یکی از نیازهای اساسی هر کسب‌وکاری، داشتن سیستم تلفن سازمانی برای پاسخگویی به تماس‌ها و برقراری ارتباط است. در برخی مواقع با گذشت زمان و گسترش کسبوکار ممکن است قصد تغییر یا ارتقای سیستم تلفن سازمانی خود را داشته باشند. در این فرآیند، یکی از مهم‌ترین مواردی که باید در نظر بگیرید، تعداد داخلی‌های موردنیاز برای کسب‌وکارتان است. در این مقاله قصد داریم به بررسی این موضوع بپردازیم که کسب‌وکارها به چه تعداد شماره داخلی نیاز دارند؟
شماره داخلی سازمانی چیست؟
در گذشته سیستم تلفن سازمان‌ها به صورت آنالوگ بود که از یک سیم مسی فیزیکی دارای سیگنال تشکیل می‌شد. در آن زمان ممکن بود به تعداد هر کارمند به سیم‌کشی در ساختمان نیاز باشد و به هر فرد یک تلفن فیزیکی با خطوط سیم مسی تخصیص داده شود. اما امروزه سیستم تلفن VoIP جایگزین سیستم تلفن آنالوگ شده است که دیگر به خطوط فیزیکی تلفن نیازی ندارد و بر بستر اینترنت کار می‌کند.
پیش از پاسخ به این سوال که “یک کسبوکار به چه تعداد داخلی نیاز دارد؟”، لازم است نیازهای سازمان به صورت شفاف مشخص شود. با توجه به مدل کسبوکار و اهداف سازمانی، در ادامه برخی از مواردی که می‌تواند به شما در تعیین تعداد خطوط داخلی تجاری کمک کند، آورده شده است:
تعداد کارمندان
آیا هر یک از کارمندان یا گروه خاصی از کارمندان شما نیاز به دسترسی مداوم به تلفن دارند؟ در این صورت، شما می‌توانید تعداد خطوط داخلی خود را بر اساس تعداد کل کارمندان که به دسترسی به تلفن احتیاج دارند، مشخص کنید.
تعداد تلفن‌ها
اگر در سازمان خود از تلفن‌های فیزیکی استفاده می‌کنید، تعداد داخلی موردنیاز مساوی با تعداد تلفن‌های فعال در شرکت خواهد بود. به عنوان مثال، برای پنج اتاق کنفرانس که هر کدام یک دستگاه تلفن فیزیکی دارند، پنج شماره داخلی در نظر گرفته می‌شود.
تعداد تماس‌های همزمان
با توجه به نوع فعالیت هر کسبوکار، تعداد تماس‌های ورودی و خروجی سازمان متفاوت است و برای هر تماس ورودی یا خروجی یک خط تلفن اشغال می‌شود. در این حالت، حداکثر تعداد مکالمه همزمان ورودی و خروجی سازمان شما در یک زمان معین می‌تواند به تعیین تعداد داخلی مورد نیاز سازمان کمک کند. به عنوان مثال، اگر مرکز تماس شما حدود ۵۰ تماس ورودی یا خروجی همزمان داشته باشد، در این صورت کسبوکار شما حداقل به ۵۰ شماره داخلی احتیاج دارد.
کسب‌وکارهای مختلف چگونه سیستم‌های تلفن خود را تنظیم می‌کنند؟
امروزه سیستم تلفن ویپ (VoIP) جایگزین مناسبی برای تلفن‌های سنتی است که بر بستر اینترنت کار می‌کند و دیگر به سیم‌کشی‌های طولانی در کل ساختمان نیازی نیست. سیستم تلفن VoIP بر اساس فاکتورهای مختلفی مانند اندازه سازمان، مکان و مدل کسبوکار برای هر سازمانی تنظیم می‌شود.
کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها
کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها به سیستم‌های کارآمد نیاز دارند که از نظر اقتصادی نیز مقرون به‌صرفه باشد. یک سیستم ارتباطی یکپارچه می‌تواند به مشاغل کوچک کمک کند تا با استفاده از کانال‌های متنوع با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند. بدیهی است که تعداد داخلی موردنیاز مشاغل کوچک به اندازه مشاغل بزرگ نیست. سرویس تلفن ابری، مناسب‌ترین انتخاب برای مشاغل کوچک و استارتاپ‌هایی است که می‌خواهند بدون نیاز به تجهیزات و سرورهای گرانقیمت، از سرویس تلفنی یکپارچه و با امکانات متعدد بهره‌مند شوند.
