یکی از مهم‌ترین عوامل در موفق بودن صنعت هتلداری حفظ ارتباط و پاسخگویی درست به مشتریان است. امور روزانه‌ای مانند رزرو اتاق، تماس بین کارمندان برای سرویس‌دهی هتل، درخواست سرویس اتاق‌ها و غیره همگی بر بستر سیستم تلفن انجام می‌گیرد، در نتیجه بهره‌مندی از سرویس تلفن با کیفیت و پایدار یکی از مهم‌ترین نیازهای هر هتل و اقامتگاهی است. در دهه‌‌های اخیر، هتل‌ها از سیستم‌های سخت‌افزاری PBX استفاده می‌کردند که علاوه بر سیم‌کشی‌های گسترده در سراسر ساختمان، به صرف هزینه‌های بالایی برای تهیه و نگهداری تجهیزات گرانقیمت سیستم PBX نیاز داشت. با توسعه اینترنت، سیستم تلفن VoIP مبتنی بر Hosted PBX جایگزین سیستم‌های سنتی شده است که با هزینه‌ای بسیار کمتر و بدون نیاز به تجهیزات و سرورهای گرانقیمت، بهترین خدمات را در اختیار هتلداران قرار می‌دهد. در این مقاله به بررسی مزایای سرویس تلفن ابری در بهبود کیفیت خدمات هتل‌ها و اقامتگاه‌ها می‌پردازیم.
سیستم ویپ (VoIP) چیست؟
سیستم VoIP یا Voice over Internet Protocol از شبکه اینترنت برای برقراری تماس و ارسال صدا استفاده می‌کند که علاوه بر عملکرد و سرعت بالا، با کاهش هزینه‌های ارتباطی همراه است. فناوری Hosted PBX یک مرکز تلفن تحت شبکه است که میزبانی آن بر عهده ارائه‌دهنده خدمات VoIP است و بدون نیاز به خریداری و نگهداری از سرور و تجهیزات گرانقیمت، کلیه نیازهای ارتباطی کسب‌وکارها بر بستر اینترنت برآورده می‌شود. به دلیل ماهیت ابری این سیستم، راه‌اندازی و نصب آن بسیار سریع است و بر روی هر دستگاه متصل به اینترنتی قابل استفاده است. نکسفون با ارائه سرویس پرو سیستم VoIP بر بستر Hosted PBX را برای کسب‌کارها فراهم آورده است تا بتوانند از کلیه خدمات یک تلفن ابری استفاده کنند.
از آنجا که سیستم VoIP بر بستر اینترنت کار می‌کند، مزیت‌های قابل‌توجهی در هزینه، انعطاف‌پذیری و عملکرد سازمان‌ها ارائه می‌دهد. تمامی ارتباطات درون‌سازمانی و بیرونی فقط از طریق پهنای باند اجرا می‌شود و نیاز شما به یک خطوط تلفن سنتی با تعرفه‌های بالا را از بین می‌برد. اگر لازم است داخلی‌های بیشتری به سرشماره تلفن خود اضافه کنید، می‌توانید بدون نیاز به صرف هزینه، سخت افزار و سیم‌کشی مورد نیاز برای تلفن های سنتی این کار را انجام دهید.
سیستم VoIP چه مزایایی برای هتل‌ها و اقامتگاه‌ها فراهم می‌کند؟
همانطور که گفتیم، پاسخگویی به مشتریان و جلب رضایت آن‌ها از مهم‌ترین عوامل موفقیت هتل‌ها است. افراد برای رزرو اتاق یا درخواست سرویس از تلفن هتل استفاده می‌کنند و از طرف دیگر کارمندان هتل نیز برای هماهنگی‌های داخلی به تلفن نیاز دارند. استفاده از تلفن ابری علاوه بر کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت پاسخگویی، با هر دستگاه متصل به اینترنت در دسترس است. در ادامه مزایای سیستم ابری برای هتل‌ها و اقامتگاه‌ها را بررسی می‌کنیم.
کاهش هزینه‌های سازمانی
برای استفاده از سیستم PBX سنتی به سیم‌کشی در کلیه ساختمان هتل و زیرساخت برای پشتیبانی از سیستم نیاز است. افزودن داخلی و تغییر در ساختار سرویس تلفن نیازمند هزینه‌های اضافی است و همچنین تعرفه تماس‌ها زیاد است. با استفاده از سیستم VoIP، ارتباط شما نیاز به هزینه کمتری دارد و در هزینه‌های سازمانی شما به‌طور چشمگیری صرفه‌جویی خواهد شد. برای استفاده از سرویس VoIP به اینترنتی پایدار و پرسرعت نیاز دارید و علاوه بر سافت‌فون‌ها می‌توانید با هر دستگاه قابل اتصال به اینترنت از این سرویس استفاده کنید. همچنین تعرفه این سرویس در مقایسه با روش‌های سنتی تا ۶۰٪ کمتر است و هزینه تماس درون شبکه‌ای رایگان خواهد بود. در نتیجه اگر هتل شما دارای شعب مختلف در هر جایی از کشور باشد، تماس‌های شما رایگان خواهد بود. هزینه این سرویس بسته به نیاز شما و خدمات موردنیازتان متفاوت است و شما به اندازه نیاز خود هزینه خواهید کرد.
