اصلاحات رایج در UCaaS که لازم است بدانید

تکنولوژی همواره در حال پیشرفت است و حتی اگر سیستم ارتباطی سازمان خود را ارتقا داده باشید، باز هم ممکن است با اصطلاحاتی روبه‌رو شوید که برای شما مبهم باشند. این روزها سیستم‌های تلفنی UCaaS یا ارتباطات یکپارچه به عنوان یک سرویس که ترکیبی از مزایا و ویژگی‌های تماس صوتی، تصویری و نوشتاری است، ارتباطات سازمانی را تسهیل بخشیده است. در این مقاله سعی داریم برای درک بهتری از خدمات، اصطلاحات رایج در UCaaS را به شما معرفی کنیم.

همانطور که از نام آن پیداست، Unified Communications as a Service یک سرویس ارتباطی سازمانی است که امکان اتصال از طریق یک پلتفرم واحد را فراهم می‌کند. هدف این سرویس هموارسازی ، بهبود و اطمینان از اتصال کارآمد در داخل و خارج از سازمان است. این پلتفرم در بین کسب‌وکارهایی که دائما در حال رشد هستند، بسیار محبوب است.

اهمیت UCaaS

آنچه بیشترین اهمیت را برای یک تجارت دارد، هزینه خدمات مورد استفاده برای کارهای روزمره است. از آنجا که UCaaS ابری بوده، بسیار مقرون به صرفه است و به دلیل کاهش هزینه نیروی انسانی و تجهیزات به یک انتخاب مطلوب برای هر سازمانی تبدیل شده است.

علاوه بر این، بسیاری از مشاغل معتقدند که ارتباطات واحد، امکان پاسخگویی سریع‌تر را فراهم کرده است و از این رو شرکت‌ها در حال برنامه‌ریزی برای سرمایه‌گذاری در سرویس UCaaS هستند. UCaaS به مراکز تماس و مشاغل مشتری محور کمک می‌کند تا روند ارتباطی خود را با استفاده از سرویس VoIP در لحظه بهبود بخشند.

برخلاف تلفن سنتی، UCaaS فرآیند نصب و نگهداری را به خارج از سازمان منتقل می‌کند و منجر به کاهش زمان نصب و راه‌اندازی سرویس می‌شود. علاوه بر این، انعطاف‌پذیری بالای این سرویس ابری برای کسب‌وکارهایی که در حال رشد هستند انتخاب مناسبی است و می‌توان به آسانی تعداد داخلی و امکانات متعدد را با تغییر در اندازه سازمان، تغییر داد.

چرا کسب‌وکارها به UCaaS روی می‌آورند؟

با پیشرفت تکنولوژی و خدمات ابری، تلفن‌های سنتی جای خود را به تلفن‌های ابری داده‌اند. در زمانی که تقریبا هر ابزاری با اینترنت کار می‌کند، مشاغل به طور فزاینده‌ای به خدمات ابری اعتماد کرده‌اند. این اعتماد و محبوبیت عمدتا به دلیل ماهیت مقیاس‌پذیر و انعطاف پذیر UCaaS است که مشاغل را به خود جلب می‌کند و روند ارتباطات آن‌ها را ساده می‌کند. به غیر از سهولت، این سرویس همچنین امکان ترکیب با تکنیک‌ها و ابزارهای مختلف دیگر برای ارائه یک راهکار یکپارچه را دارد. برخی از ویژگی‌ها و امکانات موردنیاز کسب‌وکارها عبارتند از:

• انتقال و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها
• سازگاری با iOS و Android
• فکس آنلاین
• موسیقی انتظار
• نظارت و کنترل تماس‌ها
• سیستم گزارش‌دهی
• ادغام آسان با سیستم عامل‌های دیگر
• ضبط تماس
• صندوق صوتی
• تلفن گویا یا IVR
• و …

 

اصطلاحات متداول در UCaaS

اگر قصد دارید از UCaaS در کسب‌وکار خود استفاده کنید، بهتر است با اصطلاحات متداول آن آشنا شوید که در ادامه به معرفی برخی از آن‌ها می‌پردازیم.

