داشتن یک تجارت کوچک و رقابت با شرکت‌های بزرگ کمی دلهره‌آور است، چرا که شرکت‌های بزرگ دارای منابع، کارکنان، محبوبیت برند زیاد و صدها مزیت دیگر هستند. مشتریان به کسب‌وکارهای بزرگ زودتر اعتماد می‌کنند و حتی در بسیاری از مواقع حاضرند هزینه بیشتری را پرداخت کنند و از شرکت‌های بزرگ‌تر و سرشناس سرویس بگیرند. مساله مهم این است که چگونه کسب‌وکار شما بزرگ‌تر و حرفه‌ای به نظر برسد تا مشتریان بیشتری به شما اعتماد کنند. یک راهکار ساده برای حرفه‌ای‌تر به نظر رسیدن، استفاده از سیستم تلفن VoIP و امکانات متعدد آن است. یکی از امکانات این سیستم، مسیریابی تماس (call routing) است که مدیریت و پاسخگویی تماس‌ها را بهبود بخشیده و ظاهری حرفه‌ای به کسب‌وکار شما می‌بخشد. اما سیستم مسیریابی تماس‌ها چگونه به حرفه‌ای‌تر شدن کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کند؟
در این مقاله به بررسی‌های ویژگی‌های متعدد مسیریابی تماس در سیستم تلفن VoIP می‌پردازیم و تاثیر آن‌ها بر کسب‌وکارهای کوچک را بررسی می‌کنیم.
شماره تلفن مجازی با قابلیت مسیریابی تماس
یکی از مهم‌ترین نیازهای هر کسب‌وکاری، مجهز شدن به سیستم تلفن مجازی است. منظور از تلفن مجازی سیستم تلفن VoIP مبتنی بر ابر است که امکانات متعددی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌آورد. مهم‌ترین مزیت سیستم‌های تلفنی مجازی این است که شما بدون نیاز به خطوط تلفن بیشتر یا نصب سیم و خرید تجهیزات و سرور، شماره تلفن سازمانی دریافت می‌کنید. این بدان معناست که مسئولیت نگهداری و به‌روزرسانی سیستم بر عهده ارائه‌دهنده سرویس است و به شما این امکان را می دهد تا بدون دغدغه تمام تمرکزتان را بر روی تجارت خود قرار دهید.
قابلیت پاسخگویی خودکار تماس‌ها
قابلیت پاسخگویی خودکار، مسیریابی تماس‌های سازمانی شما را بهبود می‌بخشد. پاسخگوی خودکار صدای ضبط شده‌ای است که وقتی با یک سازمان تماس می‌گیرید، می‌شنوید. این شامل یک منوی صوتی قابل تنظیم است (به عنوان مثال، برای اتصال به واحد پشتیبانی شماره 1 را فشار دهید و …) که تماس‌ها را به واحد مربوطه هدایت می‌کند و زمان انتظار تماس را کاهش می‌دهد.
این قابلیت به کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها این امکان را می‌دهد تا سیستم پاسخگویی خودکار را جایگزین اپراتور و منشی سازمان کنند و علاوه بر تسریع در روند پاسخگویی به تماس‌ها، شکلی حرفه‌ای به کسب‌وکار خود ببخشند.
پخش موسیقی در حالت انتظار
یکی دیگر از ویژگی‌های سیستم تلفنی که به روند پاسخگویی کسب‌وکارها کمک می‌کند، موسیقی در حالت تعلیق (Hold) است. موسیقی انتظار یک روش ساده و در عین حال دلپذیر برای پشت خط نگه داشتن مشتریان برای چند دقیقه است تا زمانی‌که یکی از کارمندان به تماس پاسخ دهد.
پخش یک موسیقی به جای بوق اشغال، باعث می‌شود تا تماس گیرنده مدت بیشتری را منتظر بماند. این ویژگی همچنین ظاهری حرفه‌ای به کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها می‌بخشد.
افزودن شماره داخلی به تعداد نامحدود
با استفاده از سیستم تلفن VoIP تعداد خطوط تلفن مهم نیست و می‌توانید بدون پرداخت هزینه اضافه، به تعداد کارمندان خود داخلی اضافه کنید و با تعریف آن در منوی خودکار، تماس گیرنده را به داخلی‌های مربوطه هدایت کنید. این بدان معناست که تماس‌های سازمانی شما از دست نخواهد رفت و تماس‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن به واحد مربوطه ارتباط داده می‌شوند. ارائه گزینه‌های متعدد در منوی خودکار برای پاسخگویی به تماس مشتریان، شرکت شما را سازمان‌یافته و بزرگ‌تر نشان می‌دهد.
مسیریابی تماس (call routing) در ساعات غیرکاری
بسیاری از مشاغل کوچک ممکن است زیرساخت‌های لازم برای رسیدگی به تماس‌هایی که پس از ساعات کاری دریافت می‌کنند را نداشته باشند. با استفاده از سیستم مسیریابی تماس تلفن‌های ابری می‌توانید بین ساعات کاری و غیر کاری تمایز قائل شوید و قوانین متفاوتی را برای مسیریابی تماس (call routing) برای هر شیفت تنظیم کنید تا تماس‌های خارج از ساعات کاری از دست نرود.
به عنوان مثال در شب، می‌توانید تماس‌های سازمان را مستقیما به صندوق پستی صوتی و یا کارمندان شیفت شب خود هدایت کنید و یا فقط با پیامی از پیش ضبط شده اطلاعات مفید مانند ساعت کار، آدرس و غیره را به مشتری اعلام کنید.
لیست مشتریان VIP
لیست مشتریان VIP به شما کمک می‌کند تا تماس‌های مشتریان مهم خود را بدون در نظر گرفتن تاریخ و زمان تماس، دریافت کرده و به آن‌ها پاسخ دهید. این امکان به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا مشتریان وفادار خود را حفظ کنید و به واسطه آن‌ها به مشتریان بزرگ‌تر و بیشتری دست یابید.
تلفن ثابت سازمانی نکسفون پرو، تمام امکانات مورد نیاز کسب‌وکارها را بدون نیاز به صرف هزینه اضافه به مشترکین خود ارائه می‌نماید. با نکسفون می‌توانید به تعداد موردنیاز خود داخلی تخصیص داده و با تنظیم آن‌ها بر روی آی‌پی فون، تلفن همراه و یا کامپیوتر شخصی، به تماس‌های سازمانی در هر زمان و هر مکان پاسخ دهید.
همچنین به دلیل ابری بودن این سرویس، به خرید سرور و تجهیزات و استخدام نیروی متخصص نیازی ندارید و می‌توانید علاوه بر تمرکز بر روی اهداف خود، هزینه‌های سازمانی را نیز به میزان قابل توجهی کاهش دهید.
برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.
