کسبوکارها همواره به دنبال جدیدترین روندهای فناوری هستند تا بهرهوری خود را افزایش و به موفقیتهای بیشتری دست یابند. نحوه ارتباط کسبوکارها، چه درونسازمانی و چه برونسازمانی، یکی از عوامل حیاتی در افزایش بهرهوری و ارائه بهترین تجربه ممکن به شمار میآید. با ادامه حرکت بهسوی کنار گذاشتن سیستمهای قدیمی (مانند تلفنهای سنتی، سانترال پاناسونیک و زیرساختهای فناوری اطلاعات قدیمی)، دو گزینه اصلی در ارتباطات مدرن پیشروی کسبوکارها قرار دارد: تلفن اینترنتی VoIP یا ارتباطات یکپارچه بهعنوان سرویس (UCaaS).
تلفن اینترنتی VoIP به عنوان نخستین گام در این مسیر، توانست با حذف وابستگی به زیرساختهای سنتی، انعطافپذیری و کاهش هزینهها را برای کسبوکارها به ارمغان آورد. اما در دنیای امروز که سرعت، همکاری همزمان و دسترسی چندکاناله اهمیت ویژهای دارد، تنها تماس صوتی پاسخگوی نیازهای ارتباطی سازمانها نیست.
در همین راستا، فناوری UCaaS (ارتباطات یکپارچه بهعنوان سرویس) مانند نسل پیشرفتهتری از ارتباطات دیجیتال وارد میدان شد. این راهکار نوین، امکانات متنوعی مانند تماس تصویری، پیامرسانی فوری، جلسات آنلاین، اشتراک فایل و یکپارچگی با سایر ابزارهای سازمانی را در قالب یک پلتفرم ابری واحد ارائه میدهد.UCaaS نهتنها مکمل تلفن ابری است، بلکه آن را به سطحی بالاتر ارتقاء میدهد؛ جایی که تجربه کاربری، بهرهوری تیمی و چابکی سازمانی در اولویت قرار خواهد گرفت.
تلفن اینترنتی VoIP چیست؟
تلفن اینترنتی VoIP، فناوریای است که تماسهای صوتی را از طریق اینترنت ممکن میسازد. این فناوری به کاربران اجازه میدهد بهجای استفاده از خطوط تلفن آنالوگ، تماسهای خود را از طریق شبکه اینترنت انجام دهند. برخلاف خطوط تلفن سنتی که به یک دستگاه خاص محدود هستند، تلفن اینترنتی امکان برقراری تماس از طریق دستگاههای مختلف مانند لپتاپ، تلفن همراه و IP Phone ها را فراهم میکند.
فناوری VoIP ریشه در دهه ۷۰ میلادی دارد؛ زمانی که اولین مکالمه همزمان از طریق شبکه ARPANET، پیشزمینهای از اینترنت امروزی، انجام شد و انقلابی در شیوههای ارتباطی بهوجود آورد. این نوآوری، در دل تحولات تدریجی دنیای موبایل، زمینهساز پیدایش روشهای نوین برای برقراری تماسهای صوتی شد؛ روشهایی که دیگر وابسته به خطوط تلفن سنتی(سانترال پاناسونیک) نبودند.
در سالهای پس از آن، با توسعه نرمافزارهایی نظیر «Internet Phone» و گسترش دسترسی به اینترنت پرسرعت، روند تحولات با سرعت بیشتری پیش رفت. فناوری VoIP، که امکان برقراری تماس از طریق اینترنت را فراهم میآورد، بهتدریج جایگزین سیستمهای سنتی شد و تجربهای نوین، منعطف و مقرونبهصرفه را برای کاربران به ارمغان آورد.
