پیش‌تر در مقاله‌ای دیگر درمورد تلفن مجازی و مزایایی که برای کسب‌وکارها دارد، صحبت کردیم. اما انتخاب یک سرویس تلفن مجازی چالش‌های متعددی دارد که قبل از خرید سرویس باید مورد توجه قرار گیرد در غیر این صورت می‌تواند هزینه‌های زیادی برای سازمان ایجاد کند. در این مقاله قصد داریم به بررسی این موضوع بپردازیم که در انتخاب یک سرویس تلفن مجازی، به چه نکات و معیارهایی باید توجه کنیم؟
در اواخر دهه ۱۹۹۰، راه‌حل جدیدی برای برقراری ارتباط ارائه شد: خدمات تلفن مجازی. دقیقاً مانند برنامه‌های آنلاینی که در فضای ابری (cloud) استفاده می‌کنید، این سرویس نیز مبتنی بر ابر بوده و با برعهده‌گرفتن تمام مسئولیت‌های سخت‌افزاری، مدیریت، نگهداری و گسترش آن‌ها در بین مشاغل، ویژگی‌های بیشتری را با هزینه بسیار کم‌تر به کسب‌وکارها ارائه می‌کند. علاوه بر این، مشاغلی که از خدمات تلفنی مجازی استفاده می‌کنند می‌توانند با استفاده از هر دستگاهی که به اینترنت وصل می‌شود از خدمات تلفن مجازی بهره‌مند شوند.
هر محصولی ویژگی‌های متعددی دارد که برخی از آن‌ها مهم و ضروری است و بدون آن ویژگی‌ها نمی‌توانید کار خود را انجام دهید. از طرفی ویژگی‌های دیگری نیز هستند که وجود آن‌ها ضروری نیست، اما باعث ایجاد حس راحتی و رضایت می‌شود. پیش از انتخاب یک سرویس تلفن مجازی، لازم است ابتدای نیازهای اساسی خود از سیستم را بررسی کنید و سپس به ارزیابی سایر ویژگی‌ها بپردازیم و در انتها مناسب‌ترین سرویس را انتخاب کنیم.
معیارهای مهم در انتخاب یک سرویس تلفن مجازی مناسب به شرح زیر است:
هزینه‌ی سرویس
یکی از اساسی‌ترین و مهم‌ترین مسائل در انتخاب یک سرویس، هزینه خدمات و ویژگی‌های آن سرویس است. همانطور که گفتیم، بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک به دلیل آن‌که سرمایه کافی ندارند از سرویس‌های ابری استفاده می‌کنند تا بتوانند با کم‌ترین هزینه، از بیشترین و بهترین خدمات ارتباطی استفاده کنند. در نتیجه می‌توان گفت هزینه و تعرفه سرویس اولین اولویت بسیاری از افراد در انتخاب یک تلفن مجازی است. لازم است قبل از خرید سرویس، از چند ارائهدهنده قیمت دریافت شود و شرایط آن‌ها بررسی شود، همچنین هم قیمت خرید اولیه و هم تعرفه مکالمه سرویس را نیز مقایسه نمایید.
اعتبار ارائهدهنده سرویس
یکی از نکات مهم در انتخاب سرویس‌دهنده تلفن، اعتبار و مجوز سرویس‌دهنده است. چون در صورتی که شماره تلفن دریافتی شما دارای مالکیت دائم نباشد و یا از شرکت معتبری خرید نکرده باشید ممکن است به راحتی شماره تلفنی را که مدت‌ها بر روی آن تبلیغات انجام داده‌اید، از بین برود و هزینه زیادی را متحمل شوید. در ایران شرکت‌های دارای مجوز FCP دارای بالاترین اعتبار برای ارائه سرویس تلفن هستند که مجوز آن‌ها با شرکت مخابرات ایران برابر است. در ایران شرکت‌های دیگری هستند که شماره تلفن یا خدمات دفتر کار مجازی ارائه می‌دهند و به راحتی در هر زمانی می‌توانند شماره را از شما پس بگیرند.
نصب و راه‌اندازی آسان
معیار بعدی در انتخاب سرویس تلفن ابری، چگونگی نصب و استفاده از این سرویس است. قطعا اگر کار با سیستم آنقدر سخت و پیچیده باشد که لازم باشد نیروی متخصص خارجی برای آموزش حضور یابند، انتخاب عاقلانه‌ای نیست. همچنین در صورت کم و زیاد شدن کارمندان، در صورت پیچیده بودن سیستم، هزینه و وقت زیادی صرف آموزش سرویس تلفن خواهد شد که مقرون به‌صرفه نیست. در صورتیکه برای انجام کوچک‌ترین تغییری در سیستم نیاز باشد که از تیم متخصص راهنمایی بگیرید، روند پاسخگویی شما به مشتریان کند می‌شود و در نتیجه می‌تواند سبب بروز مشکلاتی در کسب‌وکار شما شود. پس می‌توان گفت قابلیت نصب و استفاده آسان از سرویس، نکته مهم دیگر در انتخاب یک تلفن مجازی مناسب است.
