تلفن ویپ (VoIP) روشی برای برقراری تماس تلفنی از طریق اینترنت است. در این فناوری، صدا به دادههای دیجیتال تبدیل میشود و پس از انتقال به مقصد، دوباره به صدا برمیگردد. برای استفاده از تلفن ویپ میتوان از تلفنهای مخصوص یا نرمافزارهای تلفنی روی رایانه و تلفن همراه استفاده کرد.
در کسبوکارها، ویپ کاربردهای بیشتری دارد. شرکتها میتوانند شماره تلفن سازمانی خود را به مرکز تلفن متصل کنند و تماسهای مشتریان را میان واحدهای فروش، پشتیبانی و سایر بخشها تقسیم کنند. امکاناتی مانند تلفن گویا، صف انتظار، ضبط مکالمات و اتصال به نرمافزارهای سازمانی نیز با استفاده از مرکز تلفن مناسب در دسترس قرار میگیرند.
تلفن ویپ چگونه کار میکند؟
در سیستم تلفن ویپ، هنگام شمارهگیری، درخواست برقراری تماس از طریق اینترنت به سیستم تلفنی ارسال میشود. این سیستم ارتباط با شماره مقصد را برقرار میکند و پس از پاسخ دادن طرف مقابل، مکالمه آغاز میشود.
اگر با شماره یک شرکت تماس بگیرید، تماس شما ابتدا به سیستم تلفنی آن شرکت میرسد. بسته به تنظیمات مرکز تلفن، ممکن است مستقیماً به یک کارشناس وصل شوید یا ابتدا پیام تلفن گویا را بشنوید و سپس واحد موردنظر خود را انتخاب کنید.
کارکنان شرکت نیز میتوانند از همین سیستم برای تماسهای خروجی استفاده کنند. در صورت پشتیبانی سرویس، شماره سازمان بهجای شماره شخصی کارشناس برای مخاطب نمایش داده میشود.
در واقع، خط تلفن ویپ ارتباط شرکت با شمارههای خارج از سازمان را برقرار میکند و مرکز تلفن مشخص میکند تماسها چگونه میان کارکنان و بخشهای مختلف مدیریت شوند.
برای استفاده از تلفن ویپ به چه چیزهایی نیاز داریم؟
تجهیزات موردنیاز به نوع سرویس و تعداد کاربران بستگی دارد. یک دفتر کوچک ممکن است با چند گوشی یا نرمافزار تلفنی کار خود را شروع کند، درحالیکه شرکتی با چندین شعبه به امکانات بیشتری نیاز دارد.
برای استفاده از تلفن ویپ، سه مورد اصلی باید فراهم باشد:
- اینترنت مناسب: کیفیت و پایداری اتصال اینترنت بر کیفیت مکالمات تأثیر دارد. اگر تعداد زیادی تماس همزمان برقرار میشود، ظرفیت اینترنت نیز باید متناسب با آن باشد.
- گوشی یا نرمافزار تلفنی: کاربران میتوانند از گوشی مخصوص ویپ یا نرمافزار تلفنی روی رایانه و تلفن همراه استفاده کنند.
- سرویس تلفنی: برای تماس با شمارههای ثابت و همراه، به خط تلفن و خدمات شرکت ارائهدهنده سرویس نیاز است. اگر سازمان به داخلی، تلفن گویا یا سایر امکانات مدیریت تماس نیاز داشته باشد، باید مرکز تلفن مناسبی نیز داشته باشد.
در بسیاری از شرکتها میتوان از تجهیزات اینترنت و شبکه موجود استفاده کرد. البته پیش از راهاندازی باید کیفیت اتصال و سازگاری دستگاهها بررسی شود.
انواع سیستم تلفن ویپ و روشهای استفاده از آن
ویپ تنها به یک نوع گوشی یا سیستم تلفنی محدود نیست. شرکتها میتوانند براساس تعداد کارکنان، شرایط کاری و امکانات موردنیاز، روش مناسبی را برای برقراری و مدیریت تماسها انتخاب کنند.