این روند شتاب بیشتری یافت، بهویژه اکنون که خاموشی تدریجی شبکههای تلفن سنتی (PSTN) در بسیاری از کشورها آغاز شده است. کشورهایی مانند بریتانیا، آلمان و استرالیا برنامههایی برای توقف کامل شبکههای مسی و انتقال به زیرساختهای ابری در دست اجرا دارند. در چنین شرایطی، استفاده از VoIP دیگر تنها یک انتخاب مدرن نیست، بلکه به ضرورتی اجتنابناپذیر برای انسانها تبدیل شده است.
چرا برخی از کشورها به سمت تلفن اینترنتی VoIP روی میآورند
کشورها با حرکت بهسوی تلفن ابری، میتوانند زیرساختهای ارتباطی خود را مدرن، منعطف و مقرونبهصرفه سازند. این فناوری، وابستگی به تجهیزات سنتی را کاهش، امنیت ارتباطات را افزایش میدهد و بستر مناسبی برای توسعه دولت الکترونیک، کار از راه دور و پاسخگویی سریعتر در بحرانها فراهم میآورد. همچنین، تلفن اینترنتی VoIP موجب کاهش هزینههای نگهداری و بهبود بهرهوری سازمانی در مقیاس ملی خواهد شد.
UCaaS چیست؟
UCaaS یا ارتباطات یکپارچه بهعنوان سرویس، یک راهکار ابری است که امکان برقراری ارتباط از طریق یک پلتفرم واحد را فراهم میآورد. این پلتفرم شامل قابلیتهایی مانند تماس صوتی، ویدئو کنفرانس، پیامرسانی فوری، اطلاع از وضعیت حضور کاربران و اشتراکگذاری فایل میشود. توانایی UCaaS در پشتیبانی از ارتباطات آنی و مبتنی بر درخواست، این فناوری را به راهکاری کارآمد و مؤثر برای همکاریهای سازمانی فارغ از اندازه یا حوزه فعالیت سازمان تبدیل کرده است.
زیرساخت UCaaS بر بستر فضای ابری قرار دارد و توسط یک ارائهدهندهی شخص ثالث مدیریت و پشتیبانی میشود. از این رو، دیگر نیازی به نگهداری و مدیریت تجهیزات فیزیکی در محل سازمان وجود ندارد؛ مزایایی که در ادامه به تفصیل به آنها خواهیم پرداخت.
در این فناوری، تلفن اینترنتی VoIP بهعنوان بستر اصلی انتقال صدا عمل مینماید. بدینصورت که صدای تماس به بستههای داده تبدیل شده و از طریق اینترنت به مقصد ارسال میشود؛ سپس، دستگاه گیرنده این دادهها را مجدداً به صوت تبدیل مینماید. اکنون که با کلیات این دو راهکار آشنا شدیم، میتوانیم نگاهی دقیقتر به قابلیتها و مزایای هر یک داشته باشیم.
مقیاسپذیری و انعطافپذیری تلفن اینترنتی VoIP و UCaaS
ارتباطات تجاری باید مقیاسپذیر باشند؛ این یک اصل بدیهی و غیرقابل انکار است. کسبوکارهایی که در مسیر رشد قرار دارند، نیازمند راهکاری هستند که امکان افزایش یا کاهش تجهیزات و تعداد کاربران را بهسادگی فراهم کند. در شرایطی مانند جذب نیروی جدید یا خروج کارکنان، باید بتوان تغییرات لازم را بدون پرداخت هزینه بابت امکانات بلااستفاده، بهراحتی اعمال کرد.
سیستمهای تلفنی سنتی فاقد انعطاف لازم برای پاسخگویی به نیازهای در حال تغییر سازمانها هستند؛ اما راهکارهای ابری مانند VoIP و UCaaS با ساختار منعطف خود، این امکان را فراهم میکنند که خطوط ارتباطی بهآسانی و بدون ایجاد وقفه در بهرهوری، اضافه یا حذف شوند. از همین رو جای تعجب نیست که ۱۹.۱ درصد از شرکتها، UCaaS و VoIP را بهعنوان بخشی از استراتژی ارتباطی خود برگزیدهاند.