ارتباطات این سرویس ابری فقط از طریق سرویس باند پهن شما اجرا می‌شود و به شما این امکان را می‌دهد تا صدا و داده را از طریق همان شبکه ارسال و دریافت کنید. برای داشتن ارتباطی پایدار و باکیفیت لازم است پهنای باندی متناسب با نیاز خود انتخاب کنید. شرکت داده‌پردازی رسپینا با ارائه سرویس پهنای باند اختصاصی این امکان را برای هتل‌ها و اقامتگاه‌ها فراهم کرده است که از اینترنتی با سرعت بالا و بدون قطعی بهره‌مند شوند.
شخصی‌سازی تماس‌ها
در بازار رقابتی امروز، هتل‌ها به امکانات و ویژگی‌های خاصی نیاز دارند تا بتوانند تفاوت خود را در مقایسه با رقبا به مشتریان نشان دهند. یکی از این ویژگی‌ها، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است که به شما این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مربوط به هر مهمان از جمله نام، نیازهای خاص و تاریخچه آن‌ها با هتل خود را ضبط کنید. تلفن ابری نکسفون قابلیت همگام‌سازی با سیستم CRM را دارد و با هر تماس اطلاعات تماس‌گیرنده را به‌صورت یکپارچه به شما نمایش می‌دهد. این ویژگی به کارمندان شما کمک می‌کند تا با هر شخص با نام و اطلاعات شخصی‌اش صحبت کنند و در نتیجه با استفاده از این خدمات شخصی‌سازی می‌توانند بهترین تجربه ممکن را به میهمانان ارائه دهند.
مقیاس‌پذیری سرویس تلفن ابری
همانطور که گفتیم، در سیستم‌های سنتی هرگونه تغییر در امکانات و اضافه یا کم کردن تعداد داخلی‌ها، نیازمند صرف هزینه و زمان است. در مقابل، سیستم تلفن ابری، به دلیل ماهیتی که دارد به شما این امکان را می‌دهد تا در هر زمان، تعداد داخلی‌ها و همزمانی سیستم تلفن هتل خود را متناسب با نیاز خود تغییر دهید. این تغییرات بدون هزینه اضافی و نیاز به نیروی متخصص از طریق پنل مدیریت نکسفون قابل انجام است.
به علاوه از آنجایی که مالکیت این خطوط دائمی بوده و بدون محدودیت جغرافیایی قابل استفاده است، از یک سرشماره می‌توانید برای کلیه شعب هتل و اقامتگاه خود در سراسر کشور استفاده کنید.
قابلیت‌ها و امکانات متعدد
یکی از امکانات تلفن ابری، فکس آنلاین است. با استفاده از تلفن ابری دیگر نیازی به خرید و نگهداری دستگاه فکس نیست و با همان شماره تلفن، قابلیت ارسال و دریافت فکس بر بستر اینترنت فراهم شده است. در نتیجه علاوه بر کاهش هزینه‌های خرید و نگهداری تجهیزات، مقدار کاغذ مصرفی به حداقل می‌رسد و می‌توانید فایل‌ها با فرمت متعدد را به آسانی رد و بدل کنید.
همچنین سیستم تلفن گویا (IVR) تلفن ابری به شما این امکان را می‌دهد تا با تعریف یک منوی گویا، مشتریان خود را به بخش موردنظرشان هدایت کنید و هیچ شخصی پشت خط منتظر نماند. استفاده از سیستم تلفن گویا علاوه بر سهولت پاسخگویی به مشتریان، با قابلیت مسیریابی که دارد، مشتریان را به مرتبط‌ترین بخش هتل متصل می‌کند و در نتیجه تجربه بهتری را برای مشتری فراهم می‌آورد.
تلفن ابری نکسفون کلیه تماس‌های ورودی و خروجی هتل را به صورت فایل قابل دانلود مجزا در پنل مدیریت ذخیره می‌کند و به آسانی می‌توانید نحوه پاسخگویی و میزبانی کارمندان خود را ارزیابی کنید و در جهت بهبود خدمات مجموعه خود تصمیم بگیرید.
انتقال به سیستم تلفن ابری در بین هتل‌ها روز‌به‌روز در حال افزایش است و امکانات متعدد و هزینه مقرون‌به‌صرفه آن باعث شده است تا مجموعه‌های بیشتری به این سیستم مهاجرت کنند. نکسفون اولین تلفن ابری مبتنی بر ابر در ایران است که کلیه این خدمات را برای شما فراهم آورده است. برای کسب اطلاعات بیشتر، فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.