گوشی تلفن ویپ یا نرمافزار تلفنی؟
گوشی تلفن ویپ یا IP Phone از نظر ظاهری شبیه تلفنهای رومیزی معمولی است، اما بهجای اتصال مستقیم به خط تلفن سنتی، به شبکه اینترنت شرکت متصل میشود. برخی مدلها از کابل شبکه استفاده میکنند و بعضی دیگر قابلیت اتصال بیسیم دارند.
روش دیگر، استفاده از نرمافزار تلفنی یا Softphone است. این نرمافزار روی رایانه یا تلفن همراه نصب میشود و امکان برقراری و دریافت تماس را بدون خرید گوشی رومیزی فراهم میکند.
انتخاب میان این دو روش به شرایط کاری بستگی دارد. برای کارشناسی که تمام روز پشت میز به تماسهای مشتریان پاسخ میدهد، گوشی رومیزی ممکن است مناسبتر باشد. در مقابل، کارمندی که مرتب خارج از دفتر فعالیت میکند، میتواند از نرمافزار تلفنی استفاده کند.
مرکز تلفن داخل شرکت و مرکز تلفن ابری
مرکز تلفن وظیفه مدیریت تماسها و داخلیهای کارکنان را بر عهده دارد. این سیستم میتواند روی تجهیزات خود شرکت نصب شود یا بهصورت ابری در اختیار سازمان قرار بگیرد.
در مرکز تلفن داخل شرکت، سرور و تجهیزات اصلی در محل شرکت قرار دارند و نگهداری آنها بر عهده تیم فنی سازمان یا شرکت پشتیبان است. این روش برای مجموعههایی مناسب است که میخواهند کنترل بیشتری بر تجهیزات و تنظیمات سیستم تلفنی خود داشته باشند.
در مرکز تلفن ابری، سرور و نرمافزار اصلی توسط شرکت ارائهدهنده سرویس نگهداری میشود. در این روش، کسبوکار برای استفاده از امکانات مرکز تلفن نیازی به خرید و نگهداری سرور اختصاصی در دفتر خود ندارد.
سیپ ترانک (SIP Trunk)
سیپ ترانک یکی از روشهای اتصال مرکز تلفن شرکت به شبکه تلفن از طریق اینترنت است. این سرویس به سازمان اجازه میدهد متناسب با ظرفیت خط، چندین تماس را بهصورت همزمان برقرار یا دریافت کند.
سیپ ترانک با مرکز تلفن تفاوت دارد. مرکز تلفن وظیفه مدیریت تماسها و داخلیها را دارد، درحالیکه سیپ ترانک میتواند ارتباط آن را با شمارههای خارج از سازمان برقرار کند.
مزایای تلفن ویپ برای کسبوکارها
مدیریت تماسها با یک شماره سازمانی
شرکت میتواند یک شماره اصلی به مشتریان معرفی کند و تماسهای دریافتی را براساس درخواست آنها به بخشهای مختلف برساند.
برای مثال، مشتری پس از تماس با شرکت، گزینه پشتیبانی را انتخاب میکند. اگر کارشناسان مشغول باشند و مرکز تلفن از صف انتظار پشتیبانی کند، تماس در صف قرار میگیرد تا یکی از کارشناسان پاسخ دهد.
به این ترتیب، مشتری برای ارتباط با واحدهای مختلف شرکت نیازی به داشتن چند شماره تلفن جداگانه ندارد.
استفاده از داخلی سازمان خارج از دفتر
در سیستم ویپ، کارکنان با دسترسی به اینترنت و تنظیمات لازم میتوانند از خارج از دفتر نیز به داخلی سازمانی خود متصل شوند.
این قابلیت برای شرکتهایی که چند شعبه دارند یا بخشی از کارکنانشان دورکار هستند، مفید است. کارمندان میتوانند بدون استفاده از شماره شخصی، از طریق سیستم تلفنی شرکت با مشتریان و همکاران تماس بگیرند.
توسعه سیستم تلفنی با افزایش کارکنان
در بسیاری از سیستمهای ویپ، اضافه کردن داخلی جدید از طریق تنظیمات مرکز تلفن انجام میشود و نیازی به سیمکشی تلفن مسی برای هر کاربر نیست.