برای کسبوکارهایی که بخش عمدهای از ارتباطاتشان از طریق تماس تلفنی انجام میشود، VoIP گزینهای مناسبتر به شمار خواهد رفت. اما زمانی که ارتباط از طریق چندین کانال مطرح باشد، UCaaS با ارائه مجموعهای متنوع از قابلیتها، انعطافپذیری بیشتری برای رشد و توسعه در اختیار سازمانها قرار میدهد.
مقایسه هزینههای تلفن اینترنتی VoIP و UCaaS
۳۱٪ فناوریهای سازمانها همچنان متکی به سیستمهای قدیمی هستند. این سیستمها هزینه زیادی برای نگهداری در بر دارند؛ در برخی صنایع حتی تا ۸۰٪ بودجه IT صرف پایدار نگهداشتن این سیستمها میشود. اگر خطرهای احتمالی مانند نشت اطلاعات، کاهش بهرهوری یا عدم نوآوری برای جذب مشتریان جدید را نیز در نظر بگیریم، هزینه واقعی سیستمهای سنتی بسیار بیشتر خواهد شد.
تلفن اینترنتی VoIP و UCaaS هر دو نسبت به فناوریهای قدیمی بسیار مقرونبهصرفهتر هستند. آنها نیازی به تجهیزات گرانقیمت ندارند و فقط با اینترنت پایدار کار میکنند. همچنین چون روی موبایل و لپتاپ قابل استفاده هستند، هزینه خرید سختافزار اختصاصی حذف میشود. بهطور متوسط، شرکتهایی که به UCaaS مهاجرت کردهاند، سالانه حدود ۱۶۱هزار دلار در هزینههای IT صرفهجویی مینمایند.برای VoIP نیز آمارها حاکی از کاهش ۹۰٪ در هزینه تماسهای بینالمللی و کاهش ۹۰٪ در هزینه راهاندازی برای کسبوکارهای کوچک است.
تعرفه ماهانه بهازای هر کاربر نیز کمک میکند که کسبوکارها مدیریت بهینهتری بر هزینههای ارتباطی خود داشته باشند.
ایجاد زیرساختی مدرن
با وجود تأکیدهای مکرر بر هزینههای بالای نگهداری از سیستمهای ارتباطی قدیمی، برخی شرکتها همچنان تمایلی به تغییر نشان نمیدهند. نگرانی از بروز اختلال در خدمات، وقفه در عملیات روزمره یا چالشهای انطباق با یک سیستم جدید، از جمله عواملی هستند که موجب مقاومت در برابر تحول دیجیتال میشوند؛ تحولی که نادیدهگرفتن آن میتواند در نهایت زیانهای بهمراتب بیشتری به همراه داشته باشد.
افزون بر این، سیستمهای قدیمی از منظر امنیتی نیز بهشدت آسیبپذیر هستند. طبق آمارها، متوسط هزینه هر نشت اطلاعات بیش از ۴.۴۵ میلیون دلار برآورد میشود؛ عددی قابلتوجه که ممکن است برخی سازمانها را بالاخره به تغییر و بازنگری زیرساختهای خود وادار کند.
امنیت تنها یکی از ارکان حیاتی یک زیرساخت مدرن است. عوامل دیگری همچون پهنای باند پایدار، تجهیزات مناسب و مقیاسپذیری نیز نقش کلیدی در عملکرد ارتباطی سازمانها ایفا میکنند.
بدیهی است که اگر اهداف و نیازهای ارتباطی یک کسبوکار از ابتدا بهدرستی شناسایی و تعریف شوند، فرآیند تصمیمگیری برای انتخاب بین تلفن اینترنتی VoIP و UCaaS، و همچنین انتخاب ارائهدهنده مناسب، بهمراتب سادهتر و اثربخشتر خواهد بود.
