سیستمهای تلفنیVoice over Internet Protocol (VoIP) مزایای منحصر به فردی دارند که بهویژه برای صاحبان کسبوکار بسیار مفید هستند. تلفن VOIP نه تنها در بهبود دسترسی، کارایی و قابلیت اطمینان مؤثر هستند، بلکه بهطور خاص باعث صرفهجویی چشمگیر در هزینهها میشوند. اگر شما صاحب کسبوکار هستید، کاهش هزینهها میتواند تأثیر بزرگی بر سود شما داشته باشد و در نهایت شانس موفقیت شما را افزایش دهد.
اگر بهدنبال استفاده از مزایای تلفن IP هستید، در اینجا مواردی وجود دارد که باید درباره این سیستمها بدانید، بهویژه از نظر تأثیر آنها بر حساب بانکی و هزینههای جاری کسبوکار شما.
تلفن VoIP چیست و چرا اهمیت دارد؟
در دنیای پیشرفته امروزی، کسبوکارها باید با سایر شرکتها، افراد و سازمانها در سراسر جهان ارتباط برقرار نمایند تا در حین رشد به اهداف منحصر به فرد خود برسند. قطعا هزینه این ارتباطات یکی از مهمترین دغدغههای این مراکز بزرگ و کوچک خواهد بود. اینجا جایی است که تلفن VoIP وارد عمل می شود، زیرا به شما امکان میدهد در فواصل طولانی از طریق اینترنت ارتباط برقرار نمایید. در واقع، این دسته از تلفنها به دلیل کارایی کلی و کاربردی بودن آن چنان در بین کسب و کارها محبوب شده است که جایگزین سیستمهای تلفن سنتی خواهند شد.
درست است که مزایای زیادی در ارتباط با انتقال از ارتباطات تلفنی سنتی به تلفن IP ابری وجود دارد، استفاده از این فناوری به طور خاص بر اساس توانایی آن در افزایش بهرهوری و کاهش هزینههای عملیاتی در بین صاحبان مشاغل محبوبیت زیادی پیدا کرده است. پس به عنوان یک صاحب کسب و کار، اکنون این امکان را خواهید داشت که خطوط تلفن گران قیمت موجود را حذف و تمام تلاشهای ارتباطی و کنفرانس تلفنی خود را از طریق اینترنت انجام دهید.
این بدان معناست که به جای پرداخت دقیقهای، که میتواند در هنگام تماس از راه دور بسیار گران تمام شود، تماسهای صوتی و مکالمههای شما بر اساس دادههای عبوری از شبکه IP صورت پذیرد که نه تنها بسیار در دسترس، بلکه نسبتاً ارزانتر خواهد شد.
تلفن سانترال چیست؟
تلفنهای معمولی که در منازل استفاده میشوند، از طریق سیم به پریز تلفن و در نهایت به خط مخابرات متصل میشوند. اما تلفن سانترال تفاوت اساسی با آنها دارد، چرا که مستقیماً به خطوط آنالوگ متصل نمیشود.
تلفن سانترال نوعی تلفن ثابت است که در کنار دستگاههای سانترال (آنالوگ، تحت شبکه، نرمافزاری و …) کار میکند و مستقیماً از طریق سیم یا شبکه به یکی از خروجیهای این دستگاهها متصل میشود.
از نظر ظاهری، تلفن سانترال شباهت زیادی به تلفنهای معمولی دارد، اما روی آن تعدادی کلید اضافی دیده میشود که برای بهرهگیری از قابلیتهای پیشرفته، تعریف و برنامهریزی شدهاند.
ویژگی مهم تلفن سانترال این است که امکان مدیریت چندین خط شهری را بهصورت همزمان فراهم میکند. بنابراین، با خرید و نصب این تلفن، دیگر نیازی به استفاده از یک دستگاه تلفن جداگانه برای هر خط شهری نخواهید داشت.
تفاوت تلفن سانترال با تلفن ابری:
تلفن سانترال و تلفن ابری هر دو برای مدیریت تماسهای سازمانی استفاده میشوند، اما تفاوتهای اساسی در نحوه عملکرد و زیرساخت آنها وجود دارد که درمورد آنها صحبت مینماییم.