مقیاس‌پذیری بالا
هر سازمان و کسب‌وکاری همواره در حال تغییر است و تعداد کارمندان آن کم و زیاد می‌شود. در نتیجه یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های تلفن سازمانی این است که بتوان برای هر کارمند جدید بدون صرف هزینه اضافه، داخلی اضافه کرد یا در صورت کم شدن افراد، بتوان داخلی مربوط به آن‌ها را حذف کرد. در سیستم تلفن سنتی، این کار ممکن نبود و هزینه‌های بالایی برای این کار لازم بود. بنابراین لازم است اطمینان حاصل کنید که سیستم تلفن مجازی که انتخاب می‌کنید به اندازه کافی مقیاس‌پذیر است که بتوانید این تغییرات را در سازمان خود اعمال کنید.
امکان مدیریت تماس‌ها
کارایی تلفن مجازی به‌گونه‌ای است که با استفاده از هر دستگاه متصل به اینترنت می‌توانید ارتباط خود را حفظ کنید. در نتیجه افراد زیادی به ویژه افراد دورکار یا کسانی که در بیرون از محیط شرکت مشغول به کار هستند، اغلب از تلفن همراه خود برای برقراری تماس استفاده می‌کنند. در نتیجه لازم است در هنگام انتخاب سرویس تلفن مجازی خود از امکان مدیریت تماس‌ها مانند گزارش‌گیری، بلاک کردن، انتقال تماس، نمایش شماره تماس‌گیرنده، جداسازی تماس‌های شخصی از تماس‌های اداری و دانلود تماس‌ها مطمئن شوید.
کیفیت تماس‌ها
کیفیت صدا یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که به هنگام انتخاب یک سرویس تلفن مجازی لازم است به آن توجه شود. چیزی به اندازه یک صدای خفیف، صدای تند و یا اتصال ضعیف برای ایجاد تنش با مشتری کافی است. کیفیت تماس واضح و بدون وقفه در لیست مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که باید در یک سیستم تلفن مجازی جستجو کنید. یکی از دلایل کیفیت پایین در تماس‌ها مربوط به اتصال ضعیف اینترنت است. بنابراین، جدا از اینکه قادر به برقراری و دریافت تماس با کیفیت با استفاده از سیستم تلفن مجازی هستید، باید از اتصال اینترنت خود اطمینان حاصل نمایید. برای یک اتصال اینترنتی قوی و پرسرعت، می‌توانید از پهنای باند اختصاصی در سازمان خود استفاده کنید. با این کار بدون افت سرعت حتی در ساعات اوج مصرف می‌توانید از اینترنت سازمانی پایدار و پرسرعتی استفاده کنید.
امکان تنظیم IVR
پاسخ صوتی تعاملی(Interactive Voice Response) از ویژگی‌هایی است که برای هر مرکز تماس با تیم‌های متعدد و حجم تماس زیاد مفید خواهد بود. به همین دلیل است که یکی از ویژگی‌های اساسی تلفن مجازی، امکان تنظیم IVR است. اما اگر به خوبی تنظیم نشده باشد، IVR ممکن است باعث بروز مشکلات زیادی در مرکز تماس شما شود. در نتیجه پیش از انتخاب یک تلفن مجازی امکان سفارشی‌سازی پیام‌های ضبط‌شده، در دسترس بودن عامل، اتصال به صف تماس و مسیریابی تماس‌ها را بررسی کنید.
امکانات دیگر ارتباطی
سرویس‌های تلفن مجازی اغلب امکان ارائه راهکارهای ارتباطی دیگر را نیز فراهم می‌آورند. برای مثال امکان ارسال فکس اینترنتی، انتقال فایل،چت سازمانی و …. بنابراین حتما ارائه‌دهندگان سرویس تلفن مجازی را از این جنبه نیز بررسی نمایید.
تیم پشتیبانی قوی
داشتن یک تیم پشتیبانی سریع و حاضر یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های هر سرویس است. وقتی می‌خواهید یک سرویس را انتخاب کنید، لازم است از پاسخگویی سریع و به‌موقع پشتیبانی ارائهدهنده مطمئن شوید. زیرا سرویس تلفن مجازی بر پایه ابر بوده و تمامی وظایف نگهداری و پشتیبانی بر عهده شرکت ارائهدهنده آن است و عدم پاسخگویی صحیح و به‌موقع پشتیبانی آن، منجر به از دست دادن مشتریان شما و نارضایتی آن‌ها می‌شود. در نتیجه در کنار هزینه و خدماتی که ارائه می‌دهند، حتما از توانایی پشتیبانی آن‌ها اطمینان حاصل نمایید.
راهکار نکسفون پرو، تلفن ثابت سازمانی مبتنی بر ابر شرکت رسپینا (دارای مجوز FCP) است که به شما این امکان را می‌دهد تا به‌راحتی و با بالاترین کیفیت با مشتریان و همکاران خود در ارتباط باشید و هیچ تماسی را از دست ندهید. این سرویس بدون هیچ وابستگی به سخت‌افزار و خط تلفن، به شما این امکان را می‌دهد تا تنها با تلفن همراه خود یا پنل تحت وب تماس‌های خود را مدیریت کنید و در هر جایی که هستید بدون محدودیت جعرافیایی از تمام ویژگی‌های یک تلفن مجازی بهره‌مند شوید.
برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان می‌توانید با شماره ۰۲۱۹۱۰۷۷۷۷۷ تماس حاصل نمایید و یا فرم مشاوره رایگان را تکمیل کنید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند.