کسب‌وکارهای بزرگ و شرکت‌های سرمایه‌گذاری
مشاغل بزرگ‌تر و سرمایه‌گذاران ممکن است به دنبال یک سیستم تلفنی باشند که نه تنها امکان افزودن داخلی متعدد در هر زمان را داشته باشد، بلکه شامل ابزارهایی برای بهبود تجربه مشتری نیز باشد. چنین سیستم ارتباطی ممکن است شامل ابزارهای تحلیلی، بررسی مشتری و … باشد. سیستم تلفن ویپ (VoIP) با قابلیت گزارش‌دهی به راحتی به این کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بر مشتریان خود و عملکرد سازمان نظارت داشته باشند.
کسب‌وکارها با پراکندگی جغرافیایی
در دنیای تجارت، کسب‌وکارهای زیادی دارای شعب متعدد در نقاط مختلف کشور هستند و یا به دلیل مزایای متعدد دورکاری، به استخدام نیروی دورکار روی آورده‌اند. همچنین بسیاری از سازمان‌ها ممکن است نیروهایی مانند تیم فروش حضوری داشته باشند که در بیرون از سازمان مشغول به کار باشند.
سیستم ارتباطی این سازمان‌ها باید به‌گونه‌ای باشد که دسترسی به تلفن سازمانی برای تمام کارمندان، چه در داخل و چه در خارج از سازمان، فراهم باشد. سیستم تلفن سنتی و سیستم ویپ (VoIP) معمولی محدود هستند و دسترسی به تلفن سازمانی در مکانی به غیر از محیط دفتر کار امکان‌پذیر نیست. سیستم تلفن ثابت ابری، این محدودیت را از بین برده است و کسب‌وکارها می‌توانند بدون محدودیت جغرافیایی برای تمامی کارمندان خود داخلی سازمانی تعریف کنند. با این راهکار، افراد می‌توانند به‌راحتی از طریق تلفن همراه به تماس‌های سازمانی دسترسی پیدا کنند. به‌عبارت دیگر نیروی دورکار و خارج از سازمان با استفاده از تلفن ابری می‌توانند به تمام امکانات ارتباطی نیروی حاضر در دفتر کار دسترسی داشته باشند.
همانطور که گفتیم، تصمیم‌گیری در مورد تعداد داخلی سازمان و انتخاب سرویس تلفن مناسب، مستقیما به اندازه سازمان، مکان، تعداد کارمندان، تعداد تماس‌های همزمان و زیرساخت و تجهیزات سازمان بستگی دارد. سیستم تلفن ثابت سازمانی ابری به دلیل مقیاس‌پذیری بالا و عدم نیاز به تجهیزات و نیروی متخصص حاضر در سازمان، این تصمیم‌گیری را برای صاحبان کسبوکار آسان نموده است.
سرویس تلفن ابری نکسفون پرو تمامی امکانات ارتباطی موردنیاز کسب‌وکارها مانند فکس آنلاین، تلفن گویا (IVR)، پاسخگویی خودکار، کنفرانس صوتی، Call Forwarding، صف تماس، سیستم گزارش‌دهی، چت سازمانی، انتقال فایل‌های سازمانی، ضبط تماس‌ها و … را به صورت رایگان به کاربران خود ارائه داده است. این سرویس تلفن به دلیل ابری بودن، کاملا مقیاس‌پذیر بوده و کلیه تغییرات موردنیاز مانند تغییر تعداد داخلی‌ها در صورت رشد و تغییر سازمان، به راحتی از طریق پنل مدیریتی قابل تنظیم است. تلفن ابری نکسفون با هر دستگاه متصل به اینترنت از طریق پنل تحت وب یا اپلیکیشن موبایل در دسترس است و دیگر به تلفن‌های فیزیکی و سنتی نیازی نیست.
برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.