۱. زیرساخت و نحوه اتصال
- تلفن سانترال: نیاز به یک دستگاه سانترال فیزیکی دارد که در محل شرکت نصب شده و تماسها را بین داخلیها مدیریت مینماید. این تلفنها از طریق سیمکشی مخابراتی یا شبکه به این دستگاه متصل میشوند.
- تلفن ابری: از طریق اینترنت و فضای ابری کار میکند و نیازی به دستگاه سانترال فیزیکی ندارد. تمام تنظیمات و مدیریت تماسها در سرورهای ابری انجام خواهد شد.
۲. هزینهها
- تلفن سانترال: نیاز به هزینههای اولیه برای خرید و نصب سختافزار (دستگاه سانترال، کابلکشی، تلفنها و…) دارد. همچنین، در صورت گسترش سیستم، باید سختافزار جدید اضافه شود.
- تلفن ابری: نیازی به سختافزار خاصی ندارد و معمولاً بهصورت اشتراکی (ماهانه یا سالانه) ارائه میشود. هزینههای نگهداری و بهروزرسانی نیز بر عهده ارائهدهنده سرویس و بسیار پایین است.
۳. مقیاسپذیری
- تلفن سانترال: اضافه کردن خطوط جدید یا داخلیهای بیشتر نیاز به توسعه سختافزاری دارد که میتواند هزینهبر و زمانبر باشد.
- تلفن ابری: بسیار انعطافپذیر است و میتوان بهراحتی تعداد داخلیها یا خطوط را افزایش یا کاهش داد که این موضوع برای شرکتهای بزرگ بسیار مفید است.
۴. قابلیتهای ارتباطی
- تلفن سانترال: امکاناتی مانند انتقال تماس، کنفرانس تلفنی و منشی تلفنی را ارائه میدهد، اما معمولاً نیاز به تنظیمات دستی و دستگاههای جانبی دارد.
- تلفن ابری: علاوه بر امکانات تلفن سانترال، قابلیتهایی مانند یکپارچهسازی با نرمافزارهای CRM، تماس از طریق موبایل و کامپیوتر، گزارشگیری پیشرفته و تماس ویدیویی را نیز ارائه میدهد.
۵. پایداری و دسترسی
- تلفن سانترال: در صورت قطع برق یا خرابی سختافزار، کل سیستم از کار میافتد مگر اینکه از تجهیزات پشتیبان مانند UPS استفاده شود.
- تلفن ابری: از هرجای دنیا، تنها با اتصال به اینترنت، قابلدسترسی است و پایداری بیشتری دارد، زیرا بر روی چندین سرور در نقاط مختلف نگهداری میشود.
8 دلیلی که تلفن VoIP به شما در پیشرفت کسب و کارتان کمک میکند
1) تجهیزات کاربردیتر و نصب آسانتر
اگر قصد دارید خطوط تلفن جدیدی برای کسبوکار خود راهاندازی کنید یا احساس مینمایید که خطوط فعلی شما در آینده نزدیک نیاز به تعویض دارند، مهم است که گزینههای خود را به دقت بررسی کنید. برخلاف سیستمهای تلفن سنتی که به زیرساختهای پیچیده و هزینههای نصب بالا نیاز دارند، تلفن IP بهراحتی با شبکه اینترنت موجود شما یکپارچه میشود.
تمامی نیازهای ارتباطی شما از طریق فضای ابری مدیریت خواهد شد، به این معنی که دیگر نیازی به سیمکشیهای فیزیکی و دستگاههای پیچیده در محل کار ندارید. علاوه بر این، اگر کسب و کار شما از مدل دورکاری پشتیبانی میکند، میتوانید تجهیزات تلفن IP را برای کارمندان خود در خانه نیز نصب نمایید، بدون اینکه بهرهوری تیم شما کاهش یابد. این انعطافپذیری باعث کاهش هزینهها و افزایش کارایی کسبوکارتان خواهد شد.
2) کاهش هزینهها با نرخهای رقابتیتر
شرکتهای تلفن سنتی معمولاً به دلیل هزینههای بالای خدمات و زیرساختهای پرهزینه شناخته میشوند. در مقابل، ارائهدهندگان تلفن IP به دلیل استفاده از فناوری ابری و حذف نیاز به زیرساخت فیزیکی گرانقیمت، هزینههای سربار کمتری دارند. این صرفهجویی در هزینه، مستقیماً به نفع مشتریان است و نرخ خدمات تلفن ابری را بسیار رقابتیتر از تلفنهای سنتی خواهد کرد.