۱. VoIP

پروتکل انتقال صوت از طریق اینترنت (VoIP)، تماس صوتی را آسان می‌کند. چیزی که آن را از سیستم‌های تماس سنتی متمایز می کند این است که از اتصال باند پهن اینترنت استفاده می‌کند و به خطوط تلفن فیزیکی نیازی ندارد.

VoIP انعطاف‌پذیری بالایی را ارائه می‌دهد زیرا می‌توان از طریق وب با هر دستگاهی (نه فقط با تلفن) تماس برقرار کرد. علاوه بر این، این فناوری سازمان‌ها را قادر می‌سازد تماس‌های گروهی از راه دور را نیز برقرار کنند. با دسترسی به ضبط مکالمات، صندوق پستی صوتی و …، یک شرکت می‌تواند با استفاده از سیستم VoIP عملکرد کسب‌وکار خود را بسنجد.

۲. PBX

PBX، مخفف Private Branch Exchange، سیستم تجاری ارتباطات سازمانی است که تماس‌ها را هدایت کرده و سوئیچینگ بخش‌های مختلف درون سازمان‌ها را ممکن می‌سازد. PBX یک سیستم تلفنی است که به سازمان‌ها امکان پاسخگویی و انتقال تماس از راه دور را می‌دهد. می‌توانید از طریق دسکتاپ، لپ‌تاپ یا دستگاه تلفن همراه خود شماره‌گیری کرده و تماس را انجام دهید. ارتباطات یکپارچه برای اهداف صوتی و ثبت تماس از سیستم تلفنی PBX استفاده می‌کند.

۳. مقایسه UC با UCaaS

UC هیچ تفاوتی با UCaaS ندارد و هر دو اختصار متفاوت برای یک چیز هستند. UCaaS “ارتباطات یکپارچه به عنوان سرویس” یا راه‌حلی است که صدا، متن و ویدئو را در یک پورتال یا نرم‌افزار ترکیب می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند از آن استفاده کنند.

۴. SLA (توافق نامه سطح خدمات)

وقتی ارائه‌دهنده‌ای را برای تامین کالا یا خدمات انتخاب می‌کنید، توافق نامه‌ای را در قرارداد منعقد می‌کند که تضمین می‌کند تا خدمات را با استاندارد یا کیفیت خاصی به شما ارائه دهد. این توافق نامه معمولا بین مشتری و ارايه‌دهنده سرویس وجود دارد اما می‌تواند بین دو کسب‌وکار نیز باشد و به عنوان یک قرارداد و ضمانت‌نامه بین دو طرف عمل ‌کند.

۵. BYOD

BYOD یا “دستگاه خود را بیاورید” سیاستی است که به کارمندان اجازه می‌دهد دستگاه خود را به محل کار بیاورند. اگرچه ممکن است مواردی مانند نگرانی‌های امنیتی، به خطر افتادن داده‌ها، کاهش بهره‌وری و غیره ایجاد شود، اما ارتباطات یکپارچه به شما امکان می‌دهد آن‌ها را به‌راحتی حل کنید.

با استفاده از شماره‌گیری مستقیم داخلی (DID)، تماس با شماره شخصی کارمند به شماره تلفن انتخابی شما هدایت می‌شود. در صورت تماس خروجی، شماره داخلی کارمند به تماس‌گیرنده نمایش داده می‌شود.

۶. QoS (کیفیت خدمات)

کیفیت خدمات اصطلاحی رایج در بین صنایع است. در اینجا، این اصطلاح به فناوری اشاره می‌کند که اعتبار و قابلیت اعتماد کاربران را برای اجرای روان ترافیک UCaaS از طریق شبکه تضمین می‌کند. این ترکیب از فناوری‌ها اطمینان می‌دهد که استفاده از پهنای باند به درستی مدیریت شده و داده‌ها از طریق شبکه اینترنت به طور موثر عبور می‌کنند.

هدف اصلی فناوری QoS محافظت از داده‌ها در لحظه با بالاترین اولویت است. طبقه بندی و صف دو ابزار رایج QoS هستند.

