کسب‌وکارها سالیانه هزینه‌ی زیادی را صرف نیازهای ارتباطی سازمان می‌کنند. آیا به دنبال راهکاری هستید که با استفاده از یک سیستم تلفن سازمانی قابل اعتماد، علاوه بر کاهش هزینه‌ها تا ۵۰٪، دسترسی کارمندان دورکار به تماس‌های سازمانی را نیز ممکن سازید؟ شما با انتقال از شبکه PSTN به سیستم مدرن IP Phone می‌توانید از تمام این مزایا بهره‌مند شوید. در این مقاله به بررسی سیستم IP Phone و مزایای آن برای کسب‌وکارها می‌پردازیم.
تلفن IP چیست؟
یک سیستم تلفنی سنتی معمولا از تلفن‌های رومیزی و یک اتاق سرور برای پذیرش تماس‌ها تشکیل می‌شود. برای اتصال سرورها به هر تلفن آنالوگ، به یک خط تلفن احتیاج دارید و در نتیجه به کابل‌کشی در سراسر دفتر نیاز است.
یک سیستم تلفنی IP (IP PBX) این مشکل را برطرف می‌کند. سرور آن مبتنی بر ابر است و شما در داخل دفتر کار خود به اتاق سرور نیاز ندارید. این بدان معناست که شما نیازی به دردسرهای سیم‌کشی ندارید و می‌توانید تماس‌های ورودی را با اتصال به اینترنت دریافت کنید.
سیستم Phone IP با استفاده از فناوری VoIP (پروتکل صوتی بر بستر اینترنت) اجرا می‌شود. این بدان معنا است که شما می‌توانید با استفاده از هر نوع اتصال به اینترنت، تماس تلفنی برقرار و دریافت کنید.
بنابراین، تلفن IP چگونه است؟
راه‌حل‌های VoIP به شما امکان می‌دهد با هر دستگاه متصل به اینترنت (تلفن IP یا SIP) تماس بگیرید که شامل موارد زیر است:
- تلفن‌های همراه
- لپ تاپ
- کامپیوتر شخصی
سیستم IP Phone چگونه کار می‌کند؟
در یک سیستم تلفن آی‌پی، هر تماس ورودی به سرور مجازی میزبانی شده توسط ارائه‌دهنده سرویس شما هدایت می‌شود. سپس ارائه‌دهنده VoIP شما تماس را به یک فایل صوتی تبدیل می‌کند و داده‌ها را به تلفن IP منتقل می‌کند.
در ادامه اجزای اساسی سیستم تلفن IP آورده شده است:
۱. PBX مجازی
این سرور که با عنوان PBX ابری نیز شناخته می‌شود، سرورهایی است که تماس‌های ورودی را مدیریت کرده و آن‌ها را به یک فایل صوتی تبدیل می‌کند. برای برقراری و دریافت تماس از طریق اینترنت به یک سرور میزبان cloud نیاز خواهید داشت.
۲. دروازه صدا
یک سیستم تلفن اداری سنتی از PSTN برای برقراری تماس با استفاده از اتصالات Cellular استفاده می‌کند. با این حال، سیستم جدید تلفن IP شما از دروازه‌های صوتی برای کنترل دسترسی به سیستم شما استفاده می‌کند.
شما با استفاده از این قابلیت می‌توانید تعیین کنید که چه کسی می‌تواند از سیستم VoIP شما استفاده کند و چه زمانی و کدام دستگاه‌ها متصل هستند.
۳. Gateways
این مولفه نحوه برقراری ارتباطات تلفنی شما را مدیریت می‌کند و با استفاده از آن می‌توانید از تلفن IP برای تماس با شماره غیر VoIP استفاده کنید.
دروازه‌ها می‌توانند با یک قاعده مسیریابی، به طور خودکار سریع‌ترین راه را برای اتصال تماس‌های خروجی شما پیدا کنند.
۴. تلفن Desk IP
شما همچنین می‌توانید با آداپتور Analog Telephone Adapter (ATA) تلفن‌های سنتی را به تلفن IP تبدیل کنید. این آداپتور به تلفن‌های سنتی شما متصل شده و آن‌ها را به اینترنت متصل می‌کند. آن‌ها صدای شما را به یک فایل صوتی تبدیل می‌کنند و برای شماره‌ای که با آن تماس می‌گیرید آدرس IP پیدا می‌کنند. این بدان معنی است که می‌توانید تماس‌های ویپی را با استفاده از تجهیزات غیر اینترنتی برقرار کنید.
انواع IP Phone
هر دو نوع سیستم تلفن IP با استفاده از (Private Branch Exchange)PBX اجرا می‌شوند.
۱. PBX داخلی
با PBX داخلی، تمام تجهیزات و سخت افزارهای لازم مانند اتصال تلفنی سیم مسی و سرور برای برقراری تماس VoIP در دفتر شما قرار دارند.
یک سیستم تلفنی IP داخلی با استفاده از اتصال LAN به PBX داخل دفتر کار شما متصل می‌شود. به راحتی می‌توانید ویژگی‌های پیشرفته اضافی را به آن اضافه کنید و از طریق درگاه‌های اضافی SIP امکان پشتیبان‌گیری از تلفن برای شما فراهم شده است.
