشتریان خواهد شد. علاوه بر این، مدیریت صف به شما امکان میدهد تماسها را بر اساس فوریت اولویت بندی کنید، آنها را به نمایندگان خاصی اختصاص یا به طور مساوی توزیع کنید، تا از بار کاری اضافی جلوگیری نمایید.
8) پست صوتی
اگر مشتری خارج از ساعات کاری یا زمانی که همه نمایندگان مشغول هستند تماس بگیرد، پست صوتی به او این امکان را میدهد تا پیامی بگذارد. این پیامها را میتوان به صورت خودکار به ایمیل ارسال یا برای مدیریت آسانتر رونویسی کرد. با استفاده از این قابلیت کسب و کارها سرعت پاسخدهیشان را در ساعات کاری افزایش میدهند.
9) تشخیص برخی از کلمات در مکالمات تلفنی
تشخیص صدا مکالمات تلفنی را به متن تبدیل و امکان مدیریت کارآمدتر اطلاعات را فراهم مینماید. این ویژگی به ویژه برای تیمهای خدمات مشتری مفید است، زیرا به شما امکان میدهد بدون نیاز به گوش دادن به ضبطهای کامل، جزئیات کلیدی را جستجو و بازیابی نمایید، مانند شناسایی الگوها در یک مکالمه، اطمینان از رعایت خط مشیهای شرکت و تعیین اینکه آیا خدمات با کیفیت ارائه میشود یا خیر. همچنین به حل تعارضات احتمالی در طول مکالمه با مشتریان کمک میکند.
10) برنامه های افزودنی PBX مجازی
برنامههای افزودنی به عوامل اجازه میدهد تا سریع و آسان با هم ارتباط برقرار کنند. برنامههای داخلی را میتوان به بخشهای مختلف اختصاص داد تا به طور خودکار تماسها را به تیم مربوطه هدایت کنند. این برنامهها به کسب و کارها کمک میکنند، بهترین عملکرد را تجربه نمایند.
چه زمانی باید از تلفنهای قدیمی به Cloud PBX سوئیچ نماییم؟
کسب و کارتان ممکن است با سیستم تلفن فعلی شما مشکلات کیفی جدی نداشته باشد، اما دیر یا زود با جابجایی به Cloud PBX به مزایای بسیار عالی جهت بهبود عملکرد خود دسترسی خواهید داشت.
شما میتوانید در کمترین زمان در هزینه صرفه جویی و در عین حال از ویژگیهای ارزشمندی جهت بهبود کسب و کارتان بهرهمند شوید. کارمندان این فرصت را خواهند داشت که در خانه کار کنند و رضایت و بهرهوری خود را افزایش دهند. برای بسیاری از شرکتها، تعویض زود هنگام مزایای آشکاری دارد.
امروزه، اکثر سانترالهای ابری بسیاری از این ویژگیها را ارائه میدهند، اما همه آنها شامل بسته کامل بدون هزینه اضافی یا با پیکربندی واقعاً ساده نیستند. برخی از پلتفرمها ابزارهای پیشرفته اما با قیمتهای بالا را ارائه میدهند.
نکسفون پرو
نکسفون پرو اولین تلفن ثابت سازمانی ابری در ایران است. این سرویس بر بستر فناوری Hosted PBX قرار دارد، به همین دلیل شرکتها و سازمانها به منظور دسترسی به تلفن سازمانی، هیچ نیازی به تجهیزات و سرور ندارند و تنها از طریق اینترنت، بستری امن و با استفاده از دستگاه تلفن، پنل وب و یا اپلیکیشن موبایل میتوانند از تلفن ثابت خود استفاده نمایند. تنظیمات و امکانات تلفن سازمانی نکسفون نظیر تعریف و تخصیص داخلیها، تلفن گویا، فکس اینترنتی، مدیریت تماسها، صف تماس و … تنها از طریق یک پنل تحت وب، به راحتی صورت میگیرد. تلفن سازمانی نکسفون به عنوان یکی از بهترین گزینهها است، زیرا مجموعه کاملی از ویژگیهای مطرح شده را با قیمت رقابتی و پشتیبانی عالی به کاربران ارائه میدهد.