۷. DID (شماره‌گیری مستقیم به داخلی)

شماره DID یا “شماره گیری مستقیم داخلی” سرویسی است که همراه با سیستم تلفن ابری ارائه می‌شود و توسط شرکت‌های مخابراتی ارائه می‌شود. با شماره DID، تماس گیرندگان به جای قرار گرفتن در صف، مستقیماً به داخلی موردنظر خود متصل می‌شوند.

اساسا، عملکرد شماره DID هدایت تماس‌های ورودی به خطوط تجاری است. شرکت‌ها به طور معمول از شماره DID برای شناسایی تماس‌گیرنده در تماس‌های خروجی استفاده می‌کنند. با استفاده از این سرویس، هر تعداد تماس بین خطوط مختلف تجاری توزیع می‌شود. بنابراین، وقتی مشتری با یک شماره DID تماس می‌گیرد، تمام دستگاه‌های متصل به آن شماره زنگ می‌خورند.

۸. پردازش ابری

محاسبات ابری اصطلاحی است که برای ارائه خدمات از طریق اینترنت استفاده می‌شود. از سرورها گرفته تا ذخیره و پایگاه داده، همه چیز به صورت آنلاین مدیریت می‌شود. این روش یک بستر انعطاف‌پذیر و قابل اعتماد برای فعالیت‌های یک سازمان است.

از آنجا که همه چیز مجازی است، شما فقط باید هزینه خدمات مورد استفاده را پرداخت کنید و در نتیجه هزینه‌ها را به میزان قابل‌توجهی کاهش دهید. محاسبات ابری باعث شده است که عملیات تجاری کارآمد باشد و مقیاس‌پذیری کسب‌وکار را تضمین می‌کند.

۹. سافت‌فون (Softphone)

تلفن نرم‌افزاری دقیقاً مانند تلفن‌های رومیزی، اما از طریق سیستم کامپیوتری کار می‌کند. با ویژگی‌هایی مانند صفحه شماره‌گیری، بی صدا کردن، انتقال تماس و غیره ، تلفن نرم افزاری مشابه تلفن سنتی عمل می‌کند. با این تلفن می‌توانید از طریق درگاه UCaaS تماس بگیرید. همچنین برخلاف سیستم‌های تلفن سنتی که به سخت‌افزار و یک سری خط تلفن نیاز دارند، به مشاغل کمک می‌کند تا هزینه مکالمه خود را کاهش دهند. تلفن‌های نرم‌افزاری همچنین امکان مانیتورینگ و ضبط تماس‌ها را نیز فراهم می‌کنند.

۱۰. پیام‌رسانی یکپارچه (UM)

پیام‌رسانی یکپارچه مجموعه‌ای از تمام سرویس‌های ارتباطی از جمله صندوق پستی صوتی، پیام تصویری، پیام کوتاه و غیره است. این ویژگی به کاربر امکان می‌دهد تا پیام‌ها را از طریق هر دستگاهی ارسال کند و محدودیت یک سیستم را از بین ببرد.

UM اغلب صندوق ورودی یکپارچه نامیده می‌شود زیرا همه ایمیل‌ها، فکس‌ها، پیامک‌ها و پیام‌های صوتی توسط یک ایمیل واحد دریافت و مدیریت می‌شوند. این ویژگی، کار نمایندگان مرکز تماس را ساده می‌کند زیرا آن‎ها نیازی به بررسی جداگانه هر بستر برای پیام ندارند و همه پیام‌ها را می‌توان به صورت جمعی در یک بستر واحد مشاهده کرد و به آن‌ها پاسخ داد.

نکسفون با ارائه راهکار پرو، خدمات ابری یکپارچه را برای کسب‌وکارها فراهم آورده است. سیستم تلفن ابری نکسفون به شما این امکان را می‌دهد تا تماس‌های سازمانی خود را بر روی هر دستگاه متصل به اینترنت مدیریت کنید. همچنین به دلیل مقیاس‌پذیری بالا، می‌توانید متناسب با تعداد کارمندان خود داخلی تخصیص دهید و بدون نیاز به خرید تجهیزات و سرور از امکانات متعدد یک سرویس ابری یکپارچه مانند فکس آنلاین، چت درون‌سازمانی، تلفن گویا (IVR)، صف تماس، صندوق صوتی و … بهره‌مند شوید.

برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.