البته تعداد داخلیها با تعداد تماسهای همزمان تفاوت دارد. برای مثال، شرکتی با ۵۰ کارمند ممکن است در شلوغترین ساعت کاری تنها به ظرفیت ۱۵ مکالمه همزمان نیاز داشته باشد. ظرفیت خط باید براساس حجم تماسهای واقعی انتخاب شود.
اتصال به نرمافزار مدیریت ارتباط با مشتری
برخی سیستمهای ویپ قابلیت اتصال به نرمافزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM را دارند.
در این حالت، کارشناس میتواند هنگام دریافت تماس، اطلاعات مشتری را در نرمافزار مشاهده کند. در سیستمهای سازگار، امکان ثبت سوابق تماس و شمارهگیری مستقیم از داخل نرمافزار نیز وجود دارد.
این امکانات برای تیمهای فروش و پشتیبانی که روزانه با مشتریان زیادی در ارتباط هستند، کاربرد دارند.
مدیریت هزینههای ارتباطی
استفاده از تلفن ویپ در برخی سازمانها میتواند هزینه توسعه و نگهداری سیستم تلفنی را کاهش دهد؛ بهخصوص در شرکتهایی که چند شعبه یا تعداد زیادی داخلی دارند.
بااینحال، هزینه تلفن ویپ همیشه کمتر از تلفن سنتی نیست. نوع خط، تجهیزات موردنیاز، هزینه مکالمات و شیوه نگهداری مرکز تلفن در هزینه نهایی تأثیر دارند.
تفاوت تلفن ویپ با تلفن ثابت معمولی چیست؟
تفاوت اصلی این دو روش در نحوه برقراری تماس است. تلفن ثابت سنتی از شبکه تلفن متداول استفاده میکند، اما تلفن ویپ تماسها را از طریق اینترنت برقرار میکند.
این تفاوت بر تجهیزات موردنیاز، توسعه داخلیها و نحوه استفاده از سیستم تلفنی نیز تأثیر دارد.
| تلفن ثابت | تلفن ویپ | ویژگی |
| شبکه تلفن | از طریق اینترنت | نحوه برقراری تماس |
| گوشی تلفن معمولی | گوشی ویپ یا نرمافزار تلفنی | تجهیزات کاربران |
| وابسته به ظرفیت سانترال | وابسته به ظرفیت مرکز تلفن و سرویس | افزایش تعداد داخلیها |
| معمولاً نیازمند تجهیزات یا خدمات تکمیلی | با اینترنت و تنظیمات مناسب امکانپذیر است | استفاده خارج از دفتر |
| بسته به نوع سانترال | در سیستمهای سازگار قابل انجام است | اتصال به نرمافزارهای سازمانی |
امکاناتی مانند انتقال تماس و تلفن گویا در برخی سانترالهای سنتی نیز وجود دارند. تفاوت مهم ویپ در شیوه راهاندازی و انعطاف بیشتر برای گسترش ارتباطات تلفنی سازمان است.
معایب و محدودیتهای تلفن ویپ
تلفن ویپ نیز مانند سایر خدمات ارتباطی محدودیتهایی دارد که باید پیش از راهاندازی در نظر گرفته شوند.
- وابستگی به اینترنت: اگر اتصال اینترنت شرکت قطع شود، تماسهای ویپ نیز ممکن است مختل شوند. برای سازمانهایی که ارتباط تلفنی اهمیت زیادی دارد، استفاده از اینترنت پشتیبان قابل بررسی است.
- نیاز تجهیزات به برق: گوشیهای ویپ، مودم و سایر تجهیزات برای فعالیت به برق نیاز دارند. استفاده از منبع برق اضطراری یا UPS میتواند هنگام قطعی کوتاهمدت برق به ادامه کار آنها کمک کند.
- تأثیر کیفیت اینترنت بر مکالمه: نوسان یا اختلال در ارتباط اینترنتی ممکن است باعث تأخیر، قطع و وصلی یا کاهش کیفیت صدا شود. سرعت اینترنت تنها عامل مؤثر نیست و پایداری اتصال نیز اهمیت دارد.
