سیستم تلفن سازمانی، نقش تعیین‌کننده‌ای در بهره‌وری سازمان دارد و به دلیل کاربرد آن در ارتباط با مشتریان، در رضایت مشتری و تصویر برند سازمان نیز تاثیرگذار است. در نتیجه هرگونه مشکل و اختلال در آن می تواند آسیب‌های بزرگی به سازمان وارد کند.
در کشور ما بسیاری از سازمان‌ها هنوز از سیستم تلفنی سنتی استفاده می‌کنند که ریسک و هزینه زیادی را به همراه دارد. تحقیقات نشان داده است که تغییر سیستم ارتباطی از تلفن‌های سنتی به Hosted PBX، تأثیر قابل توجهی بر کاهش هزینه‌ی کسب‌وکارها دارد. اگرچه کاهش هزینه، شاید دلیل کافی برای تغییر سیستم تلفن یک کسب‌وکار نباشد، اطلاع از مزایای سیستم تلفن مبتنی بر Hosted PBX می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا ارتباطات تجاری خود را ارتقا دهند.
طبق تحقیقات سایت atlantech در پایان سال ۲۰۱۹، ۹۰% از شرکت‌های آمریکایی برنامه‌های کاربردی و خدماتی خود را به برنامه‌های ابری (Cloud) تغییر خواهند داد. تحلیلگران پیش‌بینی کردند تقریباً ۱۰۰% شرکت‌ها تا سال ۲۰۲۱ سیستم سازمان خود را به سیستم‌های مبتنی بر ابر منتقل خواهند کرد.
تلفن‌های سازمانی Hosted PBX جایگزینی انعطاف‌پذیر و کم‌هزینه برای خطوط تلفن آنالوگ هستند. کسب‌وکارهایی که سیستم تلفن خود را به Hosted PBX تغییر می‌دهند، می‌توانند از طیف وسیعی از مزایا بهره‌مند شوند که موجب چابکی بیشتر سازمان و بهبود عملکرد کارمندان می‌شود.
در این مقاله ۷ مزیت اصلی استفاده از تلفن ثابت سازمانی مبتنی بر Hosted PBX را شرح خواهیم داد.
۱. پرداخت هزینه براساس میزان استفاده
هزینه‌ی سرویس تلفن Hosted PBX کاملاً قابل پیش‌بینی و روشن است. در ابتدا هزینه‌ای برای خرید سرشماره و داخلی‌ها پرداخت می‌شود، پس از آن هزینه‌ای توافق شده به‌صورت ماهانه در جهت نگهداری از سرویس به تأمین‌کننده پرداخت خواهد شد.
۲. نصب و نگهداری آسان
ایجاد تغییرات در زیرساخت تلفن‌های سنتی، هزینه و مشکلات زیادی همراه با تاخیر و قطعی‌هایی در اعمال این تغییرات به وجود می‌آورد. کسب‌وکارها می‌توانند با همکاری با یک ارائه‌دهنده سیستم تلفن مبتنی بر Hosted PBX، بخش عظیمی از هزینه نگهداری، به‌روزرسانی و تعمیرات را ذخیره نمایند. در سیستم تلفن‌های Hosted PBX نصب، راه‌اندازی، نگهداری و پشتیبانی بر عهده‌ی شرکت ارائه‌دهنده سرویس است.
علاوه بر آن، سیستم‌های تلفنی Hosted PBX یک پنل ساده مبتنی بر وب را برای مدیر و یک پنل دیگر برای کارمندان ارائه می‌دهد. خطوط، ویژگی‌های مدیریتی و پیکربندی در آن قابل تنظیم و مدیریت است. انجام این امور بسیار ساده است و نیاز به حضور نیروی فنی در سازمان ندارد.
۳. کاهش تعرفه‌های تماس
تحقیقات نشان داده که تغییر سیستم تلفن سازمانی از روش‌های سنتی به Hosted PBX باعث کاهش ۵۰ تا ۷۰ درصدی هزینه‌های تماس یک کسب‌وکار می‌شود. معمولاً تعرفه‌ی تماس‌های تلفنی Hosted PBX از دیگر سرویس‌های تلفن ثابت بسیار کمتر است.
