استفاده از تجهیزات، استراتژی‌ها و رویکردهای سنتی نمی‌تواند به موفقیت و رشد کسب‌وکار شما کمک کند. درواقع برای بهبود و تسریع روندها در کسب‌وکارتان لازم است از ابزارهای دیجیتالی به‌روز استفاده کنید. یکی از این ابزارها، سیستم تلفن VoIP است که تماس‌ها را بر بستر اینترنت برقرار می‌کند. اما چگونه می‌توان به تلفن ثابت VoIP مهاجرت کرد؟ در این مقاله به بررسی مراحل لازم برای انتقال به سیستم تلفن VoIP و مزایای آن برای کسب‌وکارها می‌پردازیم.
برای انتقال از یک خط تلفن سنتی به VoIP، به یک ارائه‌دهنده سرویس VoIP و پهنای باند کافی نیاز است. در ادامه مراحل تغییر سیستم تلفن سنتی به تلفن ثابت VoIP را بررسی می‌کنیم.
۱. برنامه‌ریزی برای تغییر سیستم به VoIP
تغییر سیستم تلفن سنتی به سیستم Voice over IP فرآیند مهم و بزرگی برای کسب‌وکارها به حساب می‌آید و لازم است پیش از هرگونه تغییری تمامی نیازهای اساسی آن را شناسایی کنند. در گذشته سازمان‌ها برای بهره‌مندی از سرویس VoIP بر بستر SIP Trunk، به تجهیزات و سرورهای گرانقیمتی نیاز داشتند که هزینه خرید، نگهداری و بروزرسانی آن‌ها به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها اصلا مقرون به‌صرفه نبود.
با راهکار ابری Hosted PBX، دیگر به زیرساخت و تجهیزات نیازی نیست و تمامی خدمات بر بستر اینترنت به کسب‌وکارها ارائه می‌شود و با برنامه‌ریزی درست، به‌راحتی در دسترس خواهد بود.
۲. بررسی سرعت اینترنت
با استفاده از فناوری VoIP، داده‌های صوتی از طریق اینترنت به شبکه‌های تلفنی منتقل می‌شوند. اتصال سریع و پایدار اینترنت پایه و اساس یک تلفن ثابت VoIP سالم است. اما میزان پهنای باند موردنیاز برای سرویس VoIP چه اندازه است؟
پهنای باند پیشنهادی حداقل ۱۰۰ کیلوبیت بر ثانیه (یا ۰.۱ مگابیت بر ثانیه) در هر خط است و برای ۲۰ خط، شما باید حداقل ۲ مگابیت بر ثانیه پهنای باند داشته باشید. همچنین سرعت آپلود باید به اندازه دانلود باشد تا تماس‌ها با کیفیت بالا و بدون قطعی برقرار شوند. در نتیجه بهتر است از پهنای باند اختصاصی استفاده کنید تا بتوانید از اینترنتی با اتصال متقارن و پایداری بالا بهره‌مند شوید.
۳. آماده‌سازی زیرساخت شبکه
حتی اگر از پهنای باند موردنیاز برای تلفن ثابت VoIP بهره‌مند باشید، ممکن است سخت افزار شبکه شما پاسخگویی لازم را نداشته باشد. اگر از روتر بی‌سیم یا چندین روتر استفاده می‌کنید، باید تغییراتی ایجاد کنید. فناوری VoIP زمانی به بهترین شکل کار می‌کند که مستقیماً به روتر یا سوئیچ وصل شود. هر تلفن را با کابل‌های اترنت به سوئیچ شبکه وصل کنید و سپس آن سوئیچ‌ها را برای عملکرد سریع و هوشمند شبکه به روتر متصل کنید.
دفاتر کار بزرگ‌تر ممکن است به چندین سوئیچ و VLAN احتیاج داشته باشند. VLAN به این دلیل در نظر گرفته شده است که بطور هوشمند و قطعی شبکه را با آدرس‌های MAC به روشی سازمان‌یافته و استراتژیک تقسیم کند. این کار با کاهش تراکم شبکه، عملکرد دستگاه VoIP را بهبود می‌بخشد.