- امنیت سیستم تلفنی: دسترسی کاربران باید کنترل شود و تجهیزات و نرمافزارها بهروز باشند تا احتمال دسترسی غیرمجاز یا سوءاستفاده از خطوط تلفن کاهش پیدا کند.
انتخاب سرویس مناسب و بررسی زیرساخت شرکت پیش از راهاندازی، به کاهش بسیاری از این مشکلات کمک میکند.
انواع خطوط تلفن ویپ نکسفون
شماره تلفن در بعضی کسبوکارها فقط راهی برای پاسخگویی به مشتریان است، اما برای برخی برندها بخشی از هویت تجاری و تبلیغات محسوب میشود. شرکتهایی هم هستند که به دلیل فعالیت در چند شهر یا استان، ترجیح میدهند یک شماره مشترک برای تمام مشتریان داشته باشند.
نکسفون، راهکار تلفن سازمانی رسپینا، خطوط تلفن ۴ و ۵ رقمی، ۸ رقمی، کشوری و Toll Free را ارائه میدهد. هرکدام از این خطوط کاربرد و شرایط دریافت متفاوتی دارند.
خطوط تلفن ۴ و ۵ رقمی؛ شمارههای کوتاه سازمانی
شمارههای کوتاه برای کسبوکارهایی مناسباند که میخواهند راه ارتباطی مشخص و بهیادماندنی با مشتریان داشته باشند. خطوط ۴ و ۵ رقمی نکسفون دوطرفه هستند؛ یعنی شرکت میتواند با همان شمارهای که در وبسایت یا تبلیغات معرفی کرده است، تماس دریافت کند و با مشتریان نیز تماس بگیرد. این ویژگی به شناختهشدن شماره سازمان در تماسهای ورودی و خروجی کمک میکند.
خطوط ۴ رقمی بیشتر برای برندهایی کاربرد دارند که شماره تلفن آنها در تبلیغات محیطی، تلویزیونی و کمپینهای گسترده معرفی میشود. کوتاهی شماره باعث میشود مخاطب راحتتر آن را بخواند و به خاطر بسپارد. در مقابل، خطوط ۵ رقمی برای شرکتهایی مناسباند که به شمارهای کوتاه و مشخص برای ارتباطات روزانه، پاسخگویی به مشتریان و پیگیری درخواستها نیاز دارند.
هر دو نوع خط میتوانند بهعنوان شماره اصلی سازمان استفاده شوند. انتخاب میان آنها به نوع فعالیت، بودجه و اهمیت کوتاه بودن شماره بستگی دارد. میزان رند بودن شماره و موجودی خطوط قابل ارائه نیز در انتخاب نهایی تأثیر دارد.
خط تلفن ۸ رقمی؛ شماره ثابت با پیششماره استانی
برای بعضی کسبوکارها، داشتن شمارهای با پیششماره شهر یا استان محل فعالیت اهمیت بیشتری از کوتاه بودن آن دارد.
خطوط ۸ رقمی نکسفون با پیششمارههای استانی ارائه میشوند. برای مثال، یک شرکت در تهران میتواند شمارهای با پیششماره ۰۲۱ و یک مجموعه در مشهد شمارهای با پیششماره ۰۵۱ داشته باشد.
این خطوط برای دفاتر اداری، شرکتهای خدماتی و کسبوکارهایی مناسباند که میخواهند شماره تلفن آنها با شهر یا استان فعالیتشان شناخته شود.
خطوط تلفن کشوری؛ یک شماره برای مشتریان سراسر ایران
شرکتهایی که در چند شهر یا استان فعالیت میکنند، ممکن است ترجیح دهند بهجای معرفی شمارههای مختلف، یک شماره مشترک در اختیار تمام مشتریان قرار دهند.
خطوط کشوری نکسفون در دو نوع ۴ و ۱۰ رقمی ارائه میشوند. این شمارهها به پیششماره یک شهر خاص وابسته نیستند و برای ارتباط با مشتریان در سراسر کشور کاربرد دارند.