علاوه بر این، هزینههای تعمیر و نگهداری در سیستمهای VoIP بسیار کمتر است، زیرا نیازی به تعویض مداوم تجهیزات سختافزاری و سیمکشیهای پیچیده ندارید. بسیاری از ارائهدهندگان خدمات تلفن ابری، بهروزرسانیها و نگهداری سیستم را بهصورت خودکار و رایگان انجام میدهند، که این امر هزینههای اضافی برای کسبوکار شما را به حداقل میرساند.
3) قابلیت حمل
ویژگیهای تلفن مرتبط با تلفن VoIP به کارمندان این امکان را خواهد داد که هر کجا که می روند تلفن دفتر خود را با خود همراه داشته باشند. از آنجایی که آنها میتوانند تماسهای تلفنی را از طریق اینترنت دریافت کنند، این کار بلافاصله هزینههای اداری شما را کاهش میدهد و در عین حال امکان دورکاری را برای کارمندان شما فراهم میآورد.
4) افزایش امنیت و آرامش خاطر
متأسفانه، بسیاری از صاحبان مشاغل باور ندارند که در معرض خطر هک شدن هستند. با این حال، مطالعات نشان داده است که بیش از 60 درصد از نقض اطلاعات گزارش شده، در بین مشاغلی رخ می دهد که کمتر از 100 کارمند دارند. همچنین گزارش شده است که تا 60 درصد از مشاغل کوچکی که با حمله از طرف رقبا مواجه میشوند، مشتریهای خود را به کلی از دست میدهند. اگرچه ممکن است هزینههای انتخابی مرتبط با خدمات امنیتی پیشرفته تلفن ابری وجود داشته باشد، اما این هزینهها سرمایهگذاری در راه رسیدن به موفقیت بلندمدت شما به حساب خواهد آمد.
5) کاهش هزینههای تعمیر و افزایش پایداری
همه ما این شرایط را تجربه کردهایم، خرابی سختافزار تلفن که باعث وقفه در ارتباطات و زیانهای مالی قابل توجه میشود. سیستمهای تلفن سنتی به دلیل نیاز مداوم به تعمیر و نگهداری، نهتنها هزینههای عملیاتی را افزایش میدهند، بلکه ریسک قطعیهای ناگهانی را نیز در بر دارند.
تلفن ابری (VoIP) این مشکل را برطرف میکند. از آنجایی که این فناوری به سختافزارهای پیچیده و زیرساختهای سنتی وابسته نیست، احتمال خرابی و هزینههای مرتبط با تعمیرات را بهطور چشمگیری کاهش میدهد. در صورت بروز مشکل، بسیاری از مسائل از راه دور و بدون نیاز به مراجعه حضوری تکنسین قابل حل هستند.
همچنین باید توجه داشت که سیستمهای تلفنی سنتی بهتدریج در حال منسوخ شدن هستند. دسترسی به قطعات یدکی آنها روزبهروز دشوارتر و پرهزینهتر میشود و علاوه بر این، هزینههای مربوط به تعمیر و نگهداری آنها نیز افزایش مییابد.
با استفاده از یک سیستم تلفن ابری مدرن، کسبوکار شما میتواند از زیرساختی بهره ببرد که هم مقرونبهصرفه است و هم نیاز به تعمیرات مداوم ندارد. این فناوری نهتنها باعث افزایش بهرهوری و کاهش هزینههای عملیاتی میشود، بلکه ارتباطات شما را پایدار و قابل اعتماد نگه میدارد.
6) سیستم خود را به راحتی به روز کنید
در دنیای امروز که فناوری با سرعت چشمگیری در حال پیشرفت است، انتخاب یک سیستم ارتباطی انعطافپذیر و قابل ارتقا یک ضرورت محسوب میشود. سرمایهگذاری در سیستمهای ارتباطی نوین مانند تلفن ابری (VoIP) این امکان را فراهم میکند که بدون دردسر و هزینههای اضافی، همیشه از آخرین بهروزرسانیها بهرهمند شوید.