همکاری و ارتباطات در دوران کار ترکیبی
همه ما میدانیم که الگوهای کاری سنتی تغییر کردهاند. انعطافپذیری اکنون بخشی اساسی از بهرهوری و کارایی سازمان به شمار میرود. توانایی کارکنان برای کار از راه دور با تجربهای مؤثر و روان، وابسته به زیرساخت ارتباطی مناسب است.
تلفن اینترنتی VoIP و UCaaS هر دو امکان ارتباط و همکاری مؤثر را فراهم کردهاند. تنها نیاز به اینترنت دارند و روی انواع دستگاهها کار میکنند. در حالی که بیش از ۶۰٪ کارمندان معتقدند در حالت دورکاری عملکرد بهتری دارند، سرمایهگذاری روی این فناوریها یک ضرورت است.
در زمینه همکاری تیمی، UCaaS از VoIP جلوتر است؛ چون امکاناتی مثل اشتراکگذاری و ویرایش همزمان فایلها، همکاری تیمها را به سطح بالاتری میبرد. VoIP با قابلیتهایی مانند ضبط و انتقال تماس همچنان بسیار مفید است، اما برای پروژههایی که نیاز به تعامل چندجانبه و هماهنگی لحظهای دارند، UCaaS انتخاب بهتری خواهد بود.
انتخاب بین تلفن اینترنتی VoIP و UCaaS
فناوریهای ارتباطی کسبوکار در سالهای اخیر جهش بزرگی داشتهاند و VoIP و UCaaS در خط مقدم این تحول قرار دارند.
تلفن اینترنتی VoIP راهکاری مقرونبهصرفه و ساده برای جایگزینی تلفنهای سنتی است. اگر سازمان شما بیشتر تماس صوتی دارد و به کانالهای ارتباطی پیچیدهتری نیاز ندارد، VoIP میتواند گزینهای ایدهآل باشد. هزینه کمتر، نصب آسان و قابلیت مقیاسپذیری از مزایای برجسته این فناوری است.
در مقابل، UCaaS فراتر از تماس صوتی عمل میکند. این راهکار، مجموعهای از ابزارهای ارتباطی شامل تماس ویدیویی، پیامرسانی سازمانی، جلسات مجازی، بهاشتراکگذاری فایل و یکپارچگی با نرمافزارهای بهرهوری را در بستری یکپارچه ارائه میدهد. اگر سازمانی در حال رشد هستید یا به دنبال ارتقای همکاری تیمی، انعطافپذیری و مدیریت متمرکز ارتباطات خود میباشید، UCaaS انتخابی هوشمندانهتر است.
در نهایت، انتخاب میان VoIP و UCaaS باید بر اساس فاکتورهایی مانند اندازه سازمان، نوع تعاملات، اهداف بلندمدت و بودجه انجام گیرد. برخی سازمانها حتی با ترکیب این دو فناوری، ترکیبی متناسب با نیازهای خاص خود ایجاد میکنند.
نکسفون نسل جدید ارتباطات سازمانی
نکسفون، تلفن ابری (تلفن تحت شبکه) ویژه استارتاپها و کسبوکارهای کوچک و متوسط است. این سرویس، هیچ نیازی به سرور و تجهیزات خاصی ندارد و به راحتی و تنها از طریق اینترنت و با استفاده از دستگاه تلفن، پنل وب و یا اپلیکیشن موبایل امکان برقراری و دریافت تماس را برای سازمانها از هر نقطهای از کشور فراهم میآورد.
قیمت تلفن اینترنتی نکسفون تا ۶۰٪ کمتر از سایر روشهای ارتباطی است. همچنین با نکسفون، هر سازمانی و با هر بودجهای میتواند سرشماره دلخواه (خط ثابت تهران و کشوری) خود را انتخاب نمایید و از امکانات متعدد نکسفون نظیر تلفن گویا، صف تماس، انتقال تماس، فکس اینترنتی و … بهرهمند شوید.