در این میان، خطوط ۴ رقمی کشوری برای برندهایی مناسباند که میخواهند یک شماره کوتاه و قابلتشخیص در سطح کشور داشته باشند. این خطوط، کوتاهی شماره را با امکان استفاده سراسری همراه میکنند.

خطوط Toll Free؛ تماس رایگان برای مشتریان
در بعضی کسبوکارها، شرکت ترجیح میدهد هزینه تماس مشتریان را خودش پرداخت کند؛ بهخصوص زمانی که تماس تلفنی بخش مهمی از خدمات پشتیبانی است.
در سرویس Toll Free نکسفون، تماسگیرنده هزینه مکالمه را پرداخت نمیکند و هزینه تماس بر عهده سازمان صاحب خط است. این خطوط با سرشماره ۰۹۴۲۰۰۰۰ ارائه میشوند.
مرکز تماس ابری فونیک
مرکز تماس ابری فونیک، از خدمات نکسفون، برای شرکتهایی طراحی شده است که میخواهند تماسهای مشتریان را بدون نیاز به نگهداری سرور مرکز تماس در دفتر خود مدیریت کنند.
فونیک امکاناتی مانند تلفن گویا، صف تماس، تعریف داخلی، ضبط مکالمات، گزارشگیری و اتصال به نرمافزار مدیریت ارتباط با مشتری را ارائه میدهد.
با استفاده از این سرویس، مدیران میتوانند وضعیت پاسخگویی کارشناسان را بررسی کنند و تماسها را براساس نیاز شرکت میان اعضای تیم تقسیم کنند.
فونیک برای مجموعههای دارای تیم فروش و پشتیبانی، شرکتهای چندشعبهای و سازمانهایی که کارکنان دورکار دارند نیز قابل استفاده است. همچنین در صورت سازگاری، میتوان از آن در کنار مرکز تلفن فعلی شرکت استفاده کرد.
ارسال پیامک با شماره سازمانی نکسفون
بعضی از ارتباطات مشتریان نیازی به تماس تلفنی ندارند. اعلام وضعیت سفارش، ارسال کد پیگیری یا اطلاعرسانی درباره خدمات از جمله مواردی هستند که میتوان از پیامک برای آنها استفاده کرد.
سرویس پیامک سازمانی نکسفون به کسبوکارها اجازه میدهد با فعالسازی این سرویس، پیامکهای اطلاعرسانی و خدماتی را با شماره سازمانی خود ارسال کنند.
ارسال پیامک از طریق پنل پیامکی یا اتصال به نرمافزارهای شرکت انجام میشود. به این ترتیب، کسبوکار میتواند علاوه بر تماس تلفنی، بخشی از اطلاعرسانیهای خود را نیز با شماره سازمانی انجام دهد.
هزینه خرید و راهاندازی تلفن ویپ چقدر است؟
هزینه تلفن ویپ به نوع شماره، تعداد تماسهای همزمان و امکانات موردنیاز شرکت بستگی دارد. خرید یک خط تلفن با راهاندازی مرکز تلفن یا مرکز تماس کامل متفاوت است و هزینه هر بخش باید جداگانه محاسبه شود.
مهمترین عوامل مؤثر بر قیمت عبارتاند از:
- نوع شماره تلفن: خطوط ۴ و ۵ رقمی، ۸ رقمی، خطوط کشوری و خط Toll Free تعرفهها و شرایط متفاوتی دارند. رند بودن شماره نیز بر قیمت تأثیر میگذارد.
- ظرفیت تماسهای همزمان: تعداد تماسهایی که شرکت باید در یک زمان برقرار یا دریافت کند، در انتخاب سرویس مؤثر است.
- تجهیزات: در صورت نیاز، هزینه خرید گوشیهای ویپ و تجهیزات مرکز تلفن باید در نظر گرفته شود.
- امکانات مرکز تماس: استفاده از مرکز تماس ابری، ضبط مکالمات، گزارشگیری یا اتصال به نرمافزارهای سازمانی ممکن است هزینه جداگانه داشته باشد.
- هزینههای دورهای: آبونمان، تعرفه مکالمات و هزینه نگهداری یا پشتیبانی نیز باید بررسی شوند.