از همه بهتر، شما بر نحوه کار سیستم تلفن VoIP خود کنترل دارید و می‌توانید خطوط و اتصالات را تغییر دهید. همه این‌ها در داخل دفتر شما است، اما برای انجام این کار ممکن است نیاز به تیم IT در داخل سازمان داشته باشید.
۲. مبتنی بر ابر (یا مجازی)
در سرویس تلفن VoIP ابری یا Hosted PBX، یک شرکت ثالث همه امور مربوط به سیستم تلفن IP شما را مدیریت می‌کند. راه اندازی، تعمیر و نگهداری به صورت مجازی انجام می‌شود و دیگر به نیروی متخصص IT حاضر در سازمان نیازی ندارید.
تمام آنچه شما نیاز دارید یک اتصال اینترنتی و دستگاهی برای نصب نرم‌افزار تلفن IP (مانند تلفن هوشمند) است و توانایی برقراری و دریافت تماس تلفنی با کیفیت بالا را خواهید داشت.
مزایای سیستم IP Phone
مزایای متعدد IP Phone ها باعث شده است که کسب‌وکارهای بیشتری این سیستم را جایگزین سیستم تلفن سنتی خود کنند. در ادامه برخی از این مزایا را بررسی می‌کنیم.
۱. راه‌اندازی و نگهداری ارزان
مسلماً مهم‌ترین نکته برای یک کسب‌و‌کار کوچک، بودجه است. سیستم تلفنی IP ارزان‌تر از تلفن‌های سنتی وابسته به خطوط تلفن است چرا که شما برای استفاده از این سیستم به تجهیزات جدیدی نیاز ندارید و با دستگاه‌های متصل به اینترنت به آسانی در دسترس خواهد بود.
این بدان معناست که سیستم تلفن IP شما کمتر به نگهداری نیاز دارد و مشکلاتی مانند خراب شدن سیم یا گرم شدن بیش از حد سرورها وجود ندارد و تنها لازم است برنامه نرم‌افزاری را به‌روز نگه دارید.
۲. قابلیت اطمینان بالا
با استفاده از سیستم‌های تلفن IP، برقراری تماس‌ها فقط به یک چیز متکی است: اتصال به اینترنت. حتی اگر اینترنت خراب شود، با استفاده از امکان انتقال تماس (Call Forwarding)، همچنان می‌توانید تماس‌های خود را بر روی دستگاهی دیگری با هر اینترنتی دریافت کنید. همچنین با هدایت تماس‌ها به صندوق صوتی، حتی در مواقعی که اینترنت کاملا قطع است، هیچ تماسی را از دست نمی‌دهید.
۳. دسترسی از راه دور
کسب‌وکارها روز‌به‌روز پیش از گذشته به دورکاری روی می‌آورند و در شرایط فعلی نیز که به دلیل شیوع ویروس کرونا بسیاری از سازمان‌ها کاملا دورکار یا شیفتی شده‌اند، دسترسی به تماس‌های سازمانی در بیرون از سازمان امری ضروری است.
IP Phone ها این مشکل را برطرف کرده‌اند، چرا که به‌راحتی بر روی هر دستگاه متصل به اینترنت قابل تنظیم هستند و می‌توانید در هر مکانی بدون محدودیت جغرافیایی به تماس‌های سازمانی دسترسی داشته باشید.
۴. مقیاس‌پذیری بالا
مقیاس‌پذیری بالای IP Phone ها این امکان را به کسب‌وکارها می‌دهد تا در صورت تغییر در سازمان، به آسانی و بدون صرف هزینه اضافی، تعداد داخلی‌ها را افزایش یا کاهش دهند. این ویژگی خصوصاً برای مراکز تماس بسیار مناسب است که دائما تعداد نیروهایشان تغییر می‌کند و همگی به خط تلفن نیاز دارند.
سیستم‌های تلفن IP به همان اندازه که پهنای باند اینترنت شما اجازه بدهد، برقراری تماس‌ها را ممکن می‌سازد. چرا که تمام ارتباطات شما (تماس‌های ویدئویی، پشتیبانی مشتری یا آموزش تیمی) تنها بر بستر اینترنت اتفاق می‌افتد. پیشنهاد ما استفاده از سرویس پهنای باند اختصاصی است چرا که علاوه بر عدم محدودیت در حجم مصرفی و پایداری بالا، سرعت آپلود و دانلود نامحدودی دارد و به دلیل اختصاصی بودن تماما به شما تخصیص می‌یابد.
۵. امکانات جانبی رایگان
تلفن‌های ابری امکانات متعددی نظیر فکس آنلاین، چت درون‌سازمانی، تلفن گویا (IVR)، صف تماس، صندوق صوتی، سیستم گزارش‌دهی و … را بدون نیاز به تجهیزات مجهزا برای کسب‌وکارها فراهم آورده است که روند پاسخگویی مشتریان را بهبود بخشیده و رضایت مشتریان را به دنبال خواهد داشت.
نکسفون با ارائه راهکار نکسفون پرو تمامی این امکانات را بر بستر اینترنت برای کسب‌وکارها فراهم آورده است. با تلفن ابری نکسفون می‌توانید به تماس‌های سازمانی خود از هر مکانی و بر روی هر دستگاهی (IP Phone، اپلیکیشن موبایل و پنل تحت وب نکسفون) دسترسی داشته باشید و از امکانات متعدد آن بهره‌مند شوید.
برای کسب اطلاعات بیشتر از سرویس نکسفون، فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.