برخلاف سیستمهای تلفن سنتی که نگهداری و بهروزرسانی آنها بر عهده کسبوکار شماست، در تلفن ابری، ارتقاهای نرمافزاری و سختافزاری معمولاً توسط ارائهدهنده سرویس انجام میشود. این بدان معناست که شما بدون نگرانی از هزینههای سنگین و پیچیدگیهای فنی، همواره به جدیدترین فناوریها دسترسی دارید.
مزیت کلیدی این سیستم این است که میتوانید بدون اختلال در روند کاری، از قابلیتهای جدید و بهبودهای عملکردی بهره ببرید. این ویژگی بهویژه برای کسبوکارهایی که به چابکی و کارایی بالا در ارتباطات نیاز دارند، یک امتیاز رقابتی مهم محسوب میشود.
7) بهرهگیری از ویژگیهای رایگان
زمانیکه که از تلفن VoIP استفاده مینمایید، اغلب به انواع ویژگیهای پیشرفته دسترسی خواهید داشت، که بسیاری از آنها رایگان هستند. از دستیار خودکار گرفته تا ضبط اتوماتیک تمامی تماسها
8) سفارشیسازی انعطافپذیر، متناسب با نیازهای کسبوکار شما
هر کسبوکار منحصربهفرد است، بهویژه آنهایی که مسیر موفقیت را به درستی طی میکنند. برای متمایز شدن از رقبا، باید راهکارهای اختصاصی و هدفمند را به کار بگیرید. یکی از مزایای کلیدی تلفن ابری (VoIP) امکان سفارشیسازی دقیق آن بر اساس نیازهای خاص کسبوکار شماست.
با استفاده از تلفن ابری، میتوانید دقیقاً همان ویژگیهایی را انتخاب کنید که برای شما کاربردی هستند، بدون پرداخت هزینه اضافی برای قابلیتهایی که موردنیازتان نیستند. این نهتنها در هزینههای اولیه صرفهجویی میکند، بلکه با انتخاب ابزارهای مناسب، باعث افزایش بهرهوری و درآمد کسبوکار شما نیز میشود.
از همه مهمتر، در این سیستم محدود به یک طرح ثابت نخواهید بود. با گسترش کسبوکار، میتوانید ویژگیهای جدیدی اضافه کنید، تعداد کاربران را افزایش دهید یا حتی یک دفتر جدید را به شبکه ارتباطی خود متصل کنید، آن هم با هزینهای بسیار کمتر نسبت به سیستمهای سنتی. این انعطافپذیری، تلفن ابری را به گزینهای ایدهآل برای کسبوکارهای در حال رشد تبدیل میکند.
همین امروز به سمت ارتباطات هوشمند حرکت کنید
اگر همچنان از سیستمهای تلفن سنتی برای برقراری ارتباط با مشتریان و تیم خود استفاده میکنید، ناخودآگاه هزینههای اضافی را متحمل شده و بهرهوری را کاهش دادهاید. در نگاه اول، تغییر سیستم ارتباطی ممکن است چالشبرانگیز به نظر برسد، اما پس از راهاندازی تلفن ابری، از کاهش هزینهها، افزایش تحرک، انعطافپذیری بیشتر، بهبود ارتباطات تیمی، تماسهای کنفرانسی آسانتر و تعامل مؤثرتر با مشتریان بهرهمند خواهید شد.
نکسفون چیست و چرا نکسفون؟
نکسفون، تلفن ابری (تلفن تحت شبکه) ویژه شرکتهای بزرگ و کسبوکارهای کوچک و متوسط است. این سرویس، هیچ نیازی به سرور و تجهیزاتخاصی خاصی ندارد و به راحتی و تنها از طریق اینترنت و با استفاده از دستگاه تلفن، پنل وب و یا اپلیکیشن موبایل امکان برقراری و دریافت تماس را برای شرکتها در هر نقطهای از کشور فراهم میآورد.
با خرید و راه اندازی تلفن نکسفون شما میتوانید به راحتی ارتباطات خود را بهبود بخشید و از امکانات پیشرفته این سیستم بهره ببرید. با مشاوره رایگان، نصب حرفه ای، آموزش کامل و پشتیبانی مستمر، نکسفون بهترین همراه کسب و کار شما در این مسیر خواهد بود.