مراحل راهاندازی سیستم تلفن ویپ
راهاندازی تلفن ویپ با بررسی نیازهای شرکت و امکانات موجود شروع میشود. پیش از خرید تجهیزات، باید تعداد کاربران و ظرفیت تماسهای همزمان مشخص شود تا خط و سیستم تلفنی متناسب با آن انتخاب شود.
مراحل اصلی راهاندازی عبارتاند از:
- بررسی اینترنت و تجهیزات: کیفیت اتصال اینترنت، وضعیت شبکه داخلی و تجهیزات موجود بررسی میشود تا مشخص شود چه امکاناتی برای راهاندازی نیاز است.
- انتخاب خط و مرکز تلفن: نوع شماره، ظرفیت همزمانی و مرکز تلفن داخل شرکت یا ابری براساس نیاز سازمان انتخاب میشود.
- تنظیم داخلیها و تماسها: داخلی کارکنان تعریف میشود و مسیر تماسهای ورودی و خروجی، تلفن گویا و سایر امکانات موردنیاز تنظیم میشوند.
- آزمایش سیستم: کیفیت صدا، برقراری تماسهای ورودی و خروجی و عملکرد داخلیها بررسی میشود تا سیستم برای استفاده روزانه آماده باشد.
سؤالات متداول درباره تلفن ویپ
آیا هنگام جابهجایی شرکت میتوان شماره ویپ را حفظ کرد؟
بله. با تغییر محل شرکت، نیازی به تغییر شماره تلفن ویپ ندارید و میتوانید از همان شماره در محل جدید استفاده کنید. به این ترتیب، شمارهای که مشتریان از شرکت شما میشناسند، حتی پس از جابهجایی نیز حفظ میشود.
آیا برای استفاده از خط تلفن ویپ به مرکز تماس نیاز داریم؟
خیر. برای استفاده از خط ویپ باید گوشی، نرمافزار یا سیستم تلفنی سازگار وجود داشته باشد، اما راهاندازی مرکز تماس پیشرفته ضروری نیست. مرکز تماس بیشتر برای شرکتهایی کاربرد دارد که تعداد زیادی تماس دریافت میکنند و به امکانات بیشتری برای مدیریت آنها نیاز دارند.
آیا میتوان گوشی تلفن معمولی را به سیستم ویپ متصل کرد؟
در بعضی موارد بله. با استفاده از دستگاههای تبدیل مخصوص میتوان برخی گوشیهای تلفن معمولی را به سیستم ویپ متصل کرد. پیش از خرید این تجهیزات باید سازگاری آنها با مرکز تلفن بررسی شود.
آیا میتوان با یک شماره ویپ چند تماس همزمان برقرار کرد؟
بله. ظرفیت همزمانی مشخص میکند با یک شماره تلفن چند تماس را میتوان همزمان برقرار یا دریافت کرد. با انتخاب ظرفیت مناسب، چند کارشناس میتوانند از همان شماره سازمانی برای تماسهای ورودی و خروجی استفاده کنند.
برای خرید خط تلفن ویپ نکسفون چه باید کرد؟
میتوانید نوع خط و شماره دلخواه خود را از طریق سایت نکسفون ثبت کنید. کارشناسان پس از بررسی موجودی شماره، شرایط دریافت و راهاندازی خط را اعلام میکنند.
برای انتخاب خط تلفن ویپ مناسب مشاوره بگیرید
نکسفون خطوط تلفن سازمانی ۴، ۵ و ۸ رقمی، کشوری و Toll Free را متناسب با نیازهای ارتباطی کسبوکارها ارائه میدهد. اگر به دنبال شمارهای کوتاه و ماندگار برای برند خود هستید، میتوانید شمارههای ۴ و ۵ رقمی نکسفون را بررسی کنید.
برای اطلاع از شمارههای قابل ارائه و شرایط دریافت خط، درخواست خود را ثبت کنید تا کارشناسان نکسفون در انتخاب شماره مناسب راهنماییتان کنند.
بررسی شماره دلخواه و ثبت درخواست مشاوره
شماره تماس: ۰۲۱-۹۲۲۲ | ۰۲۱-۹۲۰۰۰۰۰۰