۴. دسترسی
مدیران و کارمندان با نصب اپلیکیشن سرویس تلفن Hosted PBX بر روی تلفن همراه هوشمند خود، می‌توانند از هرجایی تماس و پیام‌های خود را مدیریت نمایند. استفاده از سرویس تلفن Hosted PBX به کارمندان این امکان را می‌دهد که از طریق لپ‌تاپ، تبلت، یا تلفن هوشمند و بدون نیاز به IP Phone با مشتریان و همکاران خود در هر جا در ارتباط باشند.
۵. ویژگی‌های پیشرفته در برقراری تماس تلفنی
شرکت‌ها و سازمان‌ها با استفاده از سیستم تلفن Hosted PBX به ابزارهای ارتباطی پیشرفته مبتنی بر ابر دسترسی پیدا می‌کنند. چت درون‌سازمانی، کنفرانس صوتی و تصویری، فکس اینترنتی، دریافت گزارش‌ها متنوع از تماس‌های مشترکین و ابزارهای دیگر (بر اساس ارائه‌دهنده سرویس) ازجمله امکاناتی است که Hosted PBX در اختیار شرکت‌ها و سازمان‌ها قرار می‌دهد. همکاری با ارائه‌دهنده‌ای که طیف گسترده‌ای از ابزارهای ارتباطی تجاری را ارائه می‌دهد، مزیت قابل توجهی برای سازمان فراهم می‌آورد.
۶. قابل‌اعتماد
تقریباً همه‌ی سازمان‌هایی که سرویس تلفن خود را به Hosted PBX تغییر داده‌اند از تصمیم خود راضی هستند. با این‌حال، تحقیقات نشان می‌دهد تنها دلیلی که بسیاری از کسب‌وکارها از تغییر دادن سرویس تلفن به Hosted PBX مطمئن نیستند، مربوط به عدم قابلیت اطمینان و امنیت این سرویس است. Hosted PBX در مقایسه با شبکه تلفن‌های سنتی مانند PSTN داری قابلیت اطمینان بالا و پایداری بیشتری است.
زیرساخت ارتباطی سنتی در پایان عمر خود قرار دارند. خطوط کابل مس سنتی بسیار آسیب‌پذیرند و در صورت آسیب باعث قطعی‌های طولانی خواهند شد. در مقابل، تکنولوژی VoIP به بلوغ خود رسیده است و به‌طور قابل‌توجهی به یک منبع بسیار قابل‌اعتماد ارتباطات صوتی کسب‌وکار تبدیل شده است. VoIP وابسته به یک اتصال اینترنتی است، با اتصال به پهنای باند سریع و پایدار، می‌توانید قابلیت اطمینان سرویس تلفن خود را افزایش دهید. برای اطمینان بیشتر به موارد زیر توجه کنید:
• دریافت گارانتی کیفیت سرویس (QoS)
• نظرات مشترکین سابق و فعلی
• دریافت SLA
• دریافت تضمین پشتیبانی ۲۴ ساعته در ۷ روز هفته
۷. مقیاس‌پذیری
سیستم‌های تلفن سنتی مقیاس‌پذیری بسیار محدودی دارند. برای مثال درصورتی‌که یک کسب‌وکار نیاز به افزودن یک خط داخلی و یا نیاز به ایجاد تغییر در سیستم داشته باشد، در سیستم‌های تلفن آنالوگ هفته‌ها طول خواهد کشید تا تغییرات موردنظر در زیرساخت سرویس اعمال شود. برخلاف سیستم‌های تلفنی سنتی، در سیستم تلفن Hosted PBX تمامی تنظیمات مانند اضافه یا کم کردن تعداد داخلی‌ها و پیکربندی‌ها با استفاده از پنل مدیریت قابل انجام است و نیاز به اعمال تغییرات در زیرساخت نیست. که این امر به خودی‌خود باعث پیشرفت سازمان خواهد شد.
در حال حاضر Hosted PBX جامع‌ترین و انعطاف‌پذیرترین راه‌حل موجود برای سرویس تلفن ثابت سازمانی است، اما این راه‌حل برای همه‌ی کسب‌وکارها مناسب نیست. برای درک این که آیا کسب وکار شما نیاز به تغییر روش‌های ارتباطی خود دارد، با شماره‌ی ۹۱۰۷۷۷۷۷-۰۲۱ تماس بگیرید و یا به وبسایت نکسفون مراجعه کنید.