۴. انتخاب بهترین ارائه‌دهنده سرویس VoIP
سرعت بالای اینترنت، شبکه مناسب و دستگاه‌های تلفن مناسب لزوماً کیفیت تماس بهتر را تضمین نمی‌کنند و شرکت ارائه‌دهنده تلفن ثابت VoIP یک عامل اساسی و تاثیرگذار است. به هنگام انتخاب یک اپراتور لازم است تمام ویژگی‌ها و امکانات آن را بررسی کنید و با مقایسه امکانات و قیمت هر کدام، بهترین و مقرون به‌صرفه‌ترین شرکت را انتخاب کنید. تلفن ابری نکسفون با پشتیبانی ۲۴ ساعته و امکانات متعددی نظیر چت سازمانی، فکس آنلاین، تلفن گویا، Call Forwarding و غیره، بر روی پنل تحت وب و اپلیکیشن موبایل نکسفون در دسترس است و بهترین انتخاب برای کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌هایی است که به دنبال سیستم تلفنی مقرون به‌صرفه و با امکانات متعدد ارتباطی هستند.
۵. استفاده از امکانات رایگان متعدد تلفن‌های سازمانی
پس از تصمیم‌گیری در مورد ارائه‌دهنده، باید امکانات اساسی تلفن ابری را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید، چرا که بدون این امکانات، سیستم تلفن VoIP شما فقط می‌تواند تماس تلفنی برقرار یا دریافت کند و تفاوتی با سیستم سنتی نخواهد داشت.
یک سرویس تلفن ثابت VoIP دارای امکانات و قابلیت‌های متعددی است که در ادامه به بررسی برخی از آن‌ها پرداختیم:
تلفن گویا (IVR)
تلفن گویا یا Interactive Voice Response یک منوی تلفنی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تماس‌های دریافتی را هدایت کنند. این سیستم بر اساس ورودی تماس‌گیرنده، او را به واحد درخواستی هدایت می‌کند.
ارسال خودکار تماس هنگام اشغال بودن خط
گاهی اوقات ممکن است دو مشتری همزمان تماس بگیرند، با قابلیت ارسال خودکار تماس، اطمینان حاصل کنید که مشتریان VIP هرگز در صف تماس منتظر نمانند.
صف تماس
شنیدن صدای بوق اشغال آزاردهنده است و بهتر است به هنگام انتظار تماس‌گیرنده‌ها از یک موسیقی استفاده شود تا مشتریان به دلیل اشغال بودن خطوط از خریداری خدمات شما صرف نظر نکنند. صف تماس یا انتظار مکالمه، همیشه خط شما را آزاد نگه می‌دارد و به تماس‌گیرندگان به نوبت پاسخ داده می‌شود.
افزودن داخلی
با استفاده از تلفن‌های ابری می‌توانید برای هر یک از کارمندان شماره داخلی منحصر به‌فردی ایجاد کنید تا بتوانند به راحتی به تماس‌های مربوط به خود پاسخ دهند. سیستم تلفن ابری VoIP بسیار مقیاس‌پذیر است و تعداد داخلی‌ها به‌راحتی از پنل مدیریتی قابل تغییر است.
مالکیت دائمی و امکان جابجایی
مالکیت خطوط تلفن ابری دائمی است و در صورت جابجایی در هر نقطه‌ای از کشور قابل استفاده است. همچنین اگر سازمانی دارای شعب مختلف در نقاط مختلف باشد، به راحتی می‌تواند از یک شماره سازمانی برای تمام شعب استفاده کند.
تلفن ثابت ابری نکسفون بهترین انتخاب برای کسب‌وکارهایی است که می‌خواهند سیستم تلفن سازمانی خود را بدون نیاز به خرید تجهیزات و سرور، به سیستم تلفن VoIP ارتقا دهند. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نکسفون پرو کاهش هزینه‌های مکالمه و تجهیزات است به‌طوریکه هزینه‌های سازمانی را تا ۷۰% کاهش می‌دهد. راهکار نکسفون پرو از طریق پنل وب و اپلیکیشن موبایل در دسترس است و کاربران می‌توانند بدون محدودیت جغرافیایی از هر نقطه‌ای در کشور به تلفن سازمانی خود دسترسی داشته باشند.
برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.